Kanban, a metodologia ágil que define prioridades

Entenda o que é Kanban e como ele pode melhorar a eficiência de sua gestão

Já teve aquela sensação de estar perdido no meio de várias tarefas? Nessa situação você será incapaz de progredir no trabalho, pois não conseguirá se concentrar em apenas uma delas, finalizá-la e partir para outra. Existe uma metodologia ágil criada especialmente para solucionar esse problema: o Kanban.

Esse sistema é amplamente utilizado pelo mundo no Workflow (fluxo de trabalho) de empresas. A Agile Connection informa que as companhias conseguem aumentar sua produtividade em mais de 300% ao começar a usar o Kanban.

Entenda agora o que é essa técnica, como ela se opera, suas vantagens, desvantagens e como aplicá-la em sua empresa.

O que é Kanban?

É um sistema que representa visualmente as ações dos trabalhadores e administradores de uma empresa. O fluxo de trabalho é visualizado de forma geral, todos os envolvidos poderão ver quais tarefas estão em que estágio produtivo, quantas são, quais estão prontas, defeituosas etc.

A filosofia principal dessa metodologia é a eliminação de ações e funções desnecessárias nos processos internos. O Kanban possui seis práticas que permitem que esses objetivos sejam alcançados:

  • possibilita a visualização do workflow;
  • limita a quantidade de trabalho em andamento;
  • gerencia e mede o fluxo de trabalho;
  • torna todo o processo explícito;
  • permite a identificação das preferências dos consumidores;
  • reconhece oportunidades de melhorias.

Como ele surgiu?

Nos anos 60, a Toyota passava por um momento crítico, pois sua produtividade era ineficaz em comparação aos seus concorrentes americanos.

Diante desse fato, o engenheiro e empresário Taiichi Ohno passou a observar o sistema de reabastecimento nos supermercados, ele percebeu que os colaboradores apenas colocam os produtos nas prateleiras quando estavam perto de esgotar.

O empresário desenvolveu o sistema Kanban (que significa cartão ou sinalização em japonês) para passar a trabalhar sob a mesma lógica dos supermercados. A empresa passou a maximizar a sua produtividade, ao começar produzir uma peça após a anterior já ter sido vendida.

Como essa metodologia funciona?

Na prática a estratégia é comumente aplicada sobre um grande painel (board), onde post-its de diversas cores são colocados e movidos em diversos espaços setorizados. Também é possível aplicá-la por softwares ou outras ferramentas.

O gestor Kanban estipula em colunas as etapas dos processos da companhia em um quadro, as tarefas são quebradas ao máximo e separadas por cards (representação visual). São definidas as prioridades das tarefas, que serão o foco principal de toda a equipe.

Faz-se importante saber que o Kanban se divide em duas categorias: de produção e movimentação.

Kanban de produção

Autoriza a fabricação ou montagem de um lote de itens, geralmente é aplicado no começo da linha produtiva e indica a quantidade de peças e componentes necessários para iniciá-la.

Os murais são divididos nas seções de “para fazer”, “fazendo” e “concluídas”, dependendo da complexidade do processo, outras colunas são acrescentadas. Cada tarefa será representada por um cartão que contém o que precisa ser feito, prazo final para conclusão e o responsável pela atividade.

A cor do cartão pode representar o andamento, setor responsável ou outro indexador. Quando as tarefas começam a ser realizadas, os cartões são movidos para a coluna seguinte.

Kanban de movimentação

Também chamado de Kanban de transporte, consiste no sinal que indica a movimentação física das peças do processo.

Imagine que a produção de um automóvel em uma indústria siga os seguintes passos: montagem, pintura e acabamento. O gestor impõe a regra que somente quando a 5ª unidade concluir a primeira etapa será autorizada a montagem de mais cinco.

Dessa forma, a produção será proporcional ao ritmo de consumo de recursos, eliminando gastos desnecessários e falhas procedimentais.

Quais são os seus benefícios?

