As empresas, escritórios, sociedades entre outros tipos de organizações estão aproveitando das novidades tecnológicas para impulsionar seus negócios e torná-los mais lucrativos. Entretanto, a transformação digital na contabilidade vai além de uma simples implementação de computadores e sistemas eletrônicos.

Nesse setor, a tecnologia desencadeia uma revolução em sua estrutura, nas estratégias aplicadas, na cultura dos colaboradores e nos processos adotados. À primeira vista parece um processo trabalhoso e difícil, porém as inovações são altamente compensatórias.

Quer saber do que se trata exatamente a transformação digital no setor contábil? Então acompanhe a leitura deste guia, aqui explicamos do que se trata esse conceito, seus benefícios, quais são os principais desafios a serem encontrados, como enfrentá-los e o que muda no trabalho do contador na prática!

O que mudou com a transformação digital na contabilidade?

A transformação digital consiste na instalação de computadores, utilização de servidores, domínios virtuais, documentos digitais entre outros meios que façam com que o trabalho do contador seja integralmente eletrônico.

Com o advento da obrigatoriedade do programa governamental chamado de Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, a informatização se tornou uma necessidade do ramo de contabilidade. Trata-se de um programa complexo, se compondo das seguintes bases:

• Escrituração Fiscal Digital – EFD;
• Escrituração contábil Digital – ECD;
• Nota Fiscal Eletrônica – NF-e;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico – CT-e;
• Escrituração Contábil Fiscal – ECF;
• e-Social;
• EFD-Contribuições.

Toda a autenticação, recepção, validação e armazenamento dos livros contábeis se tornaram eletrônicos, transformando completamente a forma de trabalho dos contadores.

A novidade visa promover a integração dos fiscos, uniformizar as obrigações acessórias e melhorar o controle dos processos fiscais, portanto, também podem ser benéficos à companhia.

Qual o papel da tecnologia nessa transformação?

Graças ao alto poder de processamento dos computadores, todas as complexas contas matemáticas poderão ser realizadas automaticamente, sem a necessidade de serem feitas à mão pelo contador. Além disso, a integração do sistema unifica e torna mais célere todos os processos da entidade.

Ao investir na transformação digital, o empreendedor contábil passa a desempenhar um papel diferenciado, pois ele não precisará se ocupar com atividades burocráticas, a maioria será realizada mecanicamente por computadores.

Ele terá mais espaço para concentrar seus esforços nas atividades mais construtivas para seus clientes, como realizar planejamentos tributários, controles orçamentários, projeção de orçamentos, análise de desempenho, entre outros.

Dessa forma, a digitalização contábil potencializa sua produtividade e torna sua organização mais competitiva no mercado.

Os principais desafios para transformar digitalmente um escritório

A transformação digital pode ser complicada para quem não é um profissional do ramo da Tecnologia e Informação – TI, pois são vários os instrumentos que devem ser implementados pelo empreendedor. Alguns dos desafios que serão encontrados são:

Consumidores informatizados

Com o avanço da tecnologia, computadores, aparelhos e internet móveis estão se tornando mais baratos e acessíveis aos cidadãos, consequentemente, eles também estão buscando por serviços que utilizem os mesmos meios para o atendimento ou prestação.

Adaptar seus sistemas para atender à clientela é um dos maiores impactos na empresa, pois há mudanças desde a forma de captação dos consumidores até como ele é atendido.

Empresas digitalmente transformadas

Não são só os clientes que estão utilizando meios virtuais, as companhias também exigem integração de sistemas, comunicação online e utilização de ferramentas tecnológicas para mensuração de resultados, de indicadores de desempenho e análise de dados.

Essas exigências são fundamentadas pelos inúmeros benefícios adquiridos com a transformação digital. Portanto, se manter atualizado digitalmente é um requisito mínimo para obter parcerias ou fornecedores atualmente.

Necessidade de segurança virtual

Juntamente com as mudanças, a forma de segurança também se altera. Os criminosos estão se adaptando às mudanças e criando novas formas de obterem lucro a partir do trabalho alheio.

Por isso também será necessário contar com sistemas de criptografia de dados, softwares de segurança, como antivírus, antimalwares, firewalls entre outros para assegurar a confidencialidade e idoneidade de suas informações.

Leia também: O papel da segurança da informação na Transformação Digital

Como os escritórios estão se transformando?

