Foi-se o tempo em que era possível fazer a gestão dos times internos, com folhas de pagamento, holerites, férias. Para manter o departamento em ordem com suas demandas e liberar tempo para tarefas estratégicas, um software de rh é indispensável!

Também crucial, é importante que seja uma única plataforma que centraliza diferentes frentes e tarefas, como folha de pagamento, geração de holerites etc.

Afinal, muitas vezes as empresas dividem essas tarefas entre diferentes programas ou até por planilhas, tornando o processo mais engessado, demorado e passível de erros.

Continue lendo e entenda mais a fundo sobre o funcionamento de um software de RH, bem como os critérios para escolher a plataforma ideal para sua empresa.

O que é um software de rh?

Software de RH é um programa que permite às empresas fazer a gestão de seus processos de recursos humanos. Uma ferramenta completa para essa finalidade, permite que se opere grande parte da rotina da área, como admissões, desligamentos, controle de férias, benefícios e muito mais.

A centralização de processos é uma das grandes tendências no RH, para 2021 e para o futuro. Assim, como a automatização e integração de processos no meio virtual.

Outro detalhe importante que tem sido procurado nestes tipos de sistema é a disponibilidade na nuvem. Afinal, sistemas online permitem o acesso remoto, de onde e quando quiser, bem como oferecem mais segurança sobre os dados sensíveis de colaboradores.

Por que empresas buscam softwares de departamento pessoal?

A busca por um software de departamento pessoal se inicia a partir de dores comuns às empresas, com o grau de intensidade se ajustando aos seus portes. 

Soluções que usam inteligência artificial, tecnologia cloud e segurança de dados são, sim, aspectos importantes para empresas que buscam se colocar como autoridade em seus campos. No entanto, existem alguns detalhes que pesam no agravamento da necessidade como esses a seguir.

1. Baixa produtividade

Sem ferramentas ágeis, sua equipe gasta mais tempo para se certificar de que não houve erros graves nos processos. Também, a ausência de automatização, com muitas tarefas manuais, faz os colaboradores gastarem mais tempo que o necessário com atividades pouco estratégicas. 

2. Gastos excessivos com papel

Documentos impressos geram custos desnecessários com papel e gestão de estoque, além de representar um risco em relação ao armazenamento de informações.

Também, a sustentabilidade é um fator de fortalecimento de marca e ir contra essa proposta pode ir contra o posicionamento da sua empresa no mercado.

3. Falta de segurança com informações de funcionários

Armazenamento em papel ou sistemas desktop não oferecem a proteção necessária para dados de funcionários. Tanto as impressões quanto os arquivos armazenados em desktop (hardware), não oferecem a segurança necessária para dados sensíveis de seus colaboradores. 

Já um software de RH online oferece segurança com servidores protegidos por criptografia. Ou seja, há segurança tanto nos cuidados de armazenamento, quanto na proteção contra ataques de hackers e malwares (vírus de computador).

4. Ausência de uma política de acesso remoto

Todos os processos que envolvem o uso do software devem ser pensados para que se possa mantê-los mesmo que remotamente. Deve ser possível que seu funcionário ou um time inteiro possa desempenhar suas tarefas de forma remota, com níveis específicos de acesso

5. Dificuldades na implantação do home office para o departamento

Relacionado ao item anterior, um software de departamento pessoal em nuvem permite que a empresa estabeleça seu time em regime de home office, sem ocupar postos no escritório físico e muitos outros benefícios relacionados ao bem-estar dos funcionários.

6. Dificuldade para gerar e analisar dados da empresa

Quanto tempo você e seus funcionários estratégicos gastam alimentando planilhas, levantando e cruzando informações para ter uma visão estratégica sobre sua empresa?

Um dos grandes trunfos de se ter uma plataforma online para otimizar seu departamento pessoal é a visualização otimizada de métricas. Com os dados organizados na ferramenta, os relatórios podem ser gerados de forma automática, auxiliando no cumprimento de metas.

7. Obstáculos na implantação de um RH estratégico

Por falar no estabelecimento de metas, uma dificuldade comum nas empresas é atribuir um papel mais estratégico ao seu RH. A automatização e facilitação de processos permitida por um sistema online habilita esse time para passar mais tempo adequando e trazendo novas ideias para a inteligência de negócio da organização.