Os ganhos na produtividade, eficiência e desempenho derivam da representação visual das tarefas, pois de acordo com a Business2Community, o cérebro humano processa imagens 60 mil vezes mais rápido que um texto. A partir dessa informação, os processos internos obterão vantagens como:

  • melhor comunicação entre a equipe;
  • mais disciplina;
  • redução do desperdício de recursos;
  • mais organização na rotina de trabalho;
  • redução de erros, atrasos, retrabalhado etc.;
  • abreviação dos ciclos de desenvolvimento.

E suas principais desvantagens?

Percebe-se que o Kanban funciona perfeitamente em um sistema de produção em série, portanto, caso hajam pedidos inesperados, uma demanda instável ou emergêncial que cause abalos na rotina programada, todo o esquema sofrerá impactos negativos.

Quais são os desafios para sua aplicação?

Os maiores obstáculos para o aproveitamento do Kanban consistem na falta de disciplina dos colaboradores em cumpri-los e na falta de uma cultura organizacional.

É fundamental que todos entendam a importância dessa estratégia e conheçam os seus benefícios. Para isso, marque reuniões e instrua seu pessoal sobre o conceito da metodologia, qual sua finalidade, funções, vantagens e também explique por que é preciso que todos a aceitem e utilizem.

Como posso fazê-lo na prática?

O gestor pode adquirir painéis e montar Kanbans físicos, conforme os exemplos mencionados nos itens anteriores. Porém, recomenda-se que sejam adquiridas e implementadas as versões eletrônicas da metodologia. Os softwares são chamados de e-Kanban e agregam ainda mais vantagens ao sistema:

  • elimina falhas humanas, como perdas, extravios e erros nas cores dos papéis;
  • automatiza o controle de itens, eliminando a necessidade de um controle físico do Kanban;
  • integra todos os departamentos em um único Kanban;
  • elimina os custos com materiais físicos;
  • permite total customização, como tamanho e cores das linhas e colunas;
  • pode ser utilizado em dispositivos portáteis, como smartphones.

Percebe-se que o uso eletrônico dessa metodologia consiste em um investimento mais econômico e com retornos maiores que os físicos.

Qual é um bom exemplo de painel?

Trello é um excelente exemplo de Kanban disponibilizado no mercado. O programa é gratuito e permite a construção de painéis, tanto para o interesse profissional quanto pessoal. Sua plataforma permite uma grande customização, como adição de comentários, anexos e mudanças no visual.

Ele pode ser acessado pelos principais navegadores, incluindo o Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer, porém também é possível acessá-lo pelos aplicativos do Google Play, iTunes, Windows 8 e Kindle Fire.

Não é preciso qualquer tipo de instalação, ele ergonômico, intuitivo e fácil de usar, eliminando a necessidade de treinamentos longos e complexos de seus colaboradores. Por essa razão, consiste na opção mais completa e viável no mercado de Kanbans.

O que é Scrum e qual a diferença do Kanban?

Scrum também é uma metodologia ágil para gestão e planejamento, no entanto com a intenção de organizar e gerenciar trabalhos complexos, normalmente é utilizado para o desenvolvimento de softwares.

Nessa técnica, os projetos são divididos em ciclos (sprints) e as funcionalidades do projeto são mantidas em uma lista (product backlog). No início de cada sprint, realiza-se uma reunião com o dono do produto (product owner) para que ele selecione quais itens da lista serão priorizados.

Scrum define processos, papéis e prioridades por meio de cerimônias, enquanto o Kanban é uma metodologia menos estruturada. Ela é modelada de acordo com as necessidades da empresa para aumentar a produtividade e eficiência dos procedimentos da empresa.

Enfim, se você tem a sensação de que a sua equipe não está conseguindo realizar todas as tarefas, ocasionando em erros, retrabalho, falta de comunicação, entre outros problemas, é hora de você investir em metodologias como o Kanban e o Scrum. Assim, você poderá aumentar a produtividade e competitividade do seu negócio.

Gostou das dicas? Aproveite e acesse nosso artigo em que trazemos ainda mais conteúdo sobre metodologias ágeis na transformação digital!