O trabalho colaborativo é ponto central no futuro que a Transformação Digital desenha dia após dia. Isso porque, se observarmos com atenção, notaremos que o modelo econômico vigente no mundo é, essencialmente, colaborativo.

Para entender o que queremos dizer com isso, considere a seguinte cadeia: alguém, em algum lugar, planta trigo; outra pessoa produz farinha com o grão, não necessariamente na mesma localidade; da mesma forma, existem produtores de sal, açúcar e vários outros insumos. Também há quem transporte todos eles para uma padaria; e você tem pão quente à sua disposição todos os dias.

Não importa se essas pessoas têm afinidade, algumas podem até ter religiões e ideologias discordantes e outras diferenças, mas elas fazem parte de um organismo produtivo que funciona independentemente disso. Contudo, nunca antes dispomos das novas tecnologias atuais. Elas permitem elevar essa essência colaborativa a outro patamar.

O sistema como conhecemos funciona de forma organizada, porém, há um pouco de caos e incerteza nele, visto que tudo se baseia na lei de oferta e demanda e no interesse de cada indivíduo produzir para garantir uma vida confortável. Uma espécie de inteligência que o economista Adam Smith chamou de “mão invisível” e mereceu críticas e elogios de diferentes correntes de pensamento.

Significa que não existe ninguém para controlar a produção — até porque seria impossível centralizar a gestão da economia em um governo ou pessoa. Feita essa contextualização, podemos concluir que a evolução tecnológica atual e a Transformação Digital podem ajudar a organizar melhor essas relações — o impacto que isso pode ter na produtividade é algo de fabuloso para a sociedade.

Portanto, se você esperava um texto falando das vantagens de coisas como trabalhar em um espaço compartilhado e unir forças, temos uma surpresa: o trabalho colaborativo é muito mais do que isso. Entenda tudo aqui:

A lógica do trabalho colaborativo

Esse raciocínio que acabamos de mencionar nos dá boas pistas de que a nossa capacidade de fazer mais com menos certamente aumentará em razão do trabalho colaborativo e, como cada um produzirá mais riqueza, a tendência é que esse resultado melhore a qualidade de vida de todos.

Ao mesmo tempo, plataformas de produtividade que integram de forma transparente as ferramentas das quais dependemos, junto com novas maneiras de colaborar em uma força de trabalho cada vez mais diversificada e distribuída, afetará a produtividade como um todo e os nossos critérios de valorização do trabalho.

Desse aspecto, desde a Revolução Industrial o valor do trabalho é medido em termos de tempo dedicado. Nessa lógica, um trabalhador contratado por meio período recebe menos do que outro com dedicação integral. Contudo, há uma tendência de passar a valorizar o resultado entregue e as tarefas realizadas. Quanto menos tempo ele demora, maior é a sua qualidade e também o seu valor.

O trabalho colaborativo afeta essa lógica porque não se trata apenas de reunir forças, mas de estabelecer uma comunicação mais eficiente, autêntica e tolerante. Em parte, isso é possível graças às tecnologias atuais, que facilitam a troca de informações. Por isso, o desafio está em transpor barreiras culturais para que essa comunicação flua livremente.

Questões como resistência à diversidade e o modelo hierárquico atual podem tornar o trabalho em equipe difícil nesse contexto. Todos nós precisamos nos livrar de alguns paradigmas antigos e aprender a aceitar a diversidade, a inclusão e a lógica da colaboração para impulsionar a produtividade das equipes.

Não estamos falando apenas de um asiático que divide tarefas de trabalho com um europeu, por exemplo, mas sobre o compartilhamento de ideias e opiniões. A diversidade torna essa troca mais rica e produtiva, mas, como dito anteriormente, primeiro precisamos eliminar as resistências e barreiras culturais.

A mudança do ambiente de trabalho

Na atualidade, as empresas estão focadas na melhora da produtividade e da competitividade com base na inovação. Com as novas tecnologias disponíveis, os funcionários realizam tarefas quando e onde for melhor para eles. Por isso, as organizações enfrentam o desafio de repensar o ambiente de trabalho. Quer se trate de um escritório ao ar livre ou no conforto da residência, as alternativas estão disponíveis para o trabalho remoto e ele pode trazer vantagem para todos os envolvidos.

Para se ter uma ideia, ainda em 2014, a Harvard Business Review publicou uma entrevista revelando que conceder permissão para que colaboradores trabalhem em casa, pode ajudar a melhorar a produtividade. O estudo apresenta um case no qual a equipe de um call center foi dividida em dois grupos e um deles pôde trabalhar do seu lar por nove meses. Esse grupo não foi apenas mais produtivo, mas também mais feliz e menos propenso a desistir.

