Aumentar lucros e expandir o alcance são objetivos sonhados por muitos gestores. Contudo, existem várias formas de fazer isso acontecer. O crescimento escalável de agências é uma delas. Porém, por mais que seus resultados sejam atraentes, essa metodologia exige muita atenção e comprometimento da gestão para estruturar e otimizar processos.

Crescer de maneira escalável significa conseguir produzir mais e elevar a renda, sem precisar aumentar custos na mesma proporção. 

Para agências, isso é um desafio!

Seu modelo de negócios depende da equipe e do seu potencial produtivo e criativo para atender os clientes e os projetos. Desse modo, como é possível adotar o crescimento escalável em agências? Quais são as ações e sistemas que podem ajudar gestores a colocar essa abordagem em prática e impulsionar os resultados? 

Neste post, você vai entender melhor os desafios desse processo e conferir dicas para preparar seu negócio para implementação desse método. Continue a leitura e saiba mais!

Quais são os principais desafios para o crescimento escalável de agências?

Empresas, como a Uber, têm um modelo de negócios no qual investem em um serviço e uma tecnologia que podem servir a milhares de usuários simultaneamente. Esse é um bom exemplo de crescimento escalável: com o mesmo aplicativo, eles foram capazes de expandir exponencialmente e multiplicar lucros sem necessariamente ter que criar um outro produto.

Em uma agência, no entanto, o cenário é diferente: os lucros não dependem de uma produção em massa, mas sim de projetos e contratos com clientes. Logo, uma empresa nesse ramo pode manter as margens de lucro com um time de 10 ou 100 colaboradores. Ou seja, contratar 20 atendimentos ou designers a mais não multiplicará suas entregas em 20 vezes.

Quais os problemas mais comuns?

Na medida em que o negócio cresce, os desafios também se tornam maiores. Com mais pessoas, dados, clientes e processos, a empresa pode perder controle de suas operações e ter que lidar com problemas comuns como:

• falta de visibilidade dos dados: se não existe uma sistematização e cada gerente adota uma abordagem para medir e acompanhar dados e resultados de um projeto, as informações geradas são muito inconsistentes. Com isso, dificilmente o gestor conseguirá ver com precisão o que está acontecendo ou ter insights relevantes. Dessa forma, limita o potencial de crescimento;
• fragmentação dos dados: se a agência não adota os mesmos indicadores ou ferramentas para lidar com informações e processos, o resultado para isso são de operações fragmentadas. Logo, a qualidade dos dados é afetada e atrapalha as tomadas de decisão;
• falta de padronização dos projetos: mais uma vez, o crescimento escalável de agências depende da habilidade das equipes de produzir e entregar projetos de forma padronizada e otimizada. Sem esse alinhamento, o que acontece é que profissionais acabam criando documentos e processos do zero a cada novo contrato. Logo, perdem tempo e geram inconsistências;
• questões de comunicação e colaboração: por fim, a grande quantidade de tarefas e informações, em geral, se apresenta como um obstáculo para uma comunicação fluida e eficiente. Especialmente quando não existe padronização e um sistema que unifica dados e processos.

Como estruturar agências para o crescimento escalável?

Diante de tantos desafios, implantar o crescimento escalável de agências não é uma empreitada fácil. Trata-se de uma jornada que demanda reorganização e reestruturação para criar bases que possibilitarão a produção e o desenvolvimento em escala. Para tal, separamos algumas dicas básicas para ajudá-lo nesse caminho. Acompanhe a seguir!

Integre os sistemas

Primeiramente, encontre alguma forma de lidar com a fragmentação e falta de controle e visibilidade dos dados da agência. Em vez de contar com diferentes ferramentas de gestão, implemente uma que integre todas as contas, projetos e gerentes. 

Com um sistema mais conciso, você terá uma visão mais completa das suas operações e do andamento de cada trabalho. Paralelamente, terá informações mais seguras sobre os gastos, além de poder fazer projeções mais acertadas sobre suas receitas.

Conheça melhor as suas finanças

Muitas agências sofrem com projetos que, em um primeiro olhar pareciam rentáveis, mas com o tempo acabaram extrapolando o orçamento e limitando as margens de lucro. Em um gancho com o tópico anterior, investir em uma plataforma que unifique os processos, facilitará a vida do gestor. 

Nesse sentido, para crescer, é preciso saber com precisão que tipo de clientes e contratos são mais lucrativos. Ao incluir tudo em um só sistema e acompanhar as finanças com mais rigor, você conhecerá o real lucro que sua agência gera. Assim, saberá mais sobre seu potencial e que oportunidades podem ser exploradas.

Crie um sistema de geração de leads mais escalável

A forma como muitas agências prospectam não é escalável. Muitas vezes a divulgação ainda é feita por meio de indicação de clientes ou marketing boca a boca, por exemplo. 

Sem um sistema que forneça bons leads continuamente, fica mais difícil crescer na proporção de escala. Logo, a ideia é apostar em uma campanha de marketing e vendas mais consistente.

Levando em conta que a jornada de compra de clientes de agências é mais longa e complexa, uma solução, pode ser, seguir por um caminho no qual várias abordagens são usadas. Recomendações e networking em combinação com busca orgânica, anúncios, site e blog com SEO, são ótimos exemplos para isso.

Todavia, vale reforçar que esses canais precisam estar integrados. Ademais, é essencial que a divulgação tanto digital quanto física esteja perfeitamente conectada com o processo de vendas para que a geração de leads seja escalável.

Mapeie o fluxo dos clientes

Para sistematizar as operações, e com isso, ganhar escala, crie um fluxo que aponte a jornada do cliente dentro da agência. Isso dará a visibilidade necessária para conseguir padronizar os processos e criar modelos para que cada um dos diferentes momentos de contato sejam mais eficientes e produza menos fricção.

Avalie a maturidade dos processos

A qualidade dos processos certamente influencia na performance da agência. Agora que você mapeou e conhece todos eles, deve examinar sua maturidade e eficácia. Existem gargalos? Esses procedimentos estão bem integrados e estruturados? Eles agregam valor ao produto final? Ao fazer essa triagem e avaliação, fica mais simples entender como escalar cada processo.

Redesenhe processos para remover ineficiências

Continuando a ideia do tópico acima, processos imaturos ou que você julga não serem produtivos, precisam ser ajustados ou eliminados. Na etapa anterior, foram analisadas as ineficiências, nesse ponto, é hora de redesenhar esses procedimentos de forma profunda e implementar mudanças que façam sentido e diferença na performance. 

Afinal, alterações superficiais não excluirão a fonte das falhas, e problemas de desempenho, erros e atrasos continuarão a aparecer.

Conquistar o crescimento escalável de agências é uma meta difícil e ambiciosa, que requer muito trabalho. Por vezes, será necessário reestruturar todo o modelo de negócio. No entanto, seus resultados são atraentes, o que faz com que todo esse investimento valha a pena para ter equipes alinhadas, clientes satisfeitos e projetos mais interessantes e lucrativos.

Se você curtiu este post, achamos que vai gostar de saber mais sobre como aumentar a produtividade em agências!