A transformação digital na advocacia já é uma realidade e vimos muitas mudanças nos últimos tempos. Contudo, alguns escritórios ainda têm dificuldades na hora de se modernizar.

Com custos de manutenção cada vez maiores, a tecnologia pode ser uma saída simples para evitar a sobrecarga de gastos e melhorar a produtividade do time do escritório.

Neste post, vou mostrar para você o papel da transformação digital na melhoria do funcionamento de um escritório de advocacia e quais ferramentas podem ser utilizadas nessa mudança. Confira:

Os custos de operação de um escritório

Os escritórios de advocacia estão cada vez mais custosos. São várias despesas mensais para manter a operação de uma empresa jurídica convencional.

Dentre os principais pontos podemos elencar o custo de aluguel de um espaço, a manutenção do ambiente e limpeza, os custos de energia elétrica, a infraestrutura de TI, a água e a internet, além de vários outras despesas.

Além disso, um escritório tradicional também exige alguns gastos extras dos colaboradores, como deslocamento e estacionamento, assim como alimentação durante o horário de trabalho.

Quando falamos em grandes centros, esses custos podem aumentar ainda mais, tornando inviável a manutenção de um grande escritório. Com o surgimento das lawtechs, e maior concorrência por clientes, cobrir todas essas despesas é um desafio.

Transformação digital na Advocacia

A tecnologia surge, então, como uma esperança no horizonte, transformando a maneira como o escritório pode atuar e trazendo inovação para um setor tão avesso à mudança.

São várias ferramentas e aplicações que permitem melhorar os processos internos de um escritório, minimizando custos e garantindo maiores resultados, além de demandar equipes menores e sustentáveis. Entre essas soluções, podemos destacar:

Automação de gestão

A falta de pessoas especializadas em gestão é um problema e, por conta disso, a administração de um escritório pode ser uma das maiores dificuldades encontradas. Já a automação de diversas atividades administrativas, permite que a sua equipe possa se concentrar no negócio, sem distrações causadas por problemas de gestão.

Entre as principais funcionalidades de ferramentas para gestão de escritórios de advocacia, como a Advbox, estão:

• • armazenamento de documento — é possível armazenar em um local digital e seguro diversas informações acerca de clientes e processos;

• • arquivo digital de casos — fornece o rápido acesso a versões digitais de arquivos e documentos, agilizando a leitura e a verificação de qualquer aquivo e garantindo maior eficiência;

• • agenda geral — cria uma agenda completa com lembretes, evitando, assim, atraso de petições, perda de compromissos ou prazos estabelecidos previamente. Cada tarefa pode ser associada ao seu respectivo processo dentro da plataforma;

• • automação do relacionamento com o cliente — o AdvBox emite notificações de forma automática aos clientes a cada movimentação do processo, melhorando a comunicação e agilizando o atendimento;

• • gestão de tarefas — é possível delegar e visualizar o andamento de tarefas, controlando totalmente a equipe e criando um panorama geral da produtividade alcançada;

• • gestão financeira — a plataforma também conta com um gerenciador financeiro completo, com a geração de relatórios que possam auxiliar o gestor a entender seus custos e receitas;

• integração com tribunais — por meio de uma integração direta com os sites dos tribunais, é possível acompanhar as movimentações de processos sem ter que realizar uma consulta direta, agilizando essa tarefa.

Automação de marketing

O marketing dentro de escritórios de advocacia sempre foi algo negligenciado. Muitas vezes, o nome construído no mercado era o que bastava para que os clientes procurassem seus serviços.

Contudo, a tecnologia e a popularização da internet mudaram esse cenário, e hoje qualquer pessoa pode realizar uma consulta simples na rede em busca de respostas para as suas perguntas.

Sendo assim, já não basta manter um nome no mercado, é preciso criar uma presença digital forte e que seja reconhecida na internet e nas redes sociais. Para isso, soluções de automação de marketing, como o RDStation são essenciais.

Essa ferramenta é capaz de automatizar todas as ações de marketing como publicações nas redes sociais, compra de mídia paga, entre outras demandas que seu escritório possa ter.

Além disso, uma das principais vantagens apresentadas pela plataforma é a medição do retorno em termos de negócios fechados e receitas de cada uma de suas ações de marketing.

Sendo assim, você pode entender melhor quais são as atitudes que funcionam ou não para o escritório, além de garantir que leads de qualidade serão atraídos por cada uma de suas estratégias de marketing.

Atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente também é algo que pode ser facilitado por meio da tecnologia, afinal, com a evolução da comunicação, já não é preciso exigir que os consumidores se desloquem até o escritório para obter alguma informação.

Ferramentas como Skype e Hangouts podem ser utilizadas para reuniões por meio de videoconferência, permitindo que não apenas os clientes estejam em qualquer lugar como também os colaboradores, contribuindo para o home-office.

Dessa forma, incrementa a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo a necessidade de deslocamento e permitindo que eles cumpram com as atividades em suas casas.

Além disso, a necessidade de um grande escritório já não existe, pois boa parte dos colaboradores não estará presente todos os dias. Pode-se implantar um modelo de trabalho de rodízio, por exemplo, aproveitando melhor o espaço do escritório.

Gestão de RH

A gestão de RH é outro ponto que também pode ser melhorado por meio da aplicação da tecnologia, sendo que softwares de gestão, como o AdvBox, já apresentado, podem auxiliar nesse controle.

O modelo de trabalho baseado em horas já não cabe mais no mundo digital, sendo que a realização de tarefas e a produtividade são muito mais importantes do que colaboradores de corpo presente.

Além disso, a flexibilidade de horário garante uma maior qualidade de vida aos funcionários do escritório, que têm mais tempo para suas atividades de lazer e podem se concentrar melhor em suas responsabilidades, pois estão mais satisfeitos.

A Transformação digital na Advocacia veio para ficar e cada vez mais vamos ver modelos modernos de escritório surgindo. Aquela imagem clássica de várias baías de trabalho em um ambiente barulhento tende a sumir.