Responda rápido: você sabe quanto o seu time comercial vai vender nos próximos meses? Não vale chutar, o que você disser deve ser embasado na realidade e não em números que você não sabe de onde saíram. Encontrar esta resposta é o que chamamos de forecast de vendas!

Como o nome já diz, o forecast de vendas ou sales forecast é o processo de prever as vendas futuras de uma empresa. Este cálculo é feito com base em estudos de tendências de mercado e análises profundas dos dados internos dos períodos anteriores. Por isso mesmo, empresas com menos tempo de vida têm maior dificuldade em acertar as suas previsões. O que não quer dizer que elas não devam fazê-las. Muito pelo contrário.

Por esta razão, neste artigo vamos abordar a importância do forecast de vendas para a gestão de um negócio e, é claro, como evitar que esse número seja calculado de forma incoerente com a realidade!

O Sales Forecast e a sua importância estratégica

Com o passar do tempo e de acordo com a experiência adquirida com a produção do sales forecast, mais preciso ele fica. E quanto mais próximo da realidade este número for, maior será a sua capacidade de guiar as decisões estratégicas dos times de marketing e, sobretudo, de vendas.

Este, aliás, é um dos maiores benefícios da capacidade de se prever o quanto a empresa irá vender. Com informações sobre o que ainda nem sequer aconteceu, cria-se a capacidade de solucionar falhas antes mesmo que elas aconteçam. Um forecast de vendas bem executado ajuda as companhias a gerenciarem suas equipes e seu fluxo de caixa e recursos, inclusive permitindo realocações de verba se necessário.

O processo de vendas como um todo pode ser revolucionado pela previsão de resultados. Baseado nela, o time de gestores pode até mesmo redefinir as metas dos representantes comerciais ou talvez perceber a necessidade da contratação de um novo membro para o time, por exemplo. Tudo isso, claro, com a maior antecedência possível.

No caso da chegada de um novo vendedor, por exemplo, com sua contratação prevista em acordo com o forecast de vendas, ele teria tempo de se adaptar ao produto ou serviço vendido, às políticas da empresa e à nova rotina antes de receber uma grande meta. Neste caso, é claro que o trabalho será muito melhor executado do que se ele fosse contratado às pressas, por uma necessidade emergencial.

Quando o forecast de vendas não funciona?

Sempre é importante ressaltar que não existe uma fórmula milagrosa para se calcular a previsão das vendas. Cada companhia tem as suas peculiaridades que exigem que ela encontre o método que faça mais sentido internamente e, ainda, que o adapte para as suas necessidades.

Por exemplo, desenhar o forecast de vendas a partir do estágio de funil dos negócios é indicado para quem já tem um processo comercial bem estruturado, com um funil de vendas maduro e coerente. Ou seja, ele não é o mais adequado para empresas mais jovens ou que passaram por uma reestruturação grande de portfólio recentemente.

É papel do gestor encontrar a metodologia adequada ao seu time. Também cabe a ele saber que estará sempre lidando com uma previsão. Por mais precisa que ela seja, sempre será apenas uma estimativa sujeita a falhas e mudanças. E existem alguns motivos para o forecast de vendas não estar funcionando na sua empresa, que devem ser mapeados continuamente e considerados em revisões frequentes de sua previsão de vendas. Veja abaixo:

01. O método usado para construir o forecast de vendas não é adequado

Como já mencionamos neste artigo, para o seu forecast de vendas ter sucesso, é essencial que o método de cálculo seja adequado para o seu público interno e externo. A previsão criada por meio de um pipeline de vendas guiado por oportunidades, por exemplo, é adequada somente para times de vendedores que trabalham integralmente as oportunidades, do começo ao fim da venda.

Já a previsão de vendas a partir das características dos negócios é mais adequada para aquelas empresas que tenham definido qual é o perfil do seu cliente ideal e essa informação possa exercer uma grande influência na negociação.

Por exemplo, se o produto se adapta melhor a um determinado segmento ou se tem um ticket médio muito específico, isso já ajuda a determinar quando uma venda tem mais ou menos chances de ser efetivada. Ao saber que você tem mais chances de vender para um determinado tipo de cliente, é natural que você dê mais atenção a ele. Isso já é o forecast “agindo”.