8. Equipes insatisfeitas

Os processos desse departamento influenciam diretamente na satisfação e qualidade de trabalho de seus clientes internos. Se existem muitos erros e desorganização, não tenha dúvidas: seus funcionários ficarão insatisfeitos.

Pode não parecer uma relação natural, mas um software de recursos humanos é sim capaz de ajudá-lo na retenção de talentos. Afinal, ele permite a criação de processos bem estruturados, com fluxos automatizados.

Certificando-se de que todos os funcionários estão recebendo e tendo seus direitos trabalhistas respeitados, há ainda o tempo extra para pensar em mais formas de atrair e reter bons profissionais.

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Os benefícios de softwares de RH

Pelos problemas listados acima, é possível entender, de forma simples, os principais benefícios de contar com um software de RH, sendo alguns deles:

• otimização de custos;
• conformidade automática com as leis pertinentes;
• reconhecimento e retenção de talentos;
• elevação da produtividade;
• segurança de informações;
• centralização e organização de documentos.

Um dos grandes benefícios, porém, é a aderência de uma postura estratégica para seu time de RH. Isso é crucial para empresas que buscam crescer em receita e rentabilidade, pois a equipe passa a operar em coerência e contribuir ativamente para os objetivos da empresa.

E para se operar esse modelo, que pode culminar num desempenho geral da empresa 51% superior ao mercado, é preciso ter:

• apoio de tecnologia de ponta;
• visão estratégica;
• tomada de decisão baseada em dados;
• agentes de transformação.

O que uma plataforma de RH completa precisa ter?

Para resolver problemas e implantar um modelo otimizado de gestão de recursos humanos, não basta qualquer software. É necessário colocar na balança as atividades que precisam ser melhoradas e automatizadas na rotina dos seus times.

Também, busque por uma plataforma que centralize as obrigações da operação, afinal trabalhar com diversos softwares pode ser tão improdutivo quanto trabalhar com planilhas. Priorize uma solução mais completa, mesmo que inicialmente você opte por planos mais básicos ou módulos específicos.

Confira as ferramentas que você pode obter separada ou unificadamente ao contratar um sistema de RH:

• Cálculo da folha de pagamento
• Geração e distribuição de holerites;
• Admissão digital automatizada;
• Controle de férias;
• Comunicação com colaboradores;
• Automatização de benefícios;
• Análise de dados da área.

Como escolher um software?

Em meio às diversas plataformas oferecidas no mercado, você pode estar se perguntando: quais critérios deve-se considerar na hora de contratar um sistema de recursos humanos.

Para ajudá-lo nessa decisão, siga os seguintes passos e critérios:

1. Faça um mapeamento das rotinas do seu setor de RH

Antes de sair para a busca, é preciso “entender a casa”. Ou seja, identifique os gargalos do departamento pessoal da sua empresa, para saber exatamente o que precisa no software buscado.

Pense que os consultores comerciais destes sistemas lhes farão perguntas baseadas em suas principais necessidades explícitas. Com elas já mapeadas, você pode comunicá-las de forma objetiva e até evitar más decisões. 

2. Identifique as ferramentas essenciais e documente suas experiências de teste

Reúna o máximo de documentações e anotações sobre a ferramenta oferecida para tomar a decisão.

Na verdade, muitas dessas plataformas oferecem períodos de teste gratuito, nos quais você pode avaliar diretamente o que precisa. Mas não pare por aí, se tiver interesse assíduo, entre em contato com o consultor com para saber como ter acesso a determinadas ferramentas.

3. Atribua mais algumas considerações

Além das considerações acima, levante alguns pontos importantes na hora de considerar as soluções na mesa, como:

• O suporte técnico é ágil e atende com qualidade?
• São disponibilizados treinamentos para usuários?
• O sistema possibilita customização de acordo com suas necessidades?
• É possível contratar módulos separados?
• O benefício justifica o custo?

Conclusão

Finalmente, lembre-se de algo fundamental: a função principal de uma plataforma completa de RH é permitir que sua equipe tenha ferramentas e liberdade para evoluir os demais processos, como avaliação de desempenho, metodologias e outras tarefas estratégicas a serem transmitidas ao restante da empresa.

Há uma série de funcionalidades e vantagens que um software de recursos humanos pode trazer à sua rotina. Porém, não se desespere e escolha qualquer um, é preciso colocar o custo benefício no seu mapa estratégico.