Escolher um sistema ERP para imobiliária que ajude em demandas, tomadas de decisões, controle financeiro, fluxo de caixa e contas a pagar, dentre várias outras necessidades, não é uma decisão que deva ser adiada.

As tecnologias oferecem resultados muito maiores do que os esforços e recursos necessários para obtê-las, o que faz da protelação uma forma de gerar prejuízos que você nem sempre recupera, e muitas vezes sequer enxerga — se não tem as ferramentas que precisa para identificá-los.

O negócio que a imobiliária perdeu hoje pode ser fechado amanhã, mas a comissão só vai entrar no futuro. Ou seja, a venda pode ser recuperada, mas o fluxo de caixa não. Com um bom sistema ERP para imobiliária, esse tipo de prejuízo fica muito fácil de ser observado, pois, antes de sua implantação, a gestão imobiliária ficava prejudicada, e os números eram misteriosos. 

Quer entender essa falha em detalhes? Continue a leitura e confira!

Como é o funcionamento de um sistema ERP para imobiliária?

As funções de um sistema ERP em imobiliárias vão muito além do fluxo de caixa e de outras funcionalidades básicas da gestão financeira e da operação. Um bom Enterprise Resources Planning (ERP), ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, atua como uma unidade integradora de cada uma das tarefas e, se for o caso, unidades da imobiliária. 

O ERP surgiu justamente da necessidade de otimizar a gestão e os recursos empresariais por meio da integração. Antes dele, sistemas de gestão com funções específicas eram usados para gerenciar cada área em separado, gerando retrabalho e inconsistências sérias.

Imagine, por exemplo, uma grande empresa de varejo com um sistema para controle de estoque e outro para vendas. Cada um deles precisava de um cadastro separado de clientes, o que podia fazer com que o mesmo comprador estivesse cadastrado com um sobrenome abreviado em um cadastro e completo em outro.

Nesse caso, quando o responsável pela separação do produto recebia o pedido, precisava checar se era a mesma pessoa e podia até cadastrá-la novamente – talvez com uma terceira variação causada por um erro de digitação. 

A integração permitiu que esse tipo de cadastramento fosse feito uma única vez e passou a evitar essas sutis diferenças e outras inconformidades. Além disso, possibilitou a automatização de tarefas administrativas.

As áreas e atividades que exigem controle

Em uma imobiliária, existem várias atividades a serem administradas. Dependendo do foco e da estratégia de cada empresa, podem ser necessárias funcionalidades importantes para, por exemplo:

• gestão de condomínio;
• gestão financeira;
• locação;
• vendas;
• gestão comercial e de comissões – com controles bastante específicos, como desmembramento de comissões;
• contabilidade;
• folha de pagamento;
• gestão do relacionamento;
• inteligência de mercado.

Atualmente, além de versões de sistema ERP para imobiliária, contamos com alguns softwares específicos — para gestão do relacionamento e automatização de atendimento por meio de vários canais, por exemplo —, mas eles funcionam quando integrados ao ERP, que é a espinha dorsal de estrutura de gestão de qualquer negócio. 

O acesso à informação em tempo real

Com informações consolidadas e centralizadas em um mesmo banco de dados, é possível gerar em tempo real relatórios e informativos completos, de fácil consulta e análise. Depois de uma boa implantação, é como se a imobiliária fosse um avião voando com baixa visibilidade e sem instrumentos e os recuperasse. As ameaças e os problemas ficam mais visíveis, e as oportunidades mais perceptíveis.   

Desse ponto de vista, o Enterprise Resources Planning é fundamental como base estrutural para que sua imobiliária adote a transformação digital de forma sólida, consistente e considerando a cultura interna. Além de todos os benefícios estratégicos e operacionais, que costumam ser os mais evidenciados, considere também o retorno sobre o investimento.

A produtividade alcançada com a automação de processos, a melhora da qualidade de serviços que resulta de uma estrutura mais funcional e otimizada, e o levantamento sistemático de informações oferecem um retorno de investimento elevado. 

Mas como escolher um sistema ERP para imobiliária?

De fato, escolher um bom sistema ERP para imobiliária, não é como decidir por outras ferramentas que facilitam o fluxo de trabalho, mais simples e fáceis de trocar. A substituição ou adoção de um ERP é uma decisão que precisa durar. E, para que isso ocorra, é necessário conhecimento aprofundado sobre gestão, tecnologia e processos. 

No entanto, dificilmente o gestor de uma imobiliária é um especialista em tecnologia. De outro lado, conhece tudo do seu negócio. Nesse sentido, é preciso usar esse ponto a seu favor. Por isso, comece relacionando suas necessidades mais importantes. 

Para te ajudar, acompanhe as etapas que você deve estar atento ao fazer a escolha. 

Etapas de decisão

Em um primeiro momento, deixe para os usuários os detalhes operacionais, como precisar de integração com o banco X ou a necessidade de digitalização de contratos. Foque em questões mais estratégicas, capazes de gerar valor para o cliente.

Além disso, evite pensar nas soluções. A escolha de um ERP é um dos raros momentos nos quais levantar os problemas é mais importante. Se você relacionar as dificuldades que enfrenta, que é algo que você sabe como ninguém, poderá apresentá-las aos seus candidatos a fornecedores para que eles mostrem a solução tecnológica adequada, que é o que eles devem saber fazer. 

Desse modo, você ainda conhece a capacidade e o foco de cada um em elaborar as soluções que precisa. Em termos de softwares de gestão, esse talento pode ser mais importante que o próprio programa, pois o desenvolvimento dele depende dessa capacidade. 

Um bom exemplo do tipo de problema que você pode apresentar é relacionar as informações que mais sente falta na hora de tomar decisões e as que podem ajudar com elas. Nesse exercício, considere quando precisa desses dados, em que formato, com qual periodicidade e nível de detalhamento.

Outro ponto fundamental é rever os processos, o que você pode fazer com base nas demandas apontadas pelos usuários, como auxiliares administrativos e corretores. Eles têm demandas pontuais que podem ser importantes para agilizar os procedimentos, mas normalmente não observam a operação com um olhar holístico. É nesse momento, para alinhar os processos aos objetivos estratégicos, que uma ajuda especializada pode ajudar bastante.

Conte com ajuda especializada

Em meio à escolha de um sistema ERP para imobiliária, você precisa conhecer o Bloco. Somos preparados para ajudar na implementação de diversas tecnologias focadas no setor imobiliário. Desde 2017, estudamos o mercado e as mudanças de comportamento do consumidor.

Além disso, o Bloco tem a missão de unir uma comunidade de inovação do setor, favorecendo relacionamentos e sugerindo novas propostas de valor, que beneficiam e atraem o consumidor final. 

Com a ação e a consultoria do Bloco, a escolha do sistema ERP para imobiliária vai ficar mais estratégica, facilitando o posicionamento no mercado e a preparação para o futuro do setor que, mais do que nunca, precisa oferecer soluções digitais capazes de encantar e convencer os compradores e locatários de imóveis.

Entre em contato e conte com a experiência de nossa equipe para ajudar sua avaliação e escolha!