Um dos executivos afirmou: “Descobrimos que as pessoas que trabalham em casa completaram 13,5% mais ligações do que a equipe do escritório — o que significa que a empresa conseguiu quase um dia útil extra por semana deles. Eles também interromperam o trabalho com metade da taxa de pessoas no escritório — muito além do que prevíamos. E previsivelmente, esses trabalhadores relataram uma satisfação no trabalho muito maior.”

Os autores do estudo atribuíram o aumento da produtividade a um ambiente de trabalho mais silencioso e ao fato de que as pessoas tendem a trabalhar mais horas em casa. Os participantes começaram mais cedo porque não precisaram se deslocar, fizeram pausas mais curtas e trabalharam até o final de cada dia. Além de aumentar a produtividade e a felicidade dos funcionários, a empresa também conseguiu outros benefícios como economizar mais de US $ 17.000 em custos de aluguel ao longo dos nove meses.

Para alguns, esse tipo de iniciativa dificilmente funcionaria no Brasil, entretanto, é preciso considerar que ela está baseada em uma lógica diferente. O foco muda totalmente e se concentra nos projetos. Esse envolvimento é mais importante do que a cultura do colaborador ou qualquer outro fator. As pessoas têm a possibilidade de gerenciar o seu tempo nesse modelo de trabalho, mas desde que obtenham resultados para os projetos com os quais estão envolvidas.

Isso não significa que implantar utilizar a mobilidade não exija cautela. Ele pode não ser o ideal para todas as empresas e funcionários. O processo de transição precisa ser gradual e, preferencialmente, deve dar a oportunidade de retornar ao modelo antigo para quem não se adaptar, pois é difícil pensar na atuação de toda a equipe nessa modalidade de serviço.

Reuniões tradicionais se tornaram obsoletas

Uma característica das reuniões tradicionais é que elas sempre têm os colaboradores pontuais e os que os irritam com seu atraso. Além disso, nem todos estão realmente atentos e envolvidos na maior parte do tempo. O custo desse tipo de dispersão é alto. É por isso que cada vez mais empresas reinventam a colaboração. Neal Taparia, da Imagine Easy Solutions,  decidiu remover cadeiras de suas reuniões e foi isso que ele descobriu:

“Imediatamente percebi que minhas reuniões eram mais curtas. Por diversão, testei brevemente a duração das minhas reuniões. Embora não seja exatamente um experimento científico, descobri que as em pé duraram 36 minutos em média, contra os 48 minutos das em que estávamos sentados”.

Além disso, com a tecnologia atual, no lugar de uma reunião para discutir alterações no design da página de destino ou escrever longos documentos, por exemplo, bastam alguns cliques para compartilhar um arquivo e mais alguns para interagir sobre ele. Se nem todas as pessoas envolvidas estiverem disponíveis no mesmo momento, elas poderão editar o arquivo, enviar mensagens e solicitar procedimentos. Para que isso funcione, basta definir um prazo e deixar as pessoas trabalharem quando estiverem mais produtivas.

Mudança da dinâmica do trabalho

Os locais de trabalho do passado eram ambientes formais e de hierarquia rígida. As ideias vinham de cima para baixo e os trabalhadores de baixo nível eram forçados a implementá-las — quer gostassem delas ou não. No entanto, décadas atrás, outro experimento de pesquisa conduzido por Lester Coch e John French Jr descobriu que esse método é falho.

Em uma fábrica de roupas, os dois pesquisadores descobriram que funcionários de nível inferior não só poderiam melhorar um negócio com suas ideias, mas também aprimorar a coesão da equipe. Os trabalhadores foram mais receptivos a novos processos quando os criaram sozinhos, ao contrário de quando foram identificados e executados pela gerência. Eles também foram mais produtivos depois que esses novos processos foram implementados.

O “Projeto Aristóteles” do Google apoia essa ideia. Com dados coletados ao longo de vários anos, a empresa buscou descobrir o que torna equipes produtivas e saudáveis. Os resultados mostraram duas características comuns entre os melhores resultados:

• igualdade intelectual: não importava a cultura ou a hierarquia, as equipes trabalhavam melhor quando cada membro recebe a mesma condição para compartilhar seus pensamentos sobre um determinado assunto ou projeto;
• segurança psicológica: as equipes trabalhavam melhor quando os membros não sentiam necessidade de aderir aos diferentes padrões sociais no trabalho. Os funcionários de alto desempenho se sentem mais à vontade para expor suas características, em vez de sufocar sua personalidade.

Isso não quer dizer que não deva haver diferença entre o mundo externo e seu local de trabalho. Algumas coisas não pertencem a um escritório, por mais casual que seja. No entanto, eliminar algumas políticas mais rigorosas e incentivar o feedback pode deixar seus funcionários mais confortáveis, o que, por sua vez, pode torná-los mais bem-sucedidos.

