Quando pensamos em transformação digital dentro das empresas, a primeira coisa que vem à mente é eliminar o uso de papel.

Sim, esse é um fator muito importante na redução de custos, mas a digitalização de arquivos e documentos apenas arranha a superfície do que realmente significa essa transformação.

Os processos que envolvem o uso de materiais físicos levam mais tempo por passarem por diversas mãos, por terem que ser enviados para outros lugares via transportadora ou outro meio e estão sujeitos a erros que não podem ser corrigidos de forma imediata.

Com certeza, só de ler esse parágrafo você imaginou todo esse trajeto e o quanto teria gastado se não pudesse enviar um contrato por e-mail para um cliente se precisasse imprimir cópias novamente com equívocos etc.

A tecnologia já foi incorporada ao ambiente de trabalho de forma muito natural, porém algumas companhias ainda resistem às mudanças, e um dos principais motivos é o custo!

Implantar sistemas de gestão e comprar equipamentos necessários podem ultrapassar os orçamentos do setor de TI. É por isso que as novidades devem ser planejadas e implementadas de acordo com as possibilidades de ser realizadas.

Como economizar diferenciando gastos e custos necessários

As empresas se encontram em um momento no qual a contenção de gastos é necessária, e uma das primeiras atitudes é cortar de forma aleatória o que é considerado supérfluo, embora isso muitas vezes não traga os melhores resultados.

A equipe precisa entender como lidar com as inovações e como pode ser beneficiada em seu dia a dia.

Simples anotações podem ser feitas em editores de texto ou organizadas em plataformas como o Trello, o que dispensa o uso desnecessário de blocos e Post-its por todo o escritório.

A comunicação interna pode ser feita de forma mais rápida por aplicativos, sem precisar que se levantem de sua mesa para ir a outro departamento, assim como ordens gerais e decisões podem ser tomadas em poucos minutos.

A economia de tempo pode ser mais útil do que cortar o cafezinho! Além disso, é um passo enorme em direção ao aumento da produtividade e dos lucros, já que se utiliza de meios inovadores e seguros.

No entanto, a primeira pergunta que os gestores fazem quando a digitalização é proposta é: como vamos pagar por isso?

Nem sempre é tão simples, não basta apenas comprar computadores e instalar programas de automação.

O gestor de TI deve considerar várias estratégias para otimizar os custos, já que durante a transição ainda haverá outros gastos, e terá que saber como financiar a transformação para os negócios digitais.

Ele deve ponderar a atual estrutura orçamentária da corporação, a visão sobre eficiência e a prevalência de iniciativas de TI conduzidas fora do ambiente do escritório.

A melhor abordagem é identificar gastos ineficazes, que podem ser cortados de forma segura, como a racionalização de aplicativos, e pensar na cultura da empresa de forma geral.

Os outros setores apoiam e compreendem essas mudanças? Os outros gestores poderiam colaborar com verbas para esse processo?

O departamento de TI pode se tornar mais enxuto e, mesmo que a automação seja feita de forma terceirizada, é necessário haver a gestão local para medir a sua eficiência e a otimização dos processos.

Como a redução de custos beneficia as empresas

As tecnologias seguras de espaço de trabalho digital oferecem algumas das maiores oportunidades de economia de custos para as empresas.

Os funcionários podem utilizar recursos em qualquer lugar, em diversos tipos de aparelhos, com maior velocidade, confiabilidade e desempenho.

O uso de dispositivos móveis contribui para a produtividade, pois as pessoas podem acessar e trabalhar diretamente nos aplicativos com documentos e dados enquanto estão em viagem ou em casa, não havendo desperdício de tempo nem o deslocamento até a empresa.

A transição de infraestrutura local para a nuvem reduz as despesas de capital de hardware e software, enquanto diminui ou elimina as responsabilidades de gerenciamento da equipe de TI. Mesmo em um ambiente de nuvem híbrida, em que uma parte da infraestrutura permanece no datacenter, os custos certamente têm um impacto positivo.

A hospedagem em nuvem pode ser gratuita ou ter uma taxa fixa. Caso haja necessidade de maior capacidade, o serviço pode oferecer ampliação conforme os picos de uso.

Os custos associados às atualizações de software podem ser eliminados, já que elas são feitas automaticamente pelo servidor.

Existem outras vantagens que podemos destacar, como:

Redução dos custos com treinamentos

As plataformas de e-learning oferecem cursos completos em diversas áreas, e o valor, quando dividido entre o número de colaboradores, é bem menor que um curso presencial. Todos podem ter acesso de forma simultânea sem precisarem se deslocar, assim como o próprio tutor.

Padronização de operações

Implantar sistemas digitais permite que, apesar de ter os funcionários treinados, todos sigam um padrão na hora de entregar os seus trabalhos. Isso faz com que haja maior consistência no conteúdo apresentado, e o que não estiver no formato desejado seja negado ou descartado pela própria plataforma ou aplicativo.

Disponibilidade 24 horas por dia, sete dias por semana

A sua empresa garante a presença digital, e os seus clientes e funcionários podem acessar o que precisarem a qualquer momento, nos dispositivos que possuem conectados à rede.

Documentos e dados podem ser compartilhados de forma segura, e o acesso em tempo real agiliza a resolução de problemas.

Modificações de conceitos e crescimento no ambiente de trabalho

A digitalização transforma não apenas a materialidade, mas as concepções dentro da empresa. As falhas são vistas como um feedback para a melhoria nos processos e, como elas podem ser detectadas com rapidez, o risco de ocorrerem novamente serão menores.

Os usuários contribuem para o crescimento e o aprimoramento dos sistemas. Consequentemente, isso melhora a eficiência como um todo.

Gerenciamento efetivo de dados e tomada de decisão

Nem todos os conhecimentos estão disponíveis para a totalidade dos colaboradores, e isso faz parte do gerenciamento de dados da empresa. Em cada departamento, os que têm acesso às informações também têm papéis importantes na tomada de decisões.

As plataformas de inteligência de negócios e de análise de dados podem ajudar as empresas a cruzarem os conjuntos de dados gerados diariamente para acompanhar e criar novas tendências no mercado.

Após tudo o que apresentamos sobre redução de custos, podemos dizer certamente que a transformação digital é uma opção da qual os empresários não podem fugir.

O sucesso da maioria dos negócios depende da presença on-line. Informe-se cada vez mais! Leia outro artigo para saber como a transformação digital está presente na economia em todo o mundo.