Diante dos problemas citados, a transformação não pode ser executada imprudentemente, devendo ser considerado os seguintes aspectos:

Software de gestão

O primeiro passo é a aquisição de um software de gestão, esse programa automatiza processos que antes eram manuais, centralizam dados e garantem um controle maior do negócio.

Eles são fundamentais para controlar um grande volume de informações, pois garantem exatidão das contas, facilitam a autenticação e verificação dos documentos, eliminando falhas humanas que ocorrem durante esses processos.

Documentos virtuais

Consiste em transformar todos os documentos físicos em digitais, armazenando-os em um disco rígido ou em nuvem – tecnologia que armazena arquivos em um servidor externo, permitindo o acesso em qualquer localidade.

Isso garante uma grande economia de tempo, espaço e capital, pois não há perigo de degradação ou perda dos documentos ou espaço físico para armazená-los.

Leia também: Como o G Suite, do Google, auxilia na Transformação Digital

Certificados digitais

Um certificado digital é uma ferramenta que garante a autenticidade nas assinaturas, envios e outras operações digitais. Eles podem ser do tipo A1 – um arquivo digital – ou A3 – token ou cartão.

Os certificados utilizam a tecnologia de criptografia de dados, que é um complexo matemático de difícil falsificação, por essa razão concedem a mesma validade que o documento físico perante órgãos governamentais.

Marketing digital

Atualmente, a grande maioria de seus clientes utilizam constantemente redes sociais como Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter entre outros, como também buscam informações e serviços em sites de buscas, como o Google.

Por essa razão, contratar uma agência de marketing digital também é uma exigência para manter o fluxo de consumidores.

Leia também: Um guia para a Transformação Digital no Marketing

Contratação de uma empresa especializada

Obviamente, é inviável exigir que o profissional contábil saiba implementar todas essas novidades eletrônicas com perfeição, porém, erros na informatização podem trazer danos permanentes ao negócio.

A solução mais rápida, econômica e à prova de falhas é contratando uma companhia especializada na transformação digital. Uma boa agência fornecerá cursos produtivos que ensinam como o profissional utiliza as novas ferramentas com perfeição, maximizando os proveitos e eliminando qualquer chance de falhas.

Quais são as mudanças no trabalho do contador?

Consequentemente, o contador não exercerá o trabalho da forma tradicional. As mudanças vão desde a contratação até a prestação de serviço, confira:

Atendimento online

Antes o atendimento era realizado pessoalmente ou por telefone, é perfeitamente viável atendê-lo dessa maneira se o cliente exigir. Entretanto, há dispositivos que tornam a comunicação eficiente e sem prejuízo da transparência ou clareza, são eles:

• aplicativos de comunicação;
• chats on-line;
• e-mails;
• redes sociais;
• videoconferências.

Oferecimento de níveis ou pacotes de serviços

Recomenda-se separar os serviços em pacotes, especificando as atividades prestadas em cada um deles e com preço crescente. Dessa forma, o cliente pode escolher o plano que mais atende às suas necessidades. Você pode separar os produtos da seguinte forma:

Básico

Destinado aos MEIs, com faturamento de até R$ 81 mil no ano — valor vigente em 2018. Traz os mínimos dos serviços contábeis.

• atendimento por meio do portal, e-mail, chat, whatsapp;
• emissão de notas fiscais e de serviço.

Intermediário

Empresas optantes do Simples, com faturamento máximo de R$ 4,8 milhões anualmente, inclui os serviços anteriores, acrescentando:

• planejamento tributário;
• regularização completa perante o fisco municipal, estadual e federal;
• elaboração de balanços patrimoniais e demonstrações contábeis;
• adaptação da empresa ao sistema SPED.

Avançado

Destinado às optantes de Lucro Presumido ou Real, companhias com faturamento acima de R$ 4,8 milhões por ano. Inclui todos os serviços anteriores mais:

• planejamento, avaliação e controle das finanças da empresa;
• projeção de orçamentos empresariais;
• controles orçamentários;
• índices financeiros;
• entre outros que auxiliam na tomada de decisão do empreendedor.

A transformação digital na contabilidade traz uma completa mudança na forma de prestação de serviço, porém os resultados são positivos ao escritório de contabilidade, consumidor e parceiros. Apesar da dificuldade de implementar todos esses recursos, você sabe exatamente como fazê-lo após a leitura deste guia!

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• Os impactos globais da Transformação Digital na economia
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