A nota fiscal eletrônica (NF-e) facilitou bastante o registro de entrada ou saída de mercadorias, bem como de realização de serviços. Com a NF-e o envio do documento fiscal, tanto para os órgãos de receita quanto para os clientes, pode ser feito por meio da internet. O preenchimento da nota por sistema próprio para essa funcionalidade também agiliza a contabilidade da empresa, já que é possível criar base de dados dos clientes e, em poucos cliques, adicionar as informações no documento.
Para que o seu negócio tenha um controle eficaz das notas fiscais e possa estar em dia com o fisco, confira as dicas a seguir sobre como emitir a NF-e.
Autorização dos órgãos de receita
Para fazer a emissão da nota fiscal eletrônica, o estabelecimento deve estar habilitado junto aos órgãos de receita, sejam estaduais ou municipais. Vale lembrar que empresas que se dedicam a algumas atividades, previstas em lei, obrigatoriamente devem emitir somente a NF-e, em substituição ao modelo 1 ou 1-A.
Ainda assim, o empresário também pode fazer o cadastramento voluntário para passar a emitir a nota fiscal eletrônica e usufruir dos benefícios desse tipo de documento, como redução dos gastos com papel.
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Software para emissão da NF-e
Depois de conseguir a autorização do órgão de receita para emitir a NF-e, a empresa deve dispor de um software para preenchimento e envio da nota. A Receita Federal disponibiliza um sistema gratuito, mas também há sistemas pagos que são mais intuitivos e agregam outras funcionalidades de gestão financeira. A transferência da nota fiscal eletrônica para os órgãos de receita só pode ser realizada por meio de um certificado digital, que confirme a identidade da empresa e garanta maior segurança para o envio.
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Atenção para os campos de preenchimento
Uma grande vantagem da NF-e é que o tempo de preenchimento de uma nota fiscal se torna bem mais curto. Isso porque é possível cadastrar uma base de dados no sistema, por exemplo, com os dados da empresa (CNPJ, endereço, contatos, produtos etc.) e dos clientes. Assim, quando se vai preencher uma NF-e, basta selecionar na base a informação que se deseja e, automaticamente, o sistema puxa os dados para a nota fiscal.
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O que deve constar na NF-e
Quando for emitir a nota fiscal eletrônica, lembre-se de que esse documento deve conter os dados do emissor e do destinatário, bem como a especificação dos produtos ou dos serviços e dos valores cobrados, além dos dados de frete. No caso das mercadorias, é preciso informar o código NCM, da Nomenclatura Comum do Mercosul.
No campo referente aos impostos, você deve consultar o contador da sua empresa, para saber como fazer o correto preenchimento conforme o regime tributário do seu negócio, como Simples Nacional ou Lucro Presumido. Antes de fazer a transferência da nota para a secretaria da receita, é necessário validar os dados no sistema para ver se estão certos e, em seguida, fazer a assinatura eletrônica.
Emissão da nota fiscal
Se a NF-e estiver correta, a secretaria da receita autorizará a impressão ou o envio do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Esse documento tem uma chave de acesso, com 44 dígitos, que serve para confirmação da autenticidade da nota fiscal no site da Fazenda. Vale lembrar que, se o registro da saída da mercadoria for feito por meio de NF-e, o produto só pode circular acompanhado do DANFE.
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