Processos de RH, como captação, seleção, integração e treinamento de novos colaboradores são complexos por natureza.

Mas, no caso de equipes de vendas, o tempo que se leva para contar com um profissional preparado para trazer novos clientes para o negócio é fundamental.

E quanto mais curto for esse tempo, melhor para a empresa, é claro.

Tanto isso é verdade que o mercado até criou um jargão para esse processo de onboarding de equipes comerciais: rump up de vendas.

Mas, como se diz por aí, “a pressa é inimiga da perfeição”.

Neste post, vamos mostrar como unir as metodologias ágeis com o onboarding de funcionários da área de vendas, o chamado agile onboarding e conseguir resultados rápidos e com muita qualidade.

Você está preparado para o agile onboarding?

Falando assim, parece até que adotar metodologias ágeis para integração e treinamento de vendedores é algo do outro mundo.

Ne verdade, o que é preciso é entender alguns conceitos importantes das metodologias ágeis.

Elas, principalmente a metodologia scrum e um pouco menos na kanban, têm algumas regras e princípios que você precisa dominar antes de começar seu agile onboarding.

E, para isso, nada mais indicado do que conhecer o próprio manifesto ágil.

Você sabe o que é manifesto ágil?

Pouco depois da virada do século, um grupo de desenvolvedores de softwares resolveu reagir à forma como as grandes corporações controlavam seu processo criativo.

Esses profissionais se sentiam engessados com a quantidade de regras e procedimentos que tolhiam o desenvolvimento dos softwares e tornavam o processo lento, caro e improdutivo.

Para marcar sua posição, lançaram um movimento que é conhecido como manifesto ágil. Seu nome completo é Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de Software.

Segundo ele, para se conseguir desenvolver softwares de maneira eficaz é preciso valorizar:

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
• Software em funcionamento mais que documentação abrangente
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
• Responder a mudanças mais que seguir um plano

Dentre seus 12 princípios, podemos destacar um que traduz de forma bastante clara seus valores, veja:

“Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente, através da entrega adiantada e contínua de software de valor”.

Com o tempo, as metodologias ágeis se mostraram tão eficazes que passaram a ser adotadas também no desenvolvimento de produtos e serviços, no gerenciamento de projetos e equipes, no marketing (o chamado agile marketing) e em diversas outras áreas, inclusive em RH, como é o caso do agile onboarding em vendas, que vamos detalhar mais adiante.

Conheça alguns nomes e procedimentos básicos das metodologias ágeis

Antes de mergulharmos a fundo no processo de agile onboarding de funcionários de vendas, é importante conhecer alguns termos usados nas metodologias ágeis.

Eles serão bastante úteis para você entender com mais facilidade o agile onboarding.

Pequeno glossário de termos ágeis:

• Product Owner: evidentemente esse nome tem origem no desenvolvimento de softwares. não faz muito sentido para o onboarding. Nas metodologias ágeis, principalmente no scrum, define-se um dono do produto que deve zelar para que tudo que for feito durante o projeto reverta em valor para o cliente. No caso do onboarding de funcionários, ele deve zelar para que as ações revertam em conhecimentos para os novos colaboradores que sejam também úteis para a empresa e levem rapidamente a uma alta performance em vendas.
• Iterações: são pequenos avanços incrementais que devem ocorrer aos poucos para garantir que estejam de acordo com o desejo dos clientes. Cada pequeno avanço é testado, de preferência com os próprios clientes, para se assegurar de que realmente agregam valor. No caso da integração de novos funcionários, deve-se avaliar, depois de cada treinamento ou dinâmica de grupo, se elas realmente foram absorvidas pelos novos colaboradores.
• Sprint: as metodologias ágeis não tem esse nome por acaso. O objetivo é atingir ótimos resultados o mais rapidamente possível. Por isso, o termo sprint cai como uma luva para denominar cada etapa do projeto. Um sprint deve ter um tempo determinado e, geralmente, é de duas semanas.
• Backlog: trata-se de um repositório de todas as tarefas que devem ser realizadas em determinado sprint. Elas são definidas pelo dono do produto e gerenciadas por ele, que as delega para o resto da equipe.
• Reuniões diárias: no final de cada dia todos os integrantes do projeto se reúnem para relatar suas experiências, se tiveram alguma dificuldade, se conseguiram fazer o que pretendiam, o que pretendem fazer no dia seguinte e se precisam da ajuda de mais alguém no grupo para isso. Essa reunião não deve ultrapassar muito mais que 20 minutos. Mais adiante, mostraremos como adaptar esse procedimento para um agile onboarding.
• Retrospectiva: ao final de cada sprint, existe outra reunião, bem mais longa, em que os participantes avaliam tudo que foi conquistado, aprendizados que tiveram, desafios que superaram e o que podem levar disso tudo para tornar o próximo sprint ainda melhor e mais ágil.

