Já teve aquela sensação de estar perdido no meio de várias tarefas? Nessa situação você será incapaz de progredir no trabalho, pois não conseguirá se concentrar em apenas uma delas, finalizá-la e partir para outra. Existe uma metodologia ágil criada especialmente para solucionar esse problema: o Kanban.

Esse sistema é amplamente utilizado pelo mundo no Workflow (fluxo de trabalho) de empresas. A Agile Connection informa que as companhias conseguem aumentar sua produtividade em mais de 300% ao começar a usar o Kanban.

Entenda agora o que é essa técnica, como ela se opera, suas vantagens, desvantagens e como aplicá-la em sua empresa.

O que é Kanban?

É um sistema que representa visualmente as ações dos trabalhadores e administradores de uma empresa. O fluxo de trabalho é visualizado de forma geral, todos os envolvidos poderão ver quais tarefas estão em que estágio produtivo, quantas são, quais estão prontas, defeituosas etc.

A filosofia principal dessa metodologia é a eliminação de ações e funções desnecessárias nos processos internos. O Kanban possui seis práticas que permitem que esses objetivos sejam alcançados:

• possibilita a visualização do workflow;
• limita a quantidade de trabalho em andamento;
• gerencia e mede o fluxo de trabalho;
• torna todo o processo explícito;
• permite a identificação das preferências dos consumidores;
• reconhece oportunidades de melhorias.

Como ele surgiu?

Nos anos 60, a Toyota passava por um momento crítico, pois sua produtividade era ineficaz em comparação aos seus concorrentes americanos.

Diante desse fato, o engenheiro e empresário Taiichi Ohno passou a observar o sistema de reabastecimento nos supermercados, ele percebeu que os colaboradores apenas colocam os produtos nas prateleiras quando estavam perto de esgotar.

O empresário desenvolveu o sistema Kanban (que significa cartão ou sinalização em japonês) para passar a trabalhar sob a mesma lógica dos supermercados. A empresa passou a maximizar a sua produtividade, ao começar produzir uma peça após a anterior já ter sido vendida.

Como essa metodologia funciona?

Na prática a estratégia é comumente aplicada sobre um grande painel (board), onde post-its de diversas cores são colocados e movidos em diversos espaços setorizados. Também é possível aplicá-la por softwares ou outras ferramentas.

O gestor Kanban estipula em colunas as etapas dos processos da companhia em um quadro, as tarefas são quebradas ao máximo e separadas por cards (representação visual). São definidas as prioridades das tarefas, que serão o foco principal de toda a equipe.

Faz-se importante saber que o Kanban se divide em duas categorias: de produção e movimentação.

Kanban de produção

Autoriza a fabricação ou montagem de um lote de itens, geralmente é aplicado no começo da linha produtiva e indica a quantidade de peças e componentes necessários para iniciá-la.

Os murais são divididos nas seções de “para fazer”, “fazendo” e “concluídas”, dependendo da complexidade do processo, outras colunas são acrescentadas. Cada tarefa será representada por um cartão que contém o que precisa ser feito, prazo final para conclusão e o responsável pela atividade.

A cor do cartão pode representar o andamento, setor responsável ou outro indexador. Quando as tarefas começam a ser realizadas, os cartões são movidos para a coluna seguinte.

Kanban de movimentação

Também chamado de Kanban de transporte, consiste no sinal que indica a movimentação física das peças do processo.

Imagine que a produção de um automóvel em uma indústria siga os seguintes passos: montagem, pintura e acabamento. O gestor impõe a regra que somente quando a 5ª unidade concluir a primeira etapa será autorizada a montagem de mais cinco.

Dessa forma, a produção será proporcional ao ritmo de consumo de recursos, eliminando gastos desnecessários e falhas procedimentais.

Quais são os seus benefícios?

