As ferramentas para agências digitais evoluíram muito nos últimos anos, principalmente devido à adoção de tecnologia no marketing. Com isso, muitas funções foram reformuladas e as tarefas repetitivas puderam ser digitalizadas, permitindo um grande ganho de produtividade.

Além disso, a Transformação Digital transformou muitos processos e isso trouxe a evolução do trabalho remoto. A nuvem, juntamente com as ferramentas de gestão de resultados, traz mobilidade ao colaborador que pode sincronizar o seu trabalho remoto com o escritório em tempo real.

Por isso, separei aqui algumas dicas de tecnologias e ferramentas que trarão ainda mais eficiência para a sua empresa nesse processo de mudanças. Confira:

Introduza metodologias ágeis

O Kanban é um método ágil para gerenciar a criação de produtos com ênfase na entrega contínua, sem sobrecarregar a equipe de desenvolvimento. Ele foi projetado para ajudar as equipes a trabalharem juntas de maneira mais eficaz a partir dos seguintes princípios:

• comece com o que você está fazendo agora: inicialmente, o Kanban não tem o objetivo de fazer qualquer alteração em seus processos, ele será aplicado diretamente ao seu fluxo de trabalho atual — quaisquer mudanças necessárias serão feitas gradualmente em um ritmo com o qual a equipe esteja confortável;
• passe a buscar mudanças incrementais e evolutivas: o Kanban incentiva você a fazer pequenas mudanças incrementais em vez de fazer mudanças radicais, que podem levar à resistência dentro da equipe e da organização;
• inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais: ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional por si só, portanto, não é necessário fazer alterações nas funções existentes — será a sua equipe que identificará e implementará colaborativamente todas as alterações necessárias;
• incentive atos de liderança em todos os níveis: o Kanban incentiva a melhoria contínua em todos os níveis da organização e diz que os atos de liderança não têm que se originar apenas dos gestores — pessoas em todos os níveis podem fornecer ideias e mostrar liderança para implementar mudanças para melhorar continuamente a forma como entregam seus produtos e serviços.

Com esses princípios, o Kanban promove colaboração contínua e incentiva o aprendizado ativo, ao definir o melhor fluxo de trabalho possível da equipe.

Sincronize seus arquivos na nuvem

O Google Drive é o serviço de armazenamento baseado em nuvem da Google, mas você pode fazer muito mais do que apenas armazenar arquivos com ele. Você também pode compartilhar arquivos com outras pessoas e colaborar em tempo real em outros projetos, sem precisar estar na mesma plataforma — um funcionário pode estar acessando o arquivo via PC e outro via smartphone.

Gerencie melhor sua agência

Softwares de gestão de agências, como o iClips, podem dar suporte a praticamente todas as atividades realizadas por agências digitais. Eles visam facilitar desde a organização da carteira de clientes — indicando a rentabilidade de cada um deles — até processos operacionais de contratação de serviços terceirizados, planejamento de mídia, controle de prazos, cotações etc. Entre as funções que podem ser desempenhadas visando o crescimento da agência, estão:

Modelos de jobs e briefings personalizados

Atualmente, as empresas de marketing e publicidade trabalham com diversos tipos de serviços de Inbound e Outbound. Com isso, cada uma dessas diversas possibilidades vai exigir um tipo de briefing, que poderá ser armazenado nos softwares e direcionados para seu tipo específico de trabalho, oferecendo mais produtividade e menos tempo dispendido na tarefa.

Planejamento de mídia estruturado em relatório

Hoje em dia, estamos na era da comunicação voltada para resultados, isto é, mantemos um monitoramento constante das estratégias para mensurar a eficácia das ações. Assim, é possível otimizá-las ou excluí-las diante de números negativos, focando em resultados reais e reduzindo os custos envolvidos.

Comunique-se melhor

Se você trabalha com marketing ou publicidade, sabe que a comunicação é tudo. Entretanto, muitas vezes comunicar clientes não parece tão difícil quanto se comunicar internamente dentro da agência.

Plataformas como o Slack permitem que toda a equipe se comunique de forma fácil, sem a necessidade de apelar para meios como o WhatsApp ou depender unicamente de e-mails. Além disso, é possível criar grupos por setor, grupos por job, comunicar toda a agência de uma única vez, etc.

Agora, se sua agência já trabalha com colaboradores remotos, é importante que reuniões de alinhamento sejam feitas constantemente. A dica aqui é que, neste momento, todos utilizem plataformas de videoconferência, como o Hangouts, do Google, ou mesmo o Skype.

Unir a equipe presencial em uma sala para conversar com colaboradores remotos pode se mostrar um erro, pois é natural que conversas paralelas se iniciem na sala e ideias comecem a ser criadas sem que a equipe remota efetivamente faça parte de seu desenvolvimento, muitas vezes devido à problemas de latência e velocidade de rede, falha de transmissão, etc.

E, falando em trabalho remoto…

Monitore o trabalho remoto com os sistemas de mobilidade

Hoje em dia, trabalhar à distância não só é viável como garante redução de custos sem perda de produtividade. Afinal, muitas das tarefas não necessitam de um colaborador in loco para funcionarem. Então, torna-se necessário contar com ferramentas de trabalho a distância para garantir a eficiência e a produtividade.

Sistemas de mobilidade garantem que sua empresa conseguirá criar pipelines exatos para serem seguidos por seus funcionários presenciais e remotos. Além disso, eles terão acesso a quadros de tarefas colaborativos, podendo realizar um checklist e ter acesso aos status de cada uma em tempo real.

Elimine tarefas repetitivas

A automação de marketing é uma maneira poderosa de facilitar e automatizar todos os processos. Os departamentos usam o software de automação para gerenciar mais eficientemente tarefas repetitivas, incluindo envio de e-mails e de mensagens SMS, gerenciamento de mídias sociais, anúncios online etc.

Como a maioria das tecnologias, a automação de marketing está em constante evolução para atender às necessidades dos profissionais. Quando usada de forma correta, pode gerar mais conversões, aumentar os leads e gerar mais receita.

As plataformas de automação de marketing vão além das ferramentas de suporte simples, pois elas realmente mudam o papel dos profissionais ao simplificar ou até mesmo eliminar tarefas tediosas do dia a dia.

Juntamente com os mecanismos de personalização, a automação de marketing engaja leads e clientes por meio de conteúdo altamente relevante que, por sua vez, os converte em clientes fiéis.

Com todas essas plataformas, você verá seus lucros crescerem significativamente. Afinal, tanto a produtividade quanto a eficiência dos seus funcionários serão incrementadas com medidas simples, que não exigem a interrupção dos serviços da empresa nem custos elevados.

No final, tecnologias e ferramentas digitais devem guiar a um trabalho de equipe bem feito, não? Para continuar aprendendo, confira a importância do trabalho colaborativa na era da Transformação Digital!