A Transformação Digital em escritórios de advocacia proporciona benefícios significativos e abrangentes. Dentre eles, podemos citar:

• eficiência operacional;
• maior capacidade de atrair e reter talentos;
• diminuição de custos;
• aproveitamento de conhecimento compartilhado;
• melhor experiência para os clientes;
• acesso a novas oportunidades de negócios.

Porém, não se trata apenas de aproveitar esses ganhos, mas de se ajustar a uma nova realidade que está sendo construída com grande rapidez. Em pouco tempo, o modo de trabalho mudará e é preciso se adaptar, ou sofrer as consequências de uma adoção tardia desse novo modelo.

Naturalmente, a tecnologia não faz parte do conhecimento acadêmico de um advogado e isso dificulta que o processo de aplicação seja executado da melhor forma. Neste texto, vou abordar essa questão e ajudar na compreensão sobre como ele precisa ser executado. Confira!

As 7 áreas fundamentais da gestão dos escritórios

A gestão de um escritório — em alguma medida também de um departamento jurídico — envolve áreas sem relação direta com a prática do direito como o marketing, o fechamento de contratos, o atendimento ao cliente, a produção jurídica, a gestão de pessoas, o financeiro e tecnologia da informação (TI).

Por formação, e normalmente também por preferência a sua própria vocação, o envolvimento dos profissionais do direito nessas áreas costuma ser baixo. É natural que especialistas sejam contratados para desenvolver essas atividades quando existe demanda de trabalho suficiente. Quando não é o caso, as tarefas dessas áreas são tratadas como secundárias e isso é um problema no resultado prático.

A gestão de um escritório — que engloba todas essas áreas — é uma atividade sistêmica e, por isso, deve ser observada como tal, sob o risco de que essa administração ocorra sem sinergia e integração.

Para que essa necessidade fique mais clara, basta pensar em como ocorre o processo desde o ingresso de um novo cliente até a finalização de uma eventual ação. Nesse caminho, ocorrerá a elaboração da tese, uma pesquisa jurídica, a elaboração da peça jurídica, participação em audiências, acompanhamento do processo, execução, recebimento, transferência de valores para o cliente e a finalização.

Todas as áreas que citei se envolvem em algum momento nessas tarefas. Ou seja, essa é uma atividade que ocorre sequencialmente. Se os profissionais envolvidos não estão alinhados ou o processo operacional não é pensado como um todo, os problemas de gestão se tornarão evidentes.

Acontece que a Transformação Digital potencializa os problemas que podem ocorrer em razão de uma visão parcial do processo. As pessoas estão conectadas o tempo todo por meio de seus smartphones, nos mais variados canais, como as redes sociais e os aplicativos de mensagens, e esperam agilidade, continuidade e eficiência no atendimento.

Isso cria alta demanda por integração entre esses canais e faz com que a área de tecnologia da informação seja incorporada de forma especial. Na atualidade, as empresas, escritórios e consultórios são empreendimentos de tecnologia e não apenas executoras da atividade principal. Por exemplo: as companhias aéreas não inovaram o mercado por serem empresas de aviação, mas também porque incorporaram tecnologia para venda online de passagens.

O sistema judiciário não agilizou os seus processos por melhorar a habilidade jurídica envolvida, mas por revê-los em detalhes e incorporar tecnologia que permite o peticionamento eletrônico e outras facilidades.

Para isso, envolveu ás áreas de tecnologia, gestão, arquivamento, normatização, comunicação e, inclusive, a rede de advogados que participa do processo, mas não integra diretamente o quadro de colaboradores da instituição.

Para que a Transformação Digital gere resultado é preciso pensar a atividade de gestão com foco na experiência do cliente e na eficiência operacional. Envolve a cultura organizacional e a percepção dos envolvidos de que a adaptação é necessária e vantajosa.

O alinhamento da Transformação Digital em escritórios de advocacia

Como estamos falando de implementar a tecnologia em um processo pensado para atender objetivos específicos, incluindo os de alcançar os benefícios que citamos logo no início deste texto, não se trata apenas de adotar recursos tecnológicos, pois eles são um meio para essas metas e não um fim em si mesmos. Nesse contexto, confira as principais aplicações que devem ser levadas em consideração.

Sistema de pontuação por tarefas

Na atualidade, é possível trabalhar em qualquer lugar. Não faz sentido que, por exemplo, um advogado gaste tempo de deslocamento em horário com trânsito intenso, se ele possui tarefas pendentes que podem ser elaboradas em casa ou mesmo no fórum. Mas é preciso garantir uma boa estrutura para viabilizar esse tipo de prática.

A primeira questão envolve a adoção de uma lógica na qual os profissionais se comprometam com tarefas e prazos, no lugar de tempo dedicado ao serviço. Além disso, é fundamental que os arquivos necessários estejam disponíveis online com segurança e facilidade de acesso.

Sistema Integrado de Intimações Judiciais

Sistemas integrados de intimações permitem o controle desses eventos e a distribuição de prazos sem necessidade de impressão ou de entrega manual. A gestão dos processos, de pessoas e financeira também são contempladas e, por isso, o controle é mais efetivo, organizado e eficiente.

A integração contribui para a produtividade, não apenas pela facilidade e diminuição de retrabalho, mas também, com a distribuição automática de notas para cada responsável, por exemplo.

Sistema de Automação do atendimento ao cliente

Uma plataforma online de atendimento pode diminuir a consulta direta aos advogados. Demandas de informação, como as sobre o andamento de processos, podem ser resolvidas com a disponibilização dessas informações para autoatendimento. Além disso, é possível assumir uma postura proativa com o aviso automático a cada mudança no processo.

Além de tudo, esse tipo de iniciativa transmite confiança e profissionalismo, o que contribui com a boa imagem do escritório e dos profissionais que nele trabalham. Mas também é possível automatizar o atendimento aos potenciais clientes.

Pedidos de informação frequentes, por exemplo, podem ser respondidos por sistemas de chatbot, atendimento online e em plataformas digitais. Inclusive, com a adoção de Inteligência Artificial.

Sistema de registro de tarefas e atividades internas

Lembre-se que estamos relacionando algumas aplicações depois de alertá-lo sobre a necessidade de integração. Todas elas são úteis no contexto de um processo operacional. Por isso, um sistema de registro de tarefas deve garantir a disponibilidade das informações necessárias a cada atividade.

Isso inclui registros financeiros e acesso a documentos. Além de permitir um maior controle, ajudar a garantir prazos e facilitar o trabalho, o aumento de produtividade também costuma ser alto, mas com um bom nível de integração.

Integração com Software de Marketing Digital e Geração de Cobranças

A cobrança é uma das atividades que mais gera trabalho para qualquer negócio. Mas ela é facilmente automatizada quando a integração é abrangente. Se os dados financeiros estão disponíveis e acessíveis pelo seu software de marketing digital, a experiência do cliente é superior e a carga de trabalho é diminuída.

Com essa observação, concluímos mais um texto sobre a Transformação Digital em escritórios de advocacia. Se você incorporou a ideia de que o segredo está em elaborar a operação ideal e usar a tecnologia para viabilizá-la, agora a grande tarefa está em engajar a equipe do escritório nessa ideia. Essencialmente, a TD é uma atividade humana, envolve nossos hábitos, modo de vida social e outros aspectos do nosso comportamento.