Um roteiro para reestruturar processos em agências digitais

Um roteiro para reestruturar processos em agências digitais

O antigo modelo hierárquico adotado por agências já não tem lugar no mercado dinâmico da atualidade. Por isso, reestruturar processos de agências se tornou indispensável para manter a competitividade no setor.

Essa pode ser uma tarefa complexa e difícil, uma vez que o setor em si é altamente volátil, e a cultura vigente no meio prioriza a criatividade, mesmo que isso signifique sacrificar a eficiência e o foco em resultados.

Então, continue a leitura e confira detalhes sobre a realidade presente das agências e os principais aspectos que devem ser considerados na reestruturação de processos!

A nova realidade das agências

Em essência, as agências continuam sendo iniciativas independentes contratadas para colaborar com a tarefa de conquistar mercado para seus clientes. No entanto, a pressão por reformulação é grande, pois a Transformação Digital garantiu que, agora, esses clientes esperam uma prova de valor mais consistente em termos de resultado.

Os resultados nunca foram tão fáceis de mensurar e, por mais que uma empresa espere que sua marca seja valorizada, essa construção não é mais a tarefa principal. O prestígio ainda é importante, mas enquanto forma de criar autoridade junto ao público, bem como oportunidades reais de negócio.

Nesse contexto, as agências são exigidas nas capacidades de entender sobre o produto dos seus clientes e criar campanhas com foco na criação de uma melhor experiência para o consumidor final. Além disso, espera-se que essas ações ocorram junto a um alto nível de alinhamento com as vendas. Ou seja, tratar a comunicação como uma atividade isolada e independente não é mais aceitável, simplesmente porque não funciona.

Não bastasse isso, os clientes analisam com mais rigor seus contratos para garantir que as margens devidas às agências não sejam exageradas, do ponto de vista deles. Eles esperam que mais dinheiro seja direcionado para a publicidade e menos para cobrir os custos da agência, o que tem contribuído para a desaceleração constante das receitas.

Nessa competição por eficiência, as agências ainda sofrem com a concorrência de consultorias, que souberam oferecer um novo modelo de negócios, mais adequado à realidade presente.

Essa exigência por maior eficiência e custos menores, obviamente, gera grande pressão pela melhora de processos de modo a garantir eficiência e custos menores. Por isso tudo, é tão emergente que os processos passem por reestruturação.

A tarefa de reestruturar processos de agências

Cansado de ler sobre desafio? Então é hora de falarmos sobre soluções!

Talvez a agência busque dados de que não precisa ou envolva intermediários que não agregam valor real ao trabalho. Esse tipo de falha de otimização causa atrasos e aumenta custos. Geralmente, tais ineficiências são relativamente fáceis de identificar, pois são óbvias. As mais comuns costumam ser:

  • coleta exagerada de dados desnecessários;
  • exagerar nos investimentos de produção;
  • baixo compartilhamento de dados;
  • problemas de comunicação;
  • contratação de fornecedores ineficientes.

O importante é buscar equilíbrio nesses fatores. Pouca informação ou um fluxo exagerado de comunicação são tão problemáticos como seus opostos. Isso significa que não basta propor novos processos para as estruturas existentes: a reformulação depende de uma revisão dessa estrutura, de questões de hierarquia ao ambiente de trabalho.

Priorize mudanças com base nos objetivos da sua agência

Os processos definem o que sua agência é. Por isso, eles precisam estar alinhados ao propósito, à missão e à visão do negócio. Se você enxergar os processos como algo mecânico, eles serão exatamente isso, e a agência se tornará qualquer coisa menos uma empresa criativa.

Se o seu objetivo for o atendimento de pequenos negócios, por exemplo, a exclusividade não terá tanta relevância quanto a agilidade e a eficiência. E, por mais que você tenha conhecimento sobre as aplicações ideais do marketing, a maioria dos seus clientes dificilmente estará madura para adotá-las.

Um bom modo de pensar seus processos com base em seus objetivos é usar os seus indicadores como referência. Ao relacionar as principais métricas da agência, será mais fácil desenhar os processos de modo a alcançá-los.

