A cada dia surgem novas ferramentas que prometem facilitar a organização de uma agência digital. Mas será que elas são o suficiente para acabar com os gaps de comunicação?

Se pararmos para olhar, hoje temos uma infinidade de aplicações. Isso nos permitem desde trocar uma simples mensagem com o gestor da equipe até delegar uma tarefa para o companheiro de trabalho. Só para listarmos algumas delas, podemos falar dos e-mails corporativos, Skype, Slack, Hangout ou até mesmo o WhatsApp.

Estas ferramentas surgiram como forma de melhorar a comunicação entres os membros. Mas é preciso manter a atenção, já que o uso desenfreado pode trazer justamente o efeito contrário. E consequentemente, comprometer a qualidade do serviço, tornar o retrabalho mais frequente e até mesmo reduzir a lucratividade da empresa.

Depois de ler o artigo, você saberá como evitar os retrabalhos em sua agência. Mas antes, veja como eles podem surgir em uma empresa.

Onde surgem os problemas

Para ilustrar o problema, imagine que você seja o gestor de uma agência de marketing. Depois de fechar o contrato com o cliente, é normal que você informe as tarefas que deverão ser feitas para seus colaboradores por e-mail, correto?

O problema surge quando o profissional responsável pela tarefa começa a ter dúvidas sobre o que deve ser feito. Precisa contar com mais referências para desenvolver a tarefa ou até mesmo pesquisar mais a fundo para começar o projeto.

Porém, imagine que você não tenha treinado a sua equipe para comunicar as dúvidas. Para não perder tempo, o profissional começa a pesquisar por conta própria sem consultar o responsável pelo projeto.

Para dar início ao trabalho, o colaborador encontra diversas fontes e inicia a produção do seu conteúdo. Até que surge o problema: no momento de entregar a tarefa ao gestor, ele percebe que o trabalho feito tem uma qualidade abaixo do esperado.

As informações impostas não batem com a proposta inicial, e os dados inseridos são ultrapassados. Como resultado, o gestor deve cuidar para que o trabalho seja refeito do início.

Como reduzir os gaps de comunicação

Todo este problema poderia ter sido evitado caso houvesse uma comunicação eficiente entre os membros da equipe, mas isto está longe acontecer nas empresas. Para evitar a refação, veja abaixo o que você poderá fazer para reduzir os riscos desse problema acontecer em sua agência.

Treine os seus funcionários

Para que o gestor consiga um desempenho satisfatório da equipe, lembre-se de capacitar o seu time para se comunicar de forma eficiente entre os envolvidos no projeto. Assim, caso alguém tenha dificuldades de executar uma ação, eles poderão consultar uns aos outros para desenvolver o trabalho.

Além disso, um direcionamento correto fará com que os funcionários comuniquem uma possível alteração ao gestor antes de fazê-la de fato.

Formalize tudo por e-mail

Com as ferramentas de comunicação evoluindo rapidamente, é natural que os membros da equipe as usem para falar sobre projetos e trabalhos.

A questão é que as ferramentas estão longe de serem organizadas. Para evitar qualquer desentendimento na equipe, lembre os membros de formalizarem qualquer comunicação pelo e-mail. Isso evitará que as pessoas se percam entre as mensagens pessoais e as do trabalho.

Evite generalizações

Quando for mandar uma mensagem, seja claro e objetivo. Quanto mais generalizado o colaborador é em sua comunicação, maior é a margem para interpretar o que a pessoa queria dizer.

Por outro lado, quando falamos de forma clara, além de reduzir possíveis ruídos de comunicação, os membros também estarão cientes dos prazos e das metas a serem cumpridos.

Desenvolva um escopo de entregas

No momento em que for fechar o contrato com um cliente, lembre-se de definir tanto o prazo quanto os trabalhos que deverão ser feitos. Documentar todo esse processo evitará surpresas desagradáveis no meio do caminho.

Um documento bem formalizado permitirá um bom planejamento junto à sua equipe. Além disso, ele evitará qualquer gap de comunicação entre o trabalho da sua equipe e o resultado esperado pelo cliente.

Defina os responsáveis pelas tarefas

Para que uma empresa consiga atingir resultados satisfatórios, é natural que cada colaborador saiba o seu papel dentro de um projeto. Porém, depender apenas do e-mail para desenvolver a tarefa pode não ser o suficiente.

Para que cada um saiba o seu papel no projeto, considere utilizar ferramentas que organizem o processo. Entre elas, podemos citar a metodologia Kanban e do Trello.

Agregue tudo em um único lugar

Seguindo o passo anterior, há situações nas quais apenas o e-mail profissional não é o suficiente para compartilhar informações sobre o projeto.

Seja pelo tamanho pesado de arquivos, ou pela forma engessada que o e-mail é na comunicação. Podemos citar ferramentas que servem justamente como meio de cobrir certas falhas que o e-mail não consegue. A seguir, você confere algumas delas.

Glip

Converse com os membros da equipe por texto, voz ou vídeo. Outro ponto positivo da plataforma é a possibilidade de compartilhar a própria tela do computador. Sendo um recurso bastante interessante para quem precisar fazer uma apresentação.

Além disso, a ferramenta conta com um plano gratuito, com o qual você poderá testar a ferramenta antes de adquirir um plano mais completo.

Slack

O Slack surge como opção para quem deseja ter um melhor alinhamento entre os membros.

Entre conversas rápidas, compartilhamento de arquivos, chamadas de voz ou integração com outras aplicações (como Google Drive ou Dropbox), o Slack pode ser a solução ideal para a sua agência.

Pontos positivos de se manter uma boa comunicação

Já ressaltamos o quanto é importante para a empresa manter uma boa comunicação entre os membros da equipe. Porém, podemos destacar outros pontos, como:

  • Melhorar a produtividade nas tarefas: cada funcionário saberá o que deve ser feito;
  • Automatizar processos: com o uso das ferramentas que citamos acima, o gestor pode delegar a cobrança de tarefas para o aplicativo. Criando deadlines automaticamente para seus colaboradores.
  • Aumentar a satisfação do cliente: quando se entrega um serviço bem organizado e com qualidade, é natural que o cliente fique satisfeito com o resultado. Dito isso, é provável que ele o contrate novamente para pedir mais serviços.

Reduzir os gaps de comunicação é de extrema importância para as empresas que desejam reduzir retrabalhos. Com isso, melhoram o desempenho da própria equipe. Seguindo as nossas dicas e usando bem as ferramentas que mostramos, você estará no caminho certo para atingir esse objetivo.

 

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José Quintella

CEO na iClips CEO da iClips, com MBA em Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e bacharelado em Administração pela Universidade Federal de Juiz de fora.

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