O trabalho remoto é uma tendência clara nas transformações em curso e, ao mesmo tempo, gera muitas dúvidas. Afinal, é difícil saber como colocá-lo em prática já que não houve uma experiência anterior.

Além disso, em muitos casos, apenas os pontos positivos são abordados, como a flexibilidade de horários, o estímulo à criatividade e a remuneração por produtividade.

Essas questões são importantes e devem ser consideradas, mas as dúvidas costumam se concentrar nos possíveis problemas, como dificuldade de controle sobre os processos, por exemplo.

Este guia faz parte de uma iniciativa junto a Trello e outros grandes nomes do mercado que entendem a força do Trabalho Remoto e querem que ele seja difundido pelo país, para que mais pessoas e empresas possam colher seus benefícios.

Entenda aqui os dois lados da moeda, tanto para o colaborador quanto para o empregador, e todo o panorama do Trabalho Remoto no Brasil. Depois, confira métodos de adesão e a visão de mais empresas que são adeptas ao trabalho remoto no eBook Como Aderir ao Trabalho Remoto, desenvolvido para coroar todo o projeto.

Trabalho remoto e seus números

Que tal começar com números? Parece uma boa forma de iniciar a construção do cenário relativo ao tema. A primeira observação colhemos de uma pesquisa realizada na Cúpula de Liderança Global em Londres.

Esse estudo demonstrou que 34% dos líderes empresariais disseram que pretendem contar com mais de 50% da equipe trabalhando remotamente em tempo integral até 2020. Essa informação nos dá uma boa dimensão da tendência de crescimento do teletrabalho.

Segundo outra pesquisa feita pela PGi em âmbito global, mais de 50% das pessoas que aderiram o teletrabalho parcialmente querem aumentar suas horas remotas. Além disso, 60% deles gostariam de assumi-lo em período integral — desde que suas remunerações não fossem alteradas.

Um aspecto muito interessante de observar é que as pessoas se incomodam com a falta de flexibilidade. O número de indivíduos que justificaram em entrevista a saída de um emprego em razão disso aumentou de 17% em 2014 para 32% em 2017.

A oferta por trabalho remoto no FlexJobs — um site especializado — aumentou 17% recentemente. Além disso, eles acreditam que 58% da força de trabalho dos EUA trabalhará como freelancer até 2027.

Leia também: O futuro do mercado de trabalho: projeções para a próxima década

Essa previsão é reforçada pelo levantamento da Gallup. Segundo informa o texto, entre 2012 e 2017 a quantidade de trabalhadores remotos que dedicavam de 4 a 5 dias por semana às suas atividades cresceu de 24% para 31%. Ao mesmo tempo, os que trabalhavam um dia ou poucas horas semanais diminuiu de 34% para 25%.

O estudo também demonstra claramente que há diferença de adoção dependendo do setor de atividade do negócio. Assim, 61% das empresas de transporte e 57% das de computação aderiram ao trabalho remoto. De outro lado, o índice é de apenas 30% nas empresas de varejo.

Ainda na pesquisa da Gallup, é possível observar que quem trabalha mais tempo fora do escritório se sente mais engajado. É o que confirma o estudo da PGi realizado no longínquo 2014, onde 69% dos entrevistados afirmou que faltavam menos ao trabalho, 80% sentiam a moral elevada e 82% percebiam diminuição do estresse depois de aderirem ao trabalho remoto.

Em outra abordagem mais qualitativa, a Connect Solutions concluiu que o trabalho remoto pode levar a um aumento de 30% na produtividade por parte de 77% dos profissionais.

A Sure Payroll levantou o mesmo dado a partir da impressão dos trabalhadores remotos. Na pesquisa, 86% deles afirmam que preferem trabalhar sozinhos para atingir o máximo de produtividade — o que é percebido por dois terços dos seus gerentes.

Além disso, ao que parece pelo estudo Millennials at Work da PwC, a geração nascida entre os anos de 1980 e 1995 está iniciando sua vida profissional em grande número. A Bentley University calcula que eles representarão 75% da força de trabalho global até 2025.

