A facilidade de interagir com os clientes por meio do avanço tecnológico é um dos fatores que mais influenciam os empreendedores a apostar em um escritório digital. Não basta somente administrar um local, onde há despesas com aluguel, pagamento de contas e impostos, não é mesmo?

Por outro lado, é necessário bom senso e planejamento para a iniciativa atingir os resultados esperados. Dependendo do público-alvo e do segmento de atuação, adotar um atendimento totalmente virtual pode não ser uma opção interessante.

Com o objetivo de ajudá-lo a conquistar clientes por meio dessa modalidade de escritório, destacaremos, neste post, ações para aproveitar melhor as oportunidades oferecidas no mundo online. Confira!

Entenda como colocar o seu escritório digital em destaque

Independentemente da empresa, o e-mail corporativo mostra que existe bom senso na gestão. Por mais que o Gmail seja uma opção interessante, o recomendado é optar por um domínio que identifique a marca de maneira única e diferente da concorrência.

Também é necessário investir em uma identidade visual que permita ao público-alvo reconhecer a sua empresa com facilidade. Opte por uma logo que tenha relação com as atividades exercidas pelo seu negócio.

Se não houver profissionalismo, as possibilidades de chamar a atenção dos clientes diminuem bastante. Outro item que merece ser levado em consideração é o site institucional. Nele, o usuário deve encontrar, com facilidade, as informações sobre os serviços prestados e as formas de contato com a empresa.

A presença nas redes sociais é mais um fator relevante. Muitas internautas usam o Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram e YouTube, por exemplo, para procurar indicações e dados relativos a uma organização.

As mídias sociais são uma excelente alternativa para divulgar o trabalho e conquistar mais visitantes. Use também um blog para educar o target sobre as atividades realizadas e aumentar a sua presença no mundo digital.

Fique de olho na importância da sua infraestrutura

Por outro lado, não adianta ter um marketing de alto nível, caso a infraestrutura tecnológica deixe a desejar. É preciso contar com um bom serviço de Internet para que a comunicação com os clientes seja feita com qualidade.

Todos os componentes da equipe precisam ter computadores e smartphones com recursos para videoconferência. O áudio e as imagens devem estar impecáveis para a interação com as pessoas. A alta disponibilidade para tirar dúvidas ainda proporciona uma grande diferença no atendimento.

A empresa também necessita de um local para encontros presenciais. Um escritório de advocacia online pode utilizar, por exemplo, uma sala da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) ou uma estrutura de coworking, que consiste em um espaço compartilhado com outros empreendedores.

É fundamental investir em uma plataforma que ofereça aos clientes segurança para pagar pelos serviços prestados. Essa ferramenta deve disponibilizar as modalidades de pagamento mais adotadas (débito, crédito, boleto bancário etc). A iniciativa mostra profissionalismo e responsabilidade.

Estes são cuidados que abrangem as empresas comuns. Mas no caso de um escritório digital, essas preocupações são ainda mais importantes. Afinal, o mínimo que se espera de uma empresa online é utilizar os recursos virtuais com maestria.

Conheça as vantagens de apostar em um escritório digital

Os benefícios de adotar os avanços tecnológicos nesse modelo de negócios são consideráveis. No caso de um escritório online, há muitos pontos favoráveis. Pensando nisso, apontaremos alguns deles agora mesmo. Acompanhe!

Reunir informações

Trabalhar com papel exige não apenas um grande espaço para reter documentos, mas também um elevado nível de atenção e organização. Muitos advogados perdem tempo para localizar um processo. Isso prejudica bastante a produtividade e causa um estresse que poderia ser facilmente evitado.

Com um escritório digital, essa situação se torna apenas uma lembrança do passado. Desde que seja utilizado um sistema eficiente para localizar os processos eletrônicos disponíveis, é claro.

Não há mais a preocupação em adquirir armários ou salas para armazenar uma quantidade considerável de documentos. Por meio da computação em nuvem, os dados dos processos podem ser guardados de maneira segura. Além disso, os advogados podem consultar as informações a qualquer hora via web.

Resolver demandas

Com os documentos em papel, o atendimento precisa ser feito em um local devidamente estruturado, não é mesmo? Para um escritório digital, esse aspecto está longe de ser uma preocupação.

Um dos motivos é que o acesso aos dados se torna mais simples. Assim, é necessário contar com um sistema seguro, equipamentos de ponta e uma boa conexão de Internet para prestar atendimento remoto.

Se estiver em uma viagem, um advogado pode tirar a dúvida do cliente de forma muito tranquila e ágil. Isso tem grande influência na qualidade do atendimento. É complicado para qualquer cliente esperar 24 horas, por exemplo, por uma resposta que pode ser dada em poucos minutos.

A gestão do tempo é algo que precisa ser valorizado pelas companhias. Do contrário, elas perderão espaço para as concorrentes. Esse item justifica apostar na tecnologia para a prestação de um serviço ágil e eficiente.

Diminuir despesas

Um escritório digital dispensa gastos com papel, xerox e secretária para o agendamento de reuniões. Também contribui para eliminar custos com mobiliário e aluguel de espaço.

Muitas empresas não conseguem se manter competitivas, porque não dimensionam as despesas de maneira adequada. Por meio da tecnologia, torna-se muito mais simples gerenciar as receitas e os gastos.

Um escritório de advocacia, por exemplo, pode investir em um software jurídico de gestão. Nele, devem estar informações sobre os processos, os prazos de respostas e dados pessoais dos clientes. Esse recurso facilita a administração do negócio e colabora para a produtividade da equipe. Assim, a possibilidade de retrabalho diminui consideravelmente.

A ausência de despesas com luz, telefone e água é mais um ponto a favor do escritório digital. A fim de estruturar sua atividade, o ideal é utilizar ferramentas de marketing para divulgá-lo, contar com um sistema de gestão eficiente, ter profissionais qualificados para trabalhar home office e disponibilizar alternativas de encontros presenciais com clientes.

Quer mais informações sobre como a Transformação Digital pode modernizar o seu escritório? Deixe seu comentário. Será um prazer ajudá-lo a aperfeiçoar os serviços!