A era da gestão e sistemas colaborativos

Entenda como a gestão através de sistemas colaborativos auxilia o processo de Transformação Digital

Conforme os anos passam, a competitividade do mercado se torna mais acirrada. Porém, ele também está se tornando mais conectado, com organizações adotando sistemas colaborativos para tornar a gestão mais moderna, ágil, eficiente e produtiva, assim como para melhorar as tomadas de decisões pelos gestores.

Para alcançar o sucesso empresarial, as companhias estão desenvolvendo redes e interagindo de forma colaborativa, ou seja, utilizando de estratégias e ferramentas que auxiliem no trabalho em equipe entre setores ou parceiros.

Companhias que não adotarem essa estratégia poderão se tornar obsoletas, perder seu lugar no mercado ou não conseguir extrair todo seu potencial produtivo justamente por conta da agilidade, uma necessidade na era da Transformação Digital que só é alcançada através de sistema colaborativos.

Entenda aqui tudo o que você precisa saber sobre eles:

Conceito de gestão colaborativa

Trata-se de um modelo de gestão que concede mais participação dos colaboradores nas decisões da organização. É bastante diferente de um modelo tradicional em que existe uma rígida hierarquia e as orientações são verticalizadas.

Na estrutura colaborativa (ou horizontal) há uma maior divisão do poder, repartem-se as responsabilidades entre líderes de projetos dentro dos setores que tomarão decisões conjuntas sobre o futuro do negócio.

Várias gigantes do mercado adotaram essa gestão e conquistaram sucesso em suas áreas, como Google, Netflix, ANZ, Spotify, entre várias outras.

Definição de Sistemas Colaborativos

Basicamente, Sistemas Colaborativos são aplicativos ou ferramentas que operam em redes que auxiliam o trabalho em equipe, ajudando na troca de informações e no fluxo de materiais, como planilhas, apresentações, documentos, arquivos, entre outros; e no fluxo de ideias, com pareceres, propostas etc.

Esses softwares têm algumas características em comum, como:

  • operação com computação em nuvem, ou seja, servidores que podem ser acessados em qualquer lugar e tempo;
  • troca de informações de forma ágil ou atualizada em tempo real;
  • edição simultânea, como uma planilha que pode ser alterada em tempo real por todos os colaboradores;
  • possibilidade de visualização de forma remota;
  • operação na forma de SaaS (software as a service), em que uma organização fornece o serviço que é acessado mediante login e senha;
  • compatibilidade com vários dispositivos, sejam computadores de mesa, smartphones, tablets etc.

Esses Sistemas Colaborativos são desdobrados em três categorias: para empresas, para economia colaborativa e para colaboração em massa. Veja o desdobramento dessas ideias para saber os mais adequados ao seu negócio.

Para empresas

Esses softwares são voltados para a integração de equipes, gestão de projetos e melhoria na troca de informações. Neles são utilizadas tecnologias de cloud computing para assegurar as seguintes qualidades:

  • acesso rápido e econômico a redes confiáveis;
  • maior segurança nas informações;
  • dados íntegros e atualizados;
  • grande espaço para armazenamento;
  • acesso remoto a todos;

Economia colaborativa

Nessa categoria se encontram plataformas cuja finalidade é criar um sistema colaborativo da posse de produtos, de forma compartilhada e sustentável, pelos usuários.

Um exemplo é a plataforma de aluguel de imóveis (ou parte deles) como o Airbnb, o compartilhamento de veículos, possibilitado pelo Zipcar, ou de espaços de trabalho, fornecido pelo Hub.

Colaboração em massa

Também conhecido por crowdsourcing, esses sistemas se resumem naqueles que permitem a colaboração de um grande número de pessoas em busca de um objetivo comum.

Os usuários auxiliam no desenvolvimento ou manutenção de um serviço e produto que é interessante para eles, inserindo mais recursos, ideais e almejando melhores resultados, que depois serão compartilhados entre todos.

Vantagens de utilizar Sistemas Colaborativos

O número de organizações que utilizam Sistemas Colaborativos tem aumentado constantemente, isso se dá devido ao amplo número de vantagens obtidas pelas empresas. Listamos e explicamos cada uma delas aqui:

Integração entre clientes, empresa, fornecedores e parceiros

integração de sistemas e, com isso, a melhoria da comunicação (seja interna ou externamente) é uma das qualidades marcantes dos sistemas colaborativos. Os canais serão mais amplos e seus acessos facilitados, como também a qualidade de atendimento será elevada, maximizando a confiança entre as partes.

Gerenciamento de tarefas

Os softwares concedem uma visão ampla das demandas e do fluxo de trabalho, além de melhorar gerenciamento de tarefas por meio de funcionalidades como:

  • delegação de tarefas;
  • controle de pendências por projeto;
  • estabelecimento de níveis prioritários entre as tarefas;
  • acompanhamento de prazos na conclusão dos projetos;
  • organização das operações.

