A briga pela atenção do usuário se tornou democrática com a internet, mas a tarefa não deixa de ser um grande desafio. Para isso, gestores têm investido em produtividade em agências para obter os melhores resultados.

Como solução, é possível encontrar diferentes estratégias para criar um time eficiente nas entregas — seja utilizando as ferramentas corretas, seja melhorando a comunicação entre os profissionais, capacitando-os com treinamentos ou até mesmo reduzindo processos desnecessários dentro das equipes.

Depois de ler o artigo, você saberá como aumentar a produtividade dos seu time, mas antes precisamos listar os problemas que podem ser encontrados nos processos.

Está interessado em melhorar a performance da sua empresa? Continue lendo o nosso artigo!

Entendendo a produtividade em agências

Como está o panorama das agências?

O mercado de agências sofre mudanças constantes, principalmente depois da chegada da internet. Para você ter uma ideia, até pouco tempo atrás, eram as mídias offline que brigavam pela atenção das pessoas, o que necessitava grandes investimentos para aparecer, por poucos segundos, na televisão ou na rádio local da cidade.

Porém, a internet tornou o processo muito mais barato (e, consequentemente, democrático), permitindo que pequenas agências de publicidade brigassem pelo mesmo espaço ocupado pelas empresas multimilionárias. Mas você não deve se acomodar acreditando que isso é o suficiente para captar a atenção das pessoas.

Isso porque o excesso de propaganda fez com que as pessoas desenvolvessem o hábito de ignorá-las automaticamente. Por esse motivo, a preocupação com a produtividade em agências têm ganhado atenção entre as empresas.

Como essa diminuição de produtividade afeta as empresas?

Não é porque ficou mais fácil fazer uma campanha na internet que você deve fazer o trabalho de forma desleixada. Afinal, a todo momento a sua publicação está brigando com outras empresas pela atenção do usuário.

Para você ter uma ideia, uma pesquisa feita pela Global Mobile Consumer Survey registrou que as pessoas têm o costume de desbloquear os seus celulares, em média, 78 vezes ao dia— e o principal motivo está em ver as últimas novidades disponíveis nas redes sociais.

Como resultado, é natural que você perca a atenção dos seus usuários pelas notificações das redes sociais, trazendo maus resultados em suas campanhas digitais. Com isso em mente, quais fatores que levam à queda de produtividade em agências digitais? Vamos explorar alguns pontos abaixo.

O trabalho operacional mal desenvolvido

Uma empresa que não desenvolve um processo definido está exposto a diferentes problemas: trabalhos duplicados ou inacabados e profissionais desmotivados.

A falta de um processo bem definido pode fazer com que duas equipes diferentes desenvolvam uma mesma solução, quando na realidade o trabalho era para ser feito em apenas uma.

Esse problema leva a agência a desperdiçar tanto tempo quanto dinheiro, que poderia ser utilizado para outras tarefas da companhia.

Como resultado, é natural que a produtividade caia e os prazos da entrega não sejam cumpridos, gerando insatisfação por parte do cliente, tornando-se uma verdadeira bola de neve de problemas.

Como solução, a sua empresa pode utilizar a metodologia ágil Kanban. Assim, você não só terá controle sobre quem está produzindo, como terá uma visão geral do projeto em andamento, gerando maior produtividade em sua equipe.

A falta de informação em briefings

Os briefings são fundamentais para o desenvolvimento de uma boa campanha. O problema é que a falta de informações no documento faz com que a campanha não consiga atingir o resultado esperado.

Dito isso, é natural que os responsáveis pelos briefings necessitem fazer retrabalhos para corrigir os erros que foram cometidos, significando despesas desnecessárias para o caixa da empresa no final do mês.

Para resolver essa situação, procure desenvolver pautas com melhor qualidade, seja complementando com informações relevantes, seja mantendo um padrão de qualidade em todas elas.

Como otimizar a produtividade em agências?

Depois de entender os principais erros que levam à falta de produtividade em uma agência, vamos citar algumas estratégias que você pode utilizar em sua equipe.

Desenvolva a comunicação interna

Não há outra forma de aumentar a produtividade se você não desenvolve a comunicação interna da equipe. Para que os resultados atinjam a qualidade esperada, é natural que os diferentes processos tenham a confiança de uma comunicação eficiente entre os integrantes.

Dito isso, procure educar seus funcionários a utilizarem os e-mails, newsletters, kanban e até mesmo as reuniões presenciais de forma mais eficiente.

Remova os ruídos

Os ruídos são as principais distrações que podem acabar com qualquer foco que o funcionário venha a ter na hora do trabalho.

Por esse motivo, verifique o que pode estar atrapalhando o desenvolvimento do trabalho:

  • redes sociais em excesso;
  • ambientes barulhentos;
  • longas conversas (desnecessárias) pelo telefone;
  • reuniões mal planejadas.

Verifique o que pode ser reduzido a fim de trazer maior produtividade para a sua equipe.

Cultive o bom ambiente de trabalho

Um bom ambiente de trabalho é fundamental para o crescimento de toda a equipe. Dito isso, procure oferecer propostas atrativas que incentive seus funcionários a produzirem mais:

  • reconhecimento e valorização pelos bons trabalhos;
  • planos de carreira;
  • respeito às diferenças;
  • oportunidades para desenvolvimento de habilidades profissionais;
  • remuneração atrativa;
  • horários flexíveis que recompensem o trabalho produtivo.

Distribua recompensas

Não há melhor forma de melhorar a produtividade de um funcionário se não um sistema de recompensa atrativa.

Procure oferecer bônus para aqueles que atingirem uma meta — seja individual, seja coletiva. Com os cuidados certos, você não só vai melhorar a produtividade, como manterá uma boa relação com os seus colaboradores.

Ofereça feedbacks

Até aqui comentamos sobre como você pode melhorar a performance dos profissionais que já atuam de maneira satisfatória dentro dos processos. Mas e quanto àqueles que não desempenham um bom trabalho?

Antes de pensar em dispensar o funcionário, você pode explorar outras opções menos custosas para a empresa. Com a finalidade de ajudá-lo a trabalhar com maior motivação, converse com o seu grupo e entenda o que é preciso ser feito para alinhar os processos.

Mantenha uma boa relação e você verá a transformação que fará em sua equipe.

Como vimos no artigo, melhorar a produtividade em agências está longe de ser fácil. É preciso desenvolver não só o gestor para comandar um bom time. Assim como é preciso criar regras e processos que venham a facilitar os processos da agência.

Agora que você sabe como a produtividade faz toda a diferença em seus processos, descubra como montar um time eficiente em sua agência.

José Quintella

CEO na iClips CEO da iClips, com MBA em Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e bacharelado em Administração pela Universidade Federal de Juiz de fora.

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