A importância social do trabalho colaborativo

Na maioria das vezes em que abordamos alguma inovação do ponto de vista da questão social do trabalho, ficamos entre duas visões diferentes: uma que entende o risco de precarização das relações entre trabalhadores e empresas, e outra que vislumbra oportunidades.

Não tomaremos partido de nenhuma delas. No lugar disso, vamos fornecer a você a essência de cada uma em relação a esse tema, pois parece uma boa forma de relacionar aspectos positivos e negativos da iniciativa. Bem, do ponto de vista mais pessimista, o trabalho colaborativo pode se configurar como um modelo no qual organizações oferecem oportunidades sem assumir completamente o risco de sua atividade.

No lugar de contratar pessoas e pagá-las pelo seu trabalho, ela oferece tarefas para serem executadas de acordo com a demanda, o que divide o risco com quem a executa. De acordo com essa visão, o modelo permite que os direitos e garantias previstos na legislação trabalhista sejam burlados, ou seja, mesmo quando existe uma relação de trabalho convencional, algumas empresas encontram um meio de fazer parecer que não existe o mesmo tipo de vínculo, com o objetivo de evitar garantias e direitos do trabalhador.

Já a perspectiva mais otimista, entende que essa visão é uma forma de resistir às mudanças e que, na verdade, o modelo é uma forma de gerar oportunidades para todos. Pessoas com competências complementares podem se unir para executar serviços com autonomia e de forma voluntária, por exemplo.

A nova forma de se comunicar e colaborar

De acordo com uma pesquisa da McKinsey: “a próxima geração de tecnologias sociais está começando a transformar a maneira como as pessoas se comunicam e trabalham umas com as outras”. Segundo informam no material divulgado, os executivos dizem que essas ferramentas estão mais que nunca integradas ao trabalho de suas organizações.

O destaque vai para as plataformas baseadas em mensagens. Nas empresas em que elas foram implantadas, os entrevistados relatam que seus colegas de trabalho dependem mais de métodos sociais de comunicação do que de métodos tradicionais.

A percepção é a de que o uso de ferramentas sociais permitiu que os funcionários se comunicassem com mais frequência e se auto-organizassem em conjunto com os membros da equipe. Isso mudou a natureza de trabalho deles, que passou a ser baseado em projetos.

A pesquisa também levantou que quase três quartos dos entrevistados ainda dependem principalmente de tecnologias mais antigas como e-mail, telefonemas e mensagens de texto. Ao mesmo tempo, essa dependência diminuiu. Na pesquisa mais recente, 45% dos entrevistados afirmam que as tecnologias sociais estão muito ou extremamente integradas no trabalho diário de suas empresas. Um ano antes, um terço deles fazia a mesma afirmação.

Além disso, os entrevistados de empresas que usam plataformas baseadas em mensagens também dizem que se comunicam de maneira diferente dentro de suas equipes. Em seus grupos de trabalho, esses entrevistados têm metade da probabilidade de se comunicar com os colegas por telefone e são duas vezes mais propensos a se conectarem por meio de ferramentas interativas em tempo real como aplicativos de colaboração em equipe e edição colaborativa de documentos.

Aumento de tecnologias sociais

O uso interno de tecnologias sociais é a razão mais comum pela qual as empresas adotam tecnologias mais sofisticadas de comunicação. 85% de todos os entrevistados em 2016 disseram que suas empresas usavam tecnologias sociais para fins internos, acima dos 80% em 2015 e 69% em 2014. Ao mesmo tempo, uma parcela crescente de executivos usava ferramentas sociais com parceiros: 59% em 2016, acima dos 49% do ano anterior.

O uso das ferramentas sociais é mais comum em processos voltados para o exterior como: relações públicas, recrutamento e contratação, e gerenciamento de relacionamento com o cliente. Mas houve saltos notáveis ​​em vários processos de operações que três anos antes estavam entre os menos sociais dos 27 processos considerados no estudo. Desde então, as maiores participações dos entrevistados citam o uso de tecnologias em compras, gerenciamento da cadeia de suprimentos e serviços de pós-venda.

O valor organizacional em jogo

No que se refere aos benefícios das ferramentas sociais, as respostas da pesquisa mostram que a comunicação e a colaboração estão em alta. Reduzir os custos de comunicação é uma das vantagens mais comuns observadas — tanto internamente, quanto com parceiros externos.

Quando perguntados sobre os recursos mais importantes das ferramentas de comunicação que suas empresas usam, os executivos geralmente identificam as interações em tempo real e a colaboração interna, seguidas pelas conversas por voz e vídeo.

