Padronizar processos pode ser um termo estranho para quem trabalha com criatividade, pois muitos acreditam que a criação flui melhor em ambientes livres de padrão. No entanto, a padronização é importante para que a criatividade aconteça sem as amarras da burocracia e dos prazos.

Quando os processos são definidos e pensados em termos de produtividade e foco, os criativos não precisam dedicar tempo demais às tarefas burocráticas, por exemplo — o que não ocorre em uma agência que não documenta seus processos e negligencia a sistematização de suas operações.

No início, quando as atividades são desenvolvidas por poucas pessoas, que conhecem os clientes e são talentosas, o trabalho flui. Mas conforme os clientes aumentam como consequência do bom trabalho realizado, torna-se fácil perder o controle. É quando a agência corre riscos altos de que esse processo seja revertido, ou seja, no qual a rotatividade de clientes se torne nociva.

Por isso, para garantir um crescimento escalável e regular, é preciso desenvolver um padrão eficaz de processos. Confira mais sobre os ganhos dessa iniciativa e como utilizá-la!

Quais os benefícios de padronizar processos?

Atualmente, um dos pontos fortes das empresas de sucesso é a capacidade de escala delas. Esse é, inclusive, um critério de elegibilidade presente nas empresas com alta capacidade de atrair investidores, e por motivos óbvios: investir em uma empresa que possa crescer exponencialmente é mais promissor.

Nesse contexto, modelar uma desenvolvedora de software de forma a permitir um crescimento escalável é uma tarefa que precisa de conhecimento e visão, mas em comparação a fazer o mesmo com uma agência, é uma iniciativa relativamente fácil — o que afirmamos apenas em termos comparativos, pois esse objetivo é sempre um desafio.

Contudo, como garantir que a produtividade aumente de forma proporcional a um crescimento acelerado em um empreendimento que depende de criatividade? Como ocorre em uma agência, na qual as pessoas funcionam e produzem de modo particular, em níveis diferentes de qualidade e volume?

Para alcançar um patamar de escala satisfatório, as agências podem elaborar e gerir processos, além de adotar melhores práticas que favorecem o dimensionamento do serviço.

Como consequência, a lucratividade será maior e um padrão é estabelecido, o que constitui outro benefício: processos podem ser aprendidos e repetidos, ganhando tempo para que a criatividade não seja pressionada pelos prazos curtos.

Embora tenhamos nos acostumado a dar importância à personalização, situações que se repetem podem ter soluções melhores com base em um padrão. Isso não é um movimento oposto à inovação, como pode parecer de um ponto de vista simplista.

Uma cultura inovadora implica em liberdade para mudar padrões estabelecidos, não na manutenção de um caos completo no qual nunca sabemos como vai terminar cada processo.

Como planejar os passos da padronização de processos?

Agora podemos partir para os passos do planejamento do padrão de processos da agência. Veja quais são eles!

01. Esclareça as responsabilidades

Muitas agências dão errado depois que crescem e não estruturam os cargos e suas atribuições de forma adequada. Mesmo quando elas estão definidas no papel, é comum que os membros da equipe não as tenham com a clareza ideal.

Para evitar isso, faça uma lista clara de todas as responsabilidades para cada função e, em seguida, certifique-se de que elas sejam distintas e atendam todos os casos específicos. É preciso definir ao menos quem:

  • faz os escopos de um projeto;
  • se encarrega dos prazos;
  • tem autonomia para determinar mudanças;
  • decide quando um projeto é bom o suficiente;
  • se relaciona com os clientes.

02. Diagrame o seu fluxo de trabalho

Não pense em mudanças muito radicais na forma como os seus processos são desenhados, pois pode ser difícil determinar como a mudança funcionaria na prática. Comece com uma análise do seu fluxo de trabalho e busque a melhor maneira de otimizá-lo.

Para começar, escolha vários tipos diferentes de projetos nos quais sua equipe trabalhou nos últimos meses e escreva o fluxo de trabalho para cada projeto. Um fluxo de trabalho geral para um projeto inteiro pode ser algo como:

  • crie especificações de projetos;
  • envie-as para análise;
  • peça feedback ao cliente;
  • crie o conteúdo;
  • obtenha aprovação do responsável;
  • envie a campanha para aprovação final;
  • execute.

03. Use tecnologia

A próxima etapa é mapear os fluxos de trabalho que você criou em um software de gerenciamento de projetos flexível o suficiente para o trabalho criativo. A ferramenta certa vai lhe dar todas as características que você precisa para sistematizar seus processos sem diminuir a criatividade de sua equipe.

04. Integre as suas ferramentas

Uma vez que você tenha resolvido qualquer problema em seu processo e sua equipe esteja confortável com o uso do software de gerenciamento de projetos, você pode tornar seu fluxo de trabalho ainda mais eficiente agregando todas as ferramentas que você usa.

Se você precisa delas para tarefas especializadas ou para se encaixar no modo como seus clientes gostam de trabalhar, elas serão necessárias em qualquer modelo e processos, mas precisam funcionar juntas.

Conectar outras ferramentas ao seu software de gerenciamento de projetos permite manter o fluxo criativo e operacional com menos problemas. Use integrações para conectar seu e-mail, sistema de gerenciamento de propostas, ferramenta de faturamento e qualquer outra aplicação que você usa, para que você possa gerenciar tudo o que precisa de forma centralizada.

05. Elabore um bom monitoramento

Quando você for executar seu modelo de processos padronizado vai ter de superar os vícios eventualmente absorvidos pela equipe. Por mais que as pessoas incorporem as novas práticas e entendam a importância delas, o hábito permanecerá durante um tempo.

Em alguns casos os executores dos processos nem percebem que estão voltando a usar o modelo antigo. É por isso que é importante estabelecer alguma forma de controle que, além de evitar esse retrocesso, permite encontrar inconsistências que podem ser resolvidas para aprimorar o fluxo e a medição da eficiência.

Com viu ao longo do texto, a iniciativa de padronizar processos é determinante nas agências porque favorece a criação e a escala do negócio. Ao mesmo tempo, ela funciona como um registro do conhecimento adquirido no exercício da atividade, pois o padrão não significa um compromisso com a inércia, mas inclui uma política de aprimoramento constante.

Para continuar aprendendo a fazer o melhor com o que sua agência tem em mãos, descubra novos modelos de precificação para os seus serviços!

José Quintella

CEO na iClips CEO da iClips, com MBA em Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e bacharelado em Administração pela Universidade Federal de Juiz de fora.

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