Os ganhos na produtividade, eficiência e desempenho derivam da representação visual das tarefas, pois de acordo com a Business2Community, o cérebro humano processa imagens 60 mil vezes mais rápido que um texto. A partir dessa informação, os processos internos obterão vantagens como:

• melhor comunicação entre a equipe;
• mais disciplina;
• redução do desperdício de recursos;
• mais organização na rotina de trabalho;
• redução de erros, atrasos, retrabalhado etc.;
• abreviação dos ciclos de desenvolvimento.

E suas principais desvantagens?

Percebe-se que o Kanban funciona perfeitamente em um sistema de produção em série, portanto, caso hajam pedidos inesperados, uma demanda instável ou emergêncial que cause abalos na rotina programada, todo o esquema sofrerá impactos negativos.

Quais são os desafios para sua aplicação?

Os maiores obstáculos para o aproveitamento do Kanban consistem na falta de disciplina dos colaboradores em cumpri-los e na falta de uma cultura organizacional.

É fundamental que todos entendam a importância dessa estratégia e conheçam os seus benefícios. Para isso, marque reuniões e instrua seu pessoal sobre o conceito da metodologia, qual sua finalidade, funções, vantagens e também explique por que é preciso que todos a aceitem e utilizem.

Como posso fazê-lo na prática?

O gestor pode adquirir painéis e montar Kanbans físicos, conforme os exemplos mencionados nos itens anteriores. Porém, recomenda-se que sejam adquiridas e implementadas as versões eletrônicas da metodologia. Os softwares são chamados de e-Kanban e agregam ainda mais vantagens ao sistema:

• elimina falhas humanas, como perdas, extravios e erros nas cores dos papéis;
• automatiza o controle de itens, eliminando a necessidade de um controle físico do Kanban;
• integra todos os departamentos em um único Kanban;
• elimina os custos com materiais físicos;
• permite total customização, como tamanho e cores das linhas e colunas;
• pode ser utilizado em dispositivos portáteis, como smartphones.

Percebe-se que o uso eletrônico dessa metodologia consiste em um investimento mais econômico e com retornos maiores que os físicos.

Qual é um bom exemplo de painel?

O Trello é um excelente exemplo de Kanban disponibilizado no mercado. O programa é gratuito e permite a construção de painéis, tanto para o interesse profissional quanto pessoal. Sua plataforma permite uma grande customização, como adição de comentários, anexos e mudanças no visual.

Ele pode ser acessado pelos principais navegadores, incluindo o Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer, porém também é possível acessá-lo pelos aplicativos do Google Play, iTunes, Windows 8 e Kindle Fire.

Não é preciso qualquer tipo de instalação, ele ergonômico, intuitivo e fácil de usar, eliminando a necessidade de treinamentos longos e complexos de seus colaboradores. Por essa razão, consiste na opção mais completa e viável no mercado de Kanbans.

O que é Scrum e qual a diferença do Kanban?

Scrum também é uma metodologia ágil para gestão e planejamento, no entanto com a intenção de organizar e gerenciar trabalhos complexos, normalmente é utilizado para o desenvolvimento de softwares.

Nessa técnica, os projetos são divididos em ciclos (sprints) e as funcionalidades do projeto são mantidas em uma lista (product backlog). No início de cada sprint, realiza-se uma reunião com o dono do produto (product owner) para que ele selecione quais itens da lista serão priorizados.

Scrum define processos, papéis e prioridades por meio de cerimônias, enquanto o Kanban é uma metodologia menos estruturada. Ela é modelada de acordo com as necessidades da empresa para aumentar a produtividade e eficiência dos procedimentos da empresa.

Enfim, se você tem a sensação de que a sua equipe não está conseguindo realizar todas as tarefas, ocasionando em erros, retrabalho, falta de comunicação, entre outros problemas, é hora de você investir em metodologias como o Kanban e o Scrum. Assim, você poderá aumentar a produtividade e competitividade do seu negócio.

Gostou das dicas? Aproveite e acesse nosso artigo em que trazemos ainda mais conteúdo sobre metodologias ágeis na transformação digital!