A tecnologia envolvida no trabalho colaborativo

Essencialmente, a tecnologia contribui para o trabalho colaborativo ao facilitar a comunicação e o compartilhamento de documentos, projetos e ferramentas de trabalho. Desse ponto de vista, há um campo enorme de desenvolvimento conforme alguns dos recursos tecnológicos mais promissores evoluam.

Entre eles, podemos destacar a realidade virtual e aumentada, e até a IoT. Essas tecnologias vão revolucionar a forma como interagimos e controlamos processos. Além disso, ampliam as formas de relacionamento entre empresas parceiras e colaboradores.

É preciso considerar que à medida que os trabalhadores mais jovens progridem em suas carreiras, eles passam a estabelecer o padrão de comunicação em um local de trabalho e lideram com uma preferência pela comunicação visual.

As novas gerações também não se sentem muito à vontade com recursos tradicionais de gerenciamento de projetos, por exemplo. Essa particularidade reforça a tendência para adoção de ferramentas de comunicação mais informais e dinâmicas como os sistemas colaborativos.

Plataformas colaborativas

Um bom exemplo de plataforma colaborativa é o GitHub, que pode fornecer uma boa ideia do que o futuro do trabalho guarda para as empresas em todos os lugares. Caso não conheça, trata-se de um ambiente de hospedagem de código-fonte que permite que os usuários cadastrados contribuam uns com os outros em projetos de desenvolvimento de software.

A plataforma surgiu com o slogan “codificação social”. Desde o início, a missão foi de conectar desenvolvedores e facilitar o trabalho em conjunto. Com essa proposta, o GitHub ajudou a reunir as pessoas que trabalharam com mais rapidez e eficiência. Como resultado, a plataforma é usada por mais de 1,8 milhão de empresas, incluindo IBM e SAP. Ela se tornou o padrão para o gerenciamento do código-fonte — em parte, porque começou com a criação de uma comunidade social em torno do desse código.

Ao mesmo tempo, essa comunidade foi criada em torno de projetos que, em razão disso, não estão centralizados em desenvolvedores. Isso significa que, mesmo que algumas pessoas abandonem um desenvolvimento, ele terá continuidade, pois todo o conhecimento relativo a ele está disponível para os outros usuários.

Porém, a perspectiva de futuro de iniciativas —  como o GitHub —  ainda reserva evoluções. Isso porque a plataforma tem se tornado mais intuitiva e, como consequência, acessível para leigos em programação. Desse modo, pode expandir de forma considerável o seu alcance. Contudo, o protagonismo dessa plataforma no mercado se deve, essencialmente, pela capacidade de conectar pessoas e pela forma como transforma o trabalho para uma iniciativa colaborativa.

A adaptação a essa nova realidade

O que vem primeiro? A tecnologia ou a mudança de comportamento? Essas são duas ótimas perguntas que permitem pensar sobre como incorporar o trabalho colaborativo e várias das outras mudanças que fazem parte da Transformação Digital. O fato é que muitas empresas se concentram em escolher as ferramentas primeiro e depois esperar que as pessoas se encantem com elas e façam o que for preciso para que funcionem.

Na prática, não é bem assim que acontece. As mudanças precisam ocorrer nas pessoas para que o processo tenha seu melhor efeito. Elas devem mudar a maneira de trabalhar primeiro para depois incorporar as ferramentas que melhor se adaptam. Maneiras ágeis de trabalhar — equipes multifuncionais, scrums ou hubs de inovação que estão além da hierarquia da empresa, por exemplo—  bem como abordagens centradas no usuário para o desenvolvimento de produtos, exigem a maior colaboração fornecida pelas plataformas baseadas em mensagens.

Quanto mais dessas plataformas forem integradas nos processos e sistemas de negócios, mais efetivas elas serão. Entretanto, essas ferramentas sempre permitirão mudanças organizacionais e não mudarão fundamentalmente a maneira como as organizações trabalham sozinhas. As empresas devem pensar primeiro sobre as mudanças mais amplas e sistêmicas que desejam fazer e, então, decidir como as tecnologias sociais e digitais podem desempenhar um papel de apoio.

De certo modo, essa conclusão é um tanto óbvia. Afinal, o termo trabalho colaborativo pressupõem o envolvimento e comprometimento das pessoas. Ou não é esse o sentido de colaborar? Além disso, as pessoas estão no centro das inovações recentes e, ao mesmo tempo, essas mudanças podem ser utilizadas em favor da contribuição entre profissionais. Mas esse é um tema para outra postagem — que já está pronta e esperando por você.

Então, não deixe de saber como usar a Transformação Digital a favor da colaboração de equipes!