Gestão de conhecimento

Todos os documentos e informações da companhia serão centralizados em uma plataforma, dessa forma, as equipes de diferentes setores terão acesso simultâneo aos dados relevantes sobre o negócio.

Essa qualidade torna os registros mais seguros, elimina a ocorrência de perdas de documentos, torna os registros e o acesso às informações mais fácil, reduzindo burocracias.

Minimização de custos

Como as informações são unificadas, haverá uma relevante redução de gastos com recursos e tempo com telefonemas, impressões, deslocamento de papelada entre outras atividades burocráticas.

Relatórios inteligentes

O sistema gera automaticamente relatórios e gráficos com dados quantitativos e qualitativos sobre a produtividade, recursos, despesas, custos, receitas, satisfação dos clientes e outros inúmeros elementos relevantes para a tomada de decisão pelos administradores.

Desafios no uso desses sistemas

É importante saber que o administrador se deparará com certos desafios que deverão ser superados para que seja possível aproveitar todos esses benefícios:

  • dificuldade dos colaboradores para se adaptarem às mudanças;
  • requer um processo longo para a transformação da empresa;
  • necessidade de conscientização do trabalho em equipe dos funcionários, gestores e administradores;
  • rejeição de determinados colaboradores para adotar a horizontalidade da gestão.

Para superar esses entraves, o administrador deve ter uma visão moderna e ampla sobre o negócio, conscientizar os demais gestores sobre a importância dos Sistemas Colaborativos e, por fim, marcar reuniões com seus colaboradores e orientá-los sobre as mudanças e expor seus benefícios.

O atrito pode, sim, existir. Mas não deve ser um desmotivador para a adoção dos sistemas colaborativos e mesmo da colaboração em si.

Exemplos de softwares colaborativos

Trello

Trello é um aplicativo KanBan, sua função é aprimorar a linha de produção por indicadores visuais e editáveis de todo o fluxo de trabalho. Todos os colaboradores saberão quais atividades são prioritárias, o andamento de cada projeto, entre outros dados que maximizam a eficiência de produção.

Agendor

Agendor consiste em uma plataforma CRM (sistema de gestão de relacionamento com o cliente) que extrai todo o potencial de seus vendedores, aumentando suas vendas e a taxa de fidelização. Esses benefícios são garantidos com funcionalidades como:

  • fornece à equipe avisos sobre compromissos, tanto por e-mail quanto pelo programa;
  • acompanhamento do funil de vendas por relatórios precisos e transparentes;
  • cadastro de clientes, parceiros e fornecedores por nuvem;
  • entre inúmeras outras funções indispensáveis.

Introduce

Plataforma ampla, a Introduce garante diferentes produtos que atendem variados segmentos do mercado por meio de soluções tecnológicas. Entre as principais soluções estão:

  • segurança digital: arquitetam-se estruturas para garantir mais segurança e confidencialidade ao negócio, também melhora a produtividade e garante maior disponibilidade de serviços simultaneamente;
  • sistemas inteligentes: cria e parametriza sistemas que integram ambientes corporativos, salienta-se que eles são personalizados para atender às demandas da companhia;
  • gestão e consultoria: auxilia na gestão de projetos, ganho de produtividade, controle, segurança, documentação e outros fatores que permitem o desenvolvimento da empresa.

Sing

Essa organização oferece um software com uma ampla gama de funcionalidades, como controle de processos de comunicação interna e externa, prevenção de crises, comunicação focada nas mídias sociais e muito mais.

iClips

Software completo para uma boa gestão de agências de comunicação, iClips garante todas as qualidades e benefícios listadas neste artigo, como o aprimoramento do fluxo operacional, a automatização de processos, a garantia de segurança nas ações, o auxílio na gestão de resultados etc.

Os sistemas colaborativos são a tendência tecnológica que está dominando o mercado. Sabendo utilizá-los corretamente, de acordo com as necessidades reais de sua empresa, os resultados serão visíveis a curto prazo.

Empreendedores que os implementarem em seus processos obterão saudável desenvolvimento no mercado, destaque perante seus concorrentes e podem até mesmo se tornar referência.

Há outras estratégias que podem auxiliar no crescimento do seu negócio, como as metodologias ágeis. Entenda aqui como elas transformam positivamente a gestão de equipes!

Cofundador do TransformaçãoDigital.com.

Eduardo Wolkan é bacharel em Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), com ênfase em marketing e comportamento do consumidor. Entusiasta do meio digital e fascinado pela internet, fez do hobby sua profissão e hoje atua com projetos de transformação digital para empresas tradicionais.