Algumas companhias optam por prever as vendas a partir da origem de seus negócios, observando de que lugar chegam as negociações. Este método é adequado quando mais de um canal de prospecção de novos clientes é utilizado, seja ele mídia paga, inbound, cold calls e quaisquer outros.

Fica claro que existem diferentes métodos de se calcular o sales forecast. Se você errar a escolha de qual utilizar, as chances de a sua previsão estar errada crescem. Além disso, é importante frisar que nada impede que você utilize mais de uma variável no seu cálculo. Pelo contrário! Isso pode até aumentar a precisão da sua previsão. Contudo, é preciso ter cuidado para não tornar o cálculo excessivamente complexo, sobretudo quando a sua empresa ainda não tem muita experiência com a construção de um forecast.

02. Falta de dados

O verbo “achar” não pode chegar nem perto de um forecast de vendas. Para aumentar a precisão da previsão, ela precisa ser baseada em números concretos e fatos. Isso não inclui, por exemplo, o tamanho da oportunidade e a data estimada do fechamento de contrato, já que eles estão sujeitos à mudança.

A solução é utilizar o próprio histórico de CRM a seu favor. Reúna todos os números de anos anteriores para identificar, por exemplo, o quanto cada oportunidade permanece em cada estágio do funil de vendas, quanto tempo ela demorou para chegar até ali e o quanto levou para seguir com a negociação. A partir de dados como esse, você será capaz de enxergar um padrão e desenvolver um forecast mais preciso.

Quanto melhor definidos forem cada um dos passos do funil de vendas, melhor será a qualidade das informações. Por consequência, isso irá gerar os melhores dados que poderão ser usados para prever as vendas.

Isso não quer dizer que os instintos do vendedor devam ser completamente ignorados, afinal, é ele quem está conduzindo uma negociação de perto. Mas a capacidade intuitiva de se prever quando uma oportunidade será convertida em venda não deve jamais substituir estimativas baseadas em dados concretos.

03. Incapacidade de mapear o processo de vendas

A resolução é simples: como qualquer membro da equipe será capaz de mapear os próximos passos e fazer previsões se o processo de vendas não é mensurável?  

Quando não existe uma definição precisa sobre o propósito de cada etapa do funil de vendas, a tendência é que oportunidades sejam movidas de forma aleatória, sem critérios muito claros. Isso acaba poluindo os dados e, consequentemente, dificultando a execução de um sales forecast de qualidade.

O input de informações no CRM precisa ser feito de maneira precisa para que todo o resto funcione. E para que isso realmente aconteça, o time precisa saber quando e o que faz cada oportunidade mudar de etapa.

Vale ressaltar: os dados imprecisos não apenas impossibilitam a previsão, como têm alto potencial de prejudicar a venda em si com abordagens inadequadas, cedo ou tarde demais.

Os gates (ou portões) que definem cada avanço de um potencial cliente em um pipeline de vendas devem ter regras claras. Sem uma boa metodologia de qualificação de negócios e um processo com etapas intangíveis, todo o trabalho será inadequado e o produto das previsões poderá ser motivo de frustração.

Muitas vezes o representante comercial se deixa levar pelos bons feedbacks recebidos durante um telefonema ou qualquer outro contato com uma oportunidade. Se as etapas não forem bem determinadas, ele pode naturalmente se deixar levar pelas “emoções” e, novamente, prejudicar a qualidade dos dados que depois irão determinar a previsão das vendas.

A relação entre o forecast de vendas e a jornada do cliente

Em resumo, se o seu forecast de vendas não está funcionando, aqui pode estar a resposta mais provável: o processo de negociação precisa refletir a jornada do cliente, com etapas realistas que sejam um mapa de cada passo percorrido pelo cliente em potencial. Isso permite previsões cada vez melhores no presente e no futuro.

Ao ser bem feito, o sales forecast ajuda na determinação das metas, no planejamento das atividades e na manutenção ou até mesmo mudança de rumos de uma empresa. Para isso, ele precisa funcionar corretamente, o que só acontece quando já nasce bem feito, ou seja, com dados realistas e um bom mapeamento de vendas e a metodologia adequada.