Depois desse verdadeira seminário sobre metodologias ágeis, está mais do que na hora de começarmos a desenvolver nosso método de agile onboarding.

Vamos lá?

Com criar e conduzir um processo de agile onboarding de vendedores

Como você viu, a metodologia ágil tem origem no desenvolvimento de produtos digitais,

Por isso, para usá-la na gestão de talentos, especificamente na integração de novos vendedores, é importante encarar todo ciclo de onboarding de vendedores como um produto ou serviço oferecido a empresa para capacitar seus vendedores o mais rapidamente possível.

Imagine que você é responsável por esse trabalho, como um consultor. desenvolva cada etapa desse processo, crie apresentações, manuais e treine seu pessoal seguindo as etapas que vamos apresentar.

01. Escolha um “dono” do processo de agile onboarding

Pode ser que você mesmo seja essa pessoa, dependendo do cargo que ocupa na empresa.

Mas lembre-se que se trata de um trabalho conjunto entre vendas e recursos humanos, eventualmente até marketing.

Por isso, escolher um profissional que tenha conhecimentos e bons relacionamentos nas três áreas envolvidas talvez seja uma boa ideia.

Leve em conta que é preciso nomear um líder para evitar que o processo saia do rumo. E esse líder será o responsável por garantir que o aprendizados dos novos vendedores está sendo útil e evoluindo mais a cada dia.

Além disso, é ele quem delegará as tarefas e definirá o que precisa ser feito.

02. Defina quais serão os sprints

Quais são os processos de vendas fundamentais que os vendedores de sua empresa precisam dominar?

Que softwares usam?

Além disso, como conseguem uma conta de e-mail? Em que posto de trabalho estarão alocados? Como funciona o plano de saúde? A empresa tem um refeitório ou fornece cartões para refeições?

E não se esqueça de passar a cultura, a missão, a visão e os valores da empresa.

Divida cada um desses temas em sprints. O ideal é começar com a história e cultura da empresa; depois a parte burocrática; seguida do entendimento dos diferenciais e posicionamento da empresa e, por fim, as técnicas de vendas usadas, prospeção, abordagens, visitas etc.

03. Determine o backlog de cada sprint

Cada sprint terá uma relação de tarefas que precisam ser realizadas. Podem ser palestras, visitas guiadas, treinamentos online, presenciais ou práticos, dinâmicas, avaliações e muitas outras.

Lembre-se que as tarefas de cada sprint vão evoluir com o tempo. Cada leva de novos colaboradores terá um agile onboarding levemente diferente.

Afinal, você também pode usar a metodologia ágil para isso: tornar cada novo agile onboarding de vendedores ainda melhor que os anteriores.

04. Como fazer reuniões diárias em agile onboarding

Um ponto importante que pode ser aproveitado em um agile onboarding é reunir o grupo a cada final de dia e discutir o que aprenderam, o que acharam dos treinamentos e das dinâmicas e se ficaram com algumas dúvidas.

Além de ajudar a melhorar os próximos processos de integração e a definir melhor as tarefas do dia seguinte, esse tipo de reunião cria vínculos entre os vendedores, faz com que comecem a trabalhar de forma colaborativa, se conheçam melhor e até se inicie a identificação de futuros líderes.

05. Como conduzir retrospectivas a cada sprint de onboarding

Ao final de cada sprint você pode realizar uma pequena cerimônia, como uma entrega de certificados, por exemplo, e estimular os colaboradores a se aprofundarem nas discussões e trazerem feedbacks valiosos sobre seus aprendizados e de como melhorar seu processo de agile onboarding de vendedores.

Conclusão: não se apegue ao método, mas aos resultados

As metodologias ágeis começaram com o desenvolvimento de softwares e hoje são usadas até para onboarding de vendedores.

O importante é entender que o objetivo é conseguir os resultados esperados rapidamente, com agilidade, criatividade, muita colaboração e trabalho em equipe. Não se torne um escravo do método e de suas nomenclaturas.

Adapte para a realidade de sua empresa e foque seus esforços em melhorar a cada novo processo de onboarding!