Eles trazem consigo expectativas radicalmente diferentes sobre a natureza do trabalho e sobre como, quando e onde ele é feito. Para eles, a interação virtual é muito mais natural e a flexibilidade ainda mais desejada. Por isso, podemos cogitar que a tendência é de que a adesão pelo trabalho remoto aumente ainda mais sob a influência deles.

Novas leis para o trabalho remoto

A segurança jurídica é um dos pontos que mais geram dúvidas no caso do trabalho remoto. A proposição de modernização da legislação é sempre polêmica. Alguns são exageradamente reformistas e outros absurdamente conservadores.

Há ainda os mais equilibrados, que se dividem entre os que esperam mudanças e os que acreditam que elas são um retrocesso em relação aos direitos conquistados pelos trabalhadores. O fato é que a lei foi alterada recentemente e, na prática, só nos resta entender como ela funciona e como pessoas e empresas podem se beneficiar do trabalho remoto.

A primeira coisa que vamos considerar é que existem várias formas de contratação. Parece muito interessante, por exemplo, que uma funcionária contratada pelo regime convencional possa trabalhar remotamente por um período após a licença maternidade enquanto estiver amamentando.

Além disso, um trabalhador remoto pode ser um autônomo ou um profissional contratado pela CLT. No primeiro caso, é preciso ter cuidado para que vínculos empregatícios não sejam criados, como a sujeição a ordens e ao controle de horários — mesmo à distância, ele poderia ser feito com um monitoramento da tela do computador.

Aliás, tenha em mente que essas são orientações básicas. O ideal é que consulte um advogado especializado para ajudar na elaboração do modelo e do contrato de trabalho. Essa precaução sai muito barata se comparada aos custos com ações trabalhistas. Dito isso, podemos agora relacionar o que mudou com a nova legislação.

01. Atividade regulamentada

A principal mudança é que o trabalho remoto passou a ter regras definidas. Anteriormente, estávamos sujeitos à interpretação das normas do trabalho convencional aplicadas a essa modalidade. Dessa forma, as empresas e os colaboradores têm mais segurança e um modelo a ser seguido. A lei tem um capítulo inteiro dedicado ao trabalho remoto que foi chamado de “teletrabalho” no texto da norma.

Nos casos de contratos já vigentes, a formalização pode ocorrer por meio de um aditivo — um texto complementar ao contrato existente. Para novos contratos, basta redigir um contrato individual de trabalho com base nas regras estipuladas.

02. Detalhamento das atividades

Como é esperado, o contrato ou o aditivo deve relacionar e detalhar as atividades que serão realizadas. O principal objetivo é garantir que fique bem claro o que o colaborador fará remotamente.

03. Divisão de despesas

O fato do profissional estar trabalhando fora da empresa não elimina os custos envolvidos como aquisição de equipamentos, conta de telefone destinado ao trabalho e cada uma das despesas necessárias para criar e manter a estrutura necessária.

Por isso, a lei prevê a definição de quem irá arcar com esses pagamentos. Independentemente de ser uma exigência legal, quanto mais claro estiver essa divisão, mais difícil será a ocorrência de desentendimentos ou frustrações de ambas as partes.

4. Prazo de transição

Caso o retorno do colaborador ao regime convencional — presencial — seja necessário, será preciso respeitar o prazo mínimo de 15 dias para a transição. Isso é ótimo, pois não é um prazo longo e proporciona flexibilidade.

5. Horas extras

O artigo 61 da CLT já define as regras de exceção no caso das horas extras. O que a nova lei fez foi incluir o teletrabalho entre as modalidades previstas. Assim, as normas que já eram utilizadas para trabalhadores externos — como vendedores de campo e os ocupantes de cargos de gerência — deverão ser aplicadas. Ambos podem ser dispensados do controle de horário de trabalho.

6. Doenças e acidentes de trabalho

Mesmo que o contratado não seja exposto a altos riscos, como operar máquinas perigosas, por exemplo, ele pode estar sujeito a doenças e acidentes — como a lesão por esforço repetitivo no caso de digitar durante muito tempo. Segundo a lei, a empresa tem a obrigação de orientar o trabalhador sobre como se proteger desse tipo de risco.

Mitos e verdades do trabalho remoto

Como todos os assuntos mais propensos a gerar polêmicas, muitos mitos já foram criados a respeito do trabalho remoto. Por isso, vamos esclarecer alguns pontos para evitar enganos. Um deles é relativo às despesas pagas pela empresa. Talvez você já tenha ouvido falar que ela precisa arcar com as contas da residência, como água, luz e talvez aluguel.

