Muitas agências digitais nascem e conquistam clientes com base no talento de um ou dois fundadores. De inicio, uma estrutura pequena e enxuta pode ser uma vantagem competitiva para inserir o negócio no mercado, mas logo surge o desafio de montar times eficientes e aumentar a produtividade em agências.

Passado o primeiro estágio, o crescimento pode ser interrompido por falta de braços. Ao mesmo tempo, esse momento é uma oportunidade de valorizar a especialização e agregar competências.

Porém, isso não significa que os negócios que já nascem mais estruturados não dependam dessas capacidades conforme ampliam o seu mercado de atuação.

Seja qual for o seu caso, neste texto vamos pensar a questão no contexto atual da Transformação Digital e relacionar detalhes sobre montar times eficientes em agências. Preparado?

Os desafios em montar times eficientes em agências

A Transformação Digital não exclui ninguém do processo e não seria diferente com as agências. A realidade mudou e, do mesmo modo que ocorre em outras empresas, é preciso se adaptar para atender as demandas desse novo contexto.

Antes era raro uma empresa contar com a contribuição de um diretor digital ou até mesmo os profissionais de sucesso do cliente, por exemplo. Hoje, essas funções se tornaram essenciais.

Vejamos outras características marcantes em times eficientes:

Alguns dados

Uma pesquisa da SalesForce identificou dois atributos-chave nas equipes de alto desempenho:

• Foco na conexão entre as experiências dos clientes;
• capacidade de ampliar os limites da personalização com inteligência artificial (IA). 

Sendo que a flexibilidade e o comprometimento com a mudança as complementam.

O cliente da agência e o consumidor final (cliente do cliente) espera poder usar qualquer canal de forma alternada e obter uma experiência consistente, coerente e acolhedora. As equipes de alto desempenho sabem como integrar seus esforços em todos os canais da empresa e nos canais dos clientes que atendem.

Além disso, de acordo com outro relatório, 52% dos consumidores se dizem propensos a trocar de marca se não puderem contar com uma comunicação personalizada, o que depende de conhecimento sobre o cliente, sua jornada de compra e o comportamento que ele assume em cada canal.

Ou seja, trata-se do uso de dados que permitam a personalização. E nada como a Inteligência Artificial para encontrar correlações e, em seguida, usar essa percepção para prever as preferências do cliente e criar uma experiência personalizada — de forma escalável e ágil.

Para reforçar a importância de superar esse desafio, uma pesquisa da Salesforce revelou que 75% dos clientes esperam que, até 2020, as empresas antecipem suas necessidades e façam sugestões relevantes antes de um contato. Traduzindo, a eficiência, antes de mais nada, está ligada a antecipar demandas e corresponder a expectativas que ainda estão sendo construídas.

O ambiente organizacional e os processos para reter talentos

Um dos desafios que precisam ser superados é a migração de uma estrutura enxuta para uma equipe especializada — que mencionamos na introdução. Isso porque será preciso replicar a qualidade do trabalho em uma escala maior.

É um cenário no qual a quantidade de clientes aumentou e os responsáveis não conseguem mais dar conta da demanda de trabalho de forma a manter o crescimento.

No entanto, eles ainda conhecem os clientes, seguem diretrizes, valores e princípios muito claros, além de saberem exatamente o que precisam fazer para entregar os resultados.

Por isso, será preciso garantir que os novos membros da equipe absorvam a cultura da agência e dominem um método eficiente de trabalho. Em um primeiro momento a cultura costuma não estar descrita claramente, uma vez que é do domínio da equipe fundadora.

Como agregar competências para suprir as demandas dos desafios?

Encontre as pessoas certas

Uma maneira de avaliar se você tem as pessoas certas é levar em consideração o tamanho da equipe e levantar as habilidades técnicas, de colaboração e de produtividade dos colaboradores:

• habilidades: garanta que sua equipe concentre as habilidades técnicas, o conhecimento e a experiência que os seus clientes precisam;
• cultura: os membros da equipe também devem ter a personalidade, o propósito e estilo de trabalho para se adequar à cultura da agência;
• tamanho da equipe: de acordo com a carga de trabalho e as especialidades demandadas pelos clientes.

Crie os processos ideais

Para que a equipe possa ser produtiva e eficiente, você precisa definir claramente as expectativas.

Equipes eficazes contam com:

• Metas tangíveis, realizáveis e desafiadoras;
• prazos e cronogramas de produção;
• controles de produtividade e contrapesos.

Equipes criativas são essenciais e podem ser a diferença entre uma entrega medíocre e uma entrega excepcional. Entretanto, você não pode ignorar a necessidade de um processo definido, de uma direção qualificada, do respeito aos prazos e, claro, de manter o foco para tudo isso ser possível.

Exerça a liderança

Os melhores líderes são inspiradores. Eles são capazes de engajar equipes em torno de um propósito e criar sinergia.

Além disso, precisam saber identificar os momentos de agir, apontando um caminho quando as pessoas estão em dúvida e quando devem se abrir para ouvir opiniões.

O trabalho precisa ser concentrado em:

• Comunicação aberta entre os membros da equipe e a gerência;
• abordagens que envolvem a equipe na solução de problemas;
• criação de um ambiente de inovação: as pessoas precisam de liberdade para errar e apoio para fazer o seu melhor;
• entendimento holístico do workflow e processos da agência.

Crie o ambiente certo

Contudo, o ambiente ideal não depende apenas dessa liberdade. Ele envolve a cultura e o local de trabalho.

Do mesmo modo que o design dos ambientes digitais precisa ser capaz de contribuir para uma melhor experiência do cliente, o do local de trabalho precisa facilitar a produção, a interação, a comunicação e a criatividade do funcionário.

Além disso, essa estrutura inclui acesso às ferramentas certas dentro e fora do escritório, flexibilidade para trabalhar em casa ou no local em que a inspiração surgir.

Os objetivos e prazos de cada tarefa são importantes e já limitam a criatividade, se compararmos o processo ao de um artista, por exemplo. Por isso, qualquer outro entrave que possa ser evitado deve receber atenção.

Desenvolva a visão correta

As pessoas se mobilizam e se unem em torno de projetos que se baseiam em propósitos comuns. Elas precisam compreender e aceitar os grandes objetivos da agência e de cada projeto.

A integração de dados e dos canais é fundamental no marketing hoje, mas ela começa nas pessoas.

Concluindo, montar times eficientes em agências implica em identificar as demandas do cenário atual, o que inclui incorporar tecnologias e ferramentas, capacidades digitais e a criação do ambiente ideal.

Dessa forma, os clientes vão conseguir se comunicar bem e a agência vai conseguir entregar uma boa experiência para clientes e, em seguida, os consumidores de seus clientes.