Documente seus processos

Grite alto no meio da agência: a partir de hoje vamos documentar os nossos processos. Os criativos vão se assustar, e os programadores vão brilhar os olhos. À parte dessa divergência entre eles, as agências costumam ser resistentes à documentação de processos. Especialmente porque existe uma crença em torno da ideia de que esse tipo de prática limita a criatividade.

Contudo, os processos só atrapalham quando pensados da forma errada. Documentar e padronizar processos têm a função de garantir que a criatividade flua com atenção a metas de resultado e com agilidade.

Elaborado da forma correta, o processo é libertador. Processos documentados eliminam o tempo gasto para pensar formas de fazer as coisas e permitem que todos se concentrem na criação e nas metas de resultado, da agência e do cliente.

Para garantir que os processos sejam bem-elaborados, é fundamental partir do fluxo do cliente. Faça com que todos os envolvidos documentem os fluxos de trabalho em que operam e use essa informação para entender o funcionamento dos seus processos. Com base nisso, será fácil padronizá-los.

Avalie a maturidade de seus processos

A clareza dos seus processos influencia a qualidade do seu desempenho. A resistência que mencionamos no tópico anterior é um exemplo de imaturidade dos processos. Ela cria a necessidade de elaborar uma metodologia que viabilize o aprimoramento contínuo com o objetivo de padronização.

Diante desse desafio, as agências precisam de mecanismos que permitam uma avaliação periódica do nível de maturidade de seus processos. Assim, elas podem identificar os gargalos e os silos que merecem prioridade de solução.

Compartilhe arquivos e fomente a colaboração

A comunicação é determinante no resultado até de projetos simples. Pequenas falhas de fluxo e ruídos nas mensagens criam problemas sérios para a execução otimizada de processos. Por isso, a comunicação também carece de padronização e de meios adequados para garantir o fluxo ideal, nem exagerado, nem limitado.

Como meio, considere uma plataforma unificada, que centralize e organize a comunicação entre todos os participantes do processo. Isso inclui fornecedores terceirizados, freelancers e clientes.

Essa tarefa pode ser mais complexa do que parece se considerar esses vários envolvidos. Por isso, é aconselhável que a agência promova uma ampla reorganização e trabalhe para a formação de uma cultura de compartilhamento, pois nenhum recurso tecnológico é capaz de garantir um bom fluxo de comunicação. A tecnologia é apenas um meio, mas a ação precisa partir das pessoas.

Integre seus sistemas

A maioria das agências trabalha com uma colcha de retalhos de ferramentas. A atividade multidisciplinar e dinâmica executada pelas agências modernas demanda por sistemas de gerenciamento de processos, projetos, comunicação, faturamento, vendas e gerenciamento de contas, por exemplo. Isso causa três problemas:

  • dados fragmentados em diferentes sistemas;
  • operações poucos perceptíveis do ponto de vista holístico;
  • informações em silos, que limitam o alinhamento entre departamentos.

Por isso, a operação necessita da integração de todos os seus sistemas, de forma a garantir o alinhamento. Quanto mais coesa for a sua operação, maior a visibilidade do negócio, dos projetos e tarefas, o que permite uma visão mais estratégica da operação.

Elabore processos guiados para o crescimento escalável

O crescimento escalável é construído sobre uma base organizacional que permite e facilita a expansão do negócio. Nesse modelo, sistemas, processos e práticas padronizadas contribuem para resolver os problemas de produtividade, comunicação e gerenciamento que aumentam de dimensão conforme a agência cresce.

Sem considerar a capacidade de escala da agência ao elaborar seus processos, o crescimento é limitado pela impossibilidade de assumir novos projetos ou pela perda de controle, ao fazê-lo além da capacidade.

Em resumo, podemos concluir que reestruturar processos de agências é determinante para manter a competitividade e, basicamente, resume-se em avaliar a situação atual, determinar objetivos, documentar, integrar e pensar em termos de escala.

Ajudei?

CEO na iClips

CEO da iClips, com MBA em Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e bacharelado em Administração pela Universidade Federal de Juiz de fora.