Despesas com estrutura

É difícil mensurar com precisão a parcela dessas despesas que são relativas à empresa e ao trabalhador. Afinal, ele mora ali e, ao mesmo tempo, essas despesas seriam menores —dependendo dos equipamentos utilizados para o trabalho.

O que é mais ou menos consensual a respeito dessa questão é que o pagamento só é obrigatório nos casos de despesas adicionais. É lógico imaginar que o profissional não tem responsabilidade pela criação da estrutura necessária para exercer sua função e, por isso, nada mais natural que a empresa se comprometer com essas despesas.

O importante nesses casos é usar de bom senso e, dentro do que é possível ser mensurado, estabelecer regras claras de divisão. Contudo, a empresa não tem obrigação de assumir despesas de moradia. Ao mesmo tempo, nada impede de que o faça.

Controle de horários

Ao contrário do que alguns dizem, o controle de horários não é obrigatório, mas é preciso formalizar a dispensa desse monitoramento. Se assim o fizer, a empresa estará desobrigada do pagamento de horas extras, como já mencionamos.

Redução de custos

É muito comum ouvir que o trabalho remoto diminui custos operacionais — e isso é verdade! Apesar de ser esperado que a empresa assuma os custos da estrutura usada pelo profissional, algumas despesas, como o valor imobilizado na aquisição de imóveis ou aluguel, diminuem no regime de teletrabalho.

Trabalho em regime integral

É falsa a ideia de que quem trabalha em casa está o tempo todo disponível. O trabalhador remoto, ainda dispensado do regime de controle de horário, será cobrado por tarefas e produtividade. Desse modo, poderá escolher os horários de acordo com sua conveniência. Obviamente, isso depende apenas de estabelecer um cronograma e uma carga de trabalho compatível.

Vulnerabilidade das informações da empresa

Algumas pessoas têm receio do vazamento de informações disponíveis para o trabalhador fora da empresa. O risco de invasão nunca é descartado — mesmo na empresa —, mas a maioria das plataformas garante um bom nível de segurança e existem tecnologias que podem ajudar nisso.

No caso de divulgação desses dados por conta de má fé do profissional, o problema persiste mesmo no trabalho interno. Um contrato de sigilo pode ser uma boa medida  — mesmo que ele não garanta 100% de proteção. Contudo, o problema não é resultado do trabalho remoto.

O comparecimento à empresa está proibido

Isso não é verdade! Reuniões periódicas ou encontros para capacitações podem ser necessários. Essas atividades não descaracterizam o trabalho em regime remoto e, obviamente, é preciso bom senso ao determinar isso. Marcar duas reuniões por dia na empresa não faria sentido algum, tampouco traria algum benefício para as duas partes.

Benefícios adicionais

Algumas pessoas consideram que o teletrabalho justifica a eliminação de benefícios adicionais, como auxílio alimentação ou creche — quando ocorrem —, mas nenhuma regra legal prevê alguma diferenciação. Por não ser uma obrigação legal da empresa, é preciso avaliar se vale a pena fazer uma diferenciação entre quem trabalha em casa ou no escritório.

Os benefícios para as empresas

Em 2005, o livro intitulado “O Mundo é Plano — Uma História Breve do Século XXI” e escrito por Thomas Friedman foi lançado. A obra chamava a atenção para a expansão do limite de nossas fronteiras e, já naquela época, algumas empresas americanas já contratavam indianos para serviços diversos.

Devido à diferença de fuso horário, muitos deles eram solicitados ao final da tarde e estavam prontos logo pela manhã. O profissional asiático havia passado o dia executando a tarefa e trabalhando para a economia mais forte do mundo enquanto vivia sua rotina normalmente em seu país.

Fim de limitações geográficas

O autor usa esse e muitos outros exemplos para retratar que as fronteiras continentais estavam desaparecendo e o mesmo ocorre dentro de um país. De lá para cá, a tecnologia evoluiu e trabalhos mais complexos podem ser efetuados à distância com mais segurança.

