As grandes verbas e altas margens que mantinham as agências tradicionais já não são uma realidade para parte do mercado. A maioria dos negócios do setor precisa se preocupar com a rentabilidade de projetos e com a comprovação de resultados, ou terá dificuldades de crescer.
Para quem começou pequeno, explorando o talento e a alta produtividade de sócios entusiasmados, essa preocupação começa quando são feitas as primeiras contratações. A realidade passa a exigir maturidade na gestão, nas estratégias e nas atividades de liderança.
Então, vamos pensar essa realidade com foco na rentabilidade de projetos, pois é ela que vai garantir a viabilidade desse amadurecimento e estruturar o negócio para crescer. Confira!
E como ter uma boa rentabilidade de projetos em sua agência?
Valorize a equipe
Boa parte do patrimônio de uma agência é a sua equipe. Um time talentoso vai resolver com criatividade, agilidade e eficiência os problemas dos clientes e do próprio negócio. Além de que se torna fundamental para a liderança.
O maior e melhor líder do mundo não vai poder fazer muita diferença diante de um grupo que não quer ser liderado e que tem divergências sérias de propósito, valores e princípios. Por isso, contratar bem é um passo importante. Com as pessoas certas e engajadas, todo o resto do trabalho vai ficar mais fácil.
Porém, o talento criativo e a afinidade não são as únicas características importantes dos melhores profissionais. Eles também precisam ser produtivos para garantir a rentabilidade. Porém isso não depende apenas deles, mas da estrutura e da metodologia da agência — assunto para o próximo tópico.
Melhore a produtividade
Cada profissional desenvolve a sua criatividade de uma maneira própria de operar de modo a “fazer mais com menos”. Contudo, quando um grupo se une para executar um projeto, é preciso definir os processos de um modo otimizado.
O percurso do início de um trabalho até a entrega do resultado — que chamamos de workflow —, pode ser feito de várias formas, mas algumas são mais favoráveis à rentabilidade. Desse aspecto, podemos relacionar alguns pontos que merecem sua atenção na elaboração do fluxo de trabalho.
Briefing padronizado
A falta de padrão no briefing é um dos maiores motivos de retrabalho em agências. Dados incompletos podem levar o criativo para um caminho totalmente diferente do esperado, fazendo com que todos a refaçam a tarefa quando o problema for identificado. Logicamente, não dá para contar com uma boa rentabilidade se os trabalhos precisarem ser refeitos por conta de erros como esse.
Falhas operacionais
Outro grande problema da falta de definição dos processos é quando, por exemplo, não está organizado quem deve fazer o que e para quando. É essa definição que vai permitir um olhar sistêmico sobre o fluxo, o que permite otimizá-lo. É preciso pensar a agência como um organismo e não como um conjunto de células independentes, de modo a unificar esforços.
Por isso, avalie a maturidade da gestão de processos da sua agência. Elabore um plano para evoluir nele, com definição de metas e indicadores de acompanhamento. Historicamente, encontramos os seguintes estágios:
- Agência sem processo;
- Administração informal;
- Processos parcialmente documentados;
- Processos gerenciados;
- Fluxo otimizado.
Monitore os gargalos
Elaborar o melhor fluxo de trabalho é uma tarefa determinante, mas interminável. Será preciso monitorar os resultados que ele entrega para aprimorá-lo constantemente. Nessa atividade de controle, podemos observar alguns pontos-chave para a rentabilidade, a ponto de eles terem merecido uma descrição nos tópicos abaixo.
Timesheet
Traduzido por quadro de trabalho, o timesheet é usado para registrar o tempo dedicado a cada trabalho. Com base nesses dados, a agência pode monitorar indicadores variados. Assim como a média de tempo em cada atividade, classificação das tarefas que mais ocupam a equipe e assim por diante.
CAC
O Custo de Aquisição de Clientes (CAC) é outro indicador fundamental para a rentabilidade de projetos. Se sua agência precisar dedicar esforços e investimentos desproporcionais para atrair clientes, vai sacrificar essa rentabilidade.
Um CAC alto durante um determinado período pode ser aceitável. Se isso significar uma boa taxa de crescimento, mas por um prazo prolongado pode ocasionar problemas financeiros.
Lifetime Value
O Lifetime Value (LV) mede a retenção de clientes e faz toda a diferença quando usado em combinação com o CAC. Afinal, os gastos necessários para conquistar um novo cliente são diluídos ao longo do tempo.
Assim, se os gastos de atração forem exageradamente altos, e o tempo no qual o cliente permanece utilizando os serviços da agência for muito curto, é possível que o CAC não seja coberto. É verdade que esse é um caso extremo e improvável, mas demonstra de modo enfático o efeito desses gastos e os prazos na rentabilidade. O exemplo:
- CAC: R$ 1.000,00;
- LV: 1 mês;
- Lucro no período: R$ 800,00;
- Prejuízo de atender o cliente: R$ 200,00.
Foque a produção de valor
Embora nosso foco neste texto tenha sido bastante voltado à produtividade e aos gastos, precisamos lembrar que o maior valor de uma agência está no retorno que ela proporciona aos seus clientes. O conceito de valor do trabalho medido em horas não reflete o quanto vale o serviço. Afinal, um trabalho executado em poucos minutos que traga grandes resultados não pode valer a mesma coisa que um ineficiente entregue após o prazo.
Isso significa que o seu modelo de negócios e a capacidade de alinhar suas entregas com as estratégias de vendas do cliente, de modo a garantir e se comprometer com metas de resultado. Também são fatores de rentabilidade, pois permitem se posicionar como uma agência que entrega um valor superior e cobrar por isso.
Modernize a gestão
A tecnologia tem um papel determinante na produtividade de qualquer negócio, especialmente em razão da automatização. Ela permite que a agência foque as atividades mais lucrativas, enquanto as padronizadas e mecânicas são executadas por sistemas. Esse é o ganho quantitativo de aplicação da tecnologia.
De outro lado, um sistema especializado também facilita a elaboração e o controle centralizado dos processos. Bem como o compartilhamento de informações entre os envolvidos em cada projeto e o uso de outros recursos que facilitam a comunicação interna.
Em resumo, a rentabilidade de projetos é o resultado de amadurecimento da gestão da agência. Implicando na criação de uma estrutura de suporte que inclua pessoas, ferramentas, metodologias e tecnologia. Além disso, os aspectos que abordamos são apenas o início de uma transformação que pode ir muito mais longe.
Saiba mais sobre isso acessando a postagem complementar: “Como preparar sua agência para a Inteligência Artificial”.