Assim, uma pequena empresa de uma cidadezinha do interior pode ter acesso ao serviço de um profissional altamente qualificado independentemente do local em que ele vive.

Criatividade

Além de boas ferramentas, a criatividade precisa de um ambiente e um contexto apropriado para acontecer. Quantas vezes você não tinha um problema difícil de resolver e, depois de horas buscado uma solução, teve uma ideia brilhante enquanto relaxava — muitas vezes participando de uma atividade de entretenimento?

A flexibilidade de escolher o momento mais inspirador, o convívio familiar e com animais de estimação, além de várias outras atividades lúdicas, favorecem a criatividade e a elaboração de soluções.

Isso não significa que não existam limites. O trabalho remoto não elimina a necessidade de cumprir prazos e de se preocupar com a produtividade, mas minimiza vários aspectos do ambiente corporativo que são nocivos a criatividade.

Produtividade

Como pudemos notar nos estudos relacionados ao trabalho remoto, a produtividade é maior nessa modalidade. O principal motivo apontado para isso é que o profissional trabalha sozinho e, por isso, se dispersa menos.

Além disso, ele ainda escolhe horários e desenvolve com flexibilidade sua própria metodologia. Como cada um de nós rende mais de formas diferentes, cada um pode trabalhar em um formato mais adequado.

Manutenção de talentos

Os estudos também apontaram para o desejo das pessoas de trabalhar com mais flexibilidade. Por isso, esses profissionais trabalham mais felizes e se sentem mais valorizados. O resultado disso é que tendem a permanecer mais tempo na empresa. É difícil imaginar que alguém que tenha se adaptado ao trabalho remoto aceite uma proposta convencional — se puder escolher.

Os benefícios para os colaboradores

É importante ter em mente que o trabalho remoto não é funcional para todo mundo.

Muitas pessoas têm maior dificuldade de autogerenciamento e outras dificuldades de adaptação. Porém, aquelas que possuem um perfil compatível enxergam grandes benefícios.

Qualidade de vida

O teletrabalho favorece um maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional. O colaborador perde menos tempo com deslocamento, pode participar mais ativamente da vida dos filhos e assumir compromissos em horários diversos. A possibilidade de moldar a vida conforme sua própria conveniência diminui o estresse e melhora a qualidade de vida.

Flexibilidade

Apesar de evidente, não poderíamos deixar de mencionar a flexibilidade como um benefício direto da atividade remota. Esse é um dos aspectos mais evidentes e influentes nas mudanças relativas ao tema.

Ganhos variáveis

Se, além de remoto, o trabalho for executado no regime autônomo, os ganhos podem variar de acordo com o desempenho do profissional e permitir maiores ganhos. É verdade que, ao mesmo tempo em que podemos considerar isso um benefício, também existe um risco envolvido.

Porém, nos casos de profissionais experientes ou altamente qualificados, é uma ótima alternativa. As empresas podem contratá-los por demanda sem assumir um alto custo fixo e eles podem “fazer” seu preço.

Liberdade

Muitas empresas já admitem comportamentos menos formais, mas mesmo assim, é estranho imaginar um profissional do setor financeiro indo trabalhar de pijama, por exemplo. O trabalho remoto pode ser realizado até mesmo em uma praia.

Benefícios sociais

O trabalho remoto também beneficia a todos quando contribui para a diminuição do trânsito, de doenças de ansiedade, de custos de transporte, impactos ambientais relativos à locomoção e gera outras influências na sociedade.

Dicas para o trabalho remoto e como encontrar vagas

Para quem se interessou em atuar como um trabalhador remoto, seguem algumas dicas importantes. A primeira delas é que você precisa estar à vontade com as ferramentas tecnológicas utilizadas — principalmente plataformas de gerenciamento de projetos e de teleconferência.

Além disso, deve ter muita atenção com a comunicação. Pessoalmente, podemos interpretar reações com maior facilidade. Por isso, você deve procurar ser bastante especifico e objetivo na troca de informação online. Evite frases que possam ter dupla interpretação ou que precisem ser deduzidas.

Fora isso, é fundamental estar atendo aos feedbacks que receber. Seu interesse em verificar como seu trabalho estará sendo avaliado é determinante para o seu aprimoramento profissional.

Quanto às vagas, elas podem estar disponíveis na própria empresa que você trabalha. Se for o caso, o seu conhecimento sobre a cultura organizacional, as normas e objetivos mais importantes serão de grande ajuda.

Se não foi possível, existem vários sites disponíveis que concentram anúncios de vagas, como:

• Flexjobs;
• Remote ok — voltado para tecnologia;
• We Work Remotely;
• Jobspresso.

Como adotar o trabalho remoto

Logo de início comentamos que nem tudo é positivo na adoção do trabalho remoto. Contudo, é a forma de executá-lo que permite minimizar os efeitos negativos e potencializar os positivos. Chegou o momento de abordarmos o tema considerando esse aspecto.

Elabore um modelo

Cada um dos fatores negativos deve ser considerado na hora de pensar o modelo que irá adotar. Você pode preferir contratar autônomos, propor atividades remotas em períodos específicos, em tempo integral, em um único departamento ou mesmo eliminar totalmente o trabalho presencial.

Defina um perfil para os participantes

Nem todas as pessoas possuem o perfil adequado para exercer o trabalho remotamente. Nesse caso, o prejuízo é mútuo e, por isso, é preciso definir claramente as pessoas e os setores que serão convidados a participar.

Construa uma estrutura de apoio

Mesmo as pessoas certas precisarão de uma estrutura de apoio. Isso não inclui apenas tecnologias, plataformas e sistemas de monitoramento. É preciso oferecer suporte se os profissionais não forem especialistas na manutenção dos equipamentos utilizados — inclusive computadores.

Facilite a comunicação

O monitoramento e a comunicação são as maiores dificuldades de um trabalho remoto. Felizmente, possuímos tecnologia para resolver o problema, mas ela não opera sozinha. É preciso construir canais eficientes de comunicação e troca de informação.

Aplique um piloto

Se você escolher alguns poucos participantes para testar o modelo, observar os problemas e, só depois de corrigi-los, oferecer a opção para um número maior de colaboradores, vai ter mais facilidade de resolver eventuais problemas.

Imagine que, por exemplo, esteja usando uma plataforma que desenvolveu para distribuição de tarefas e ela não funcione na primeira semana. Se todos os responsáveis estiverem no programa, o prejuízo pode ser significativo.

Capacite os participantes

A capacitação é outro fator de extrema importância. Não espere que cada colaborador desenvolva uma metodologia por conta própria. Eles precisam de ajuda e de instruções sobre o que é esperado deles.

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Monitore o desempenho

O resultado precisará evoluir continuamente. Por isso, não é apenas o período do piloto que precisa de monitoramento. Defina por indicadores que possam fornecer uma boa noção do desempenho e desenvolva ações continuas de aprimoramento.

Ferramentas para desenvolver o trabalho remoto

Algumas ferramentas podem poupar tempo, melhorar a produtividade e evitar erros de execução e organização. A melhor forma de determinar as ideais é partir das demandas de sua atividade e buscar opções que as resolvam. Mesmo assim, separamos algumas sugestões para você.

Organizador

Detalhes como prazos de entrega, orientações de execução e aplicativos precisam estar organizados, preferencialmente em uma plataforma. Do contrário, todos os dados ficam dispersos e vulneráveis.

Software de gestão de projetos

Para projetos específicos, uma ferramenta indispensável é a de gestão de projetos. As disponíveis no mercado costumam permitir o armazenamento de documentos e outros recursos. A estrutura básica funciona como um cronograma eletrônico que ajuda com a execução e controle das tarefas.

Sistemas automatizados

Um profissional que trabalha sozinho tem ainda mais benefícios com a automação. Toda a atividade necessita da execução de tarefas paralelas que roubam tempo e, principalmente os colaboradores mais qualificados com maior remuneração, são um desperdício em algumas atividades que podem ser executadas com o uso de inteligência artificial.

Existem aplicativos específicos para teleconferência e treinamentos online, por exemplo. Além deles, você pode contar com — ou até desenvolver — soluções que facilitem o lançamento de despesas relativas ao projeto e outras atividades que tiram o foco nas tarefas principais do trabalho remoto.

Nada disso adianta se não for possível criar uma cultura adequada, não é mesmo? Então aprenda como implementar uma cultura de trabalho remoto na sua empresa!