Entre magistrados, juristas e advogados, existem interpretações diversas sobre a adoção da automação jurídica, especificamente sobre a automação de documentos. Alguns podem se imaginar com mais tempo livre ou com maior dedicação às tarefas mais recompensadoras, enquanto outros se sentem apreensivos e resistentes ao processo de transformação em curso.

Contudo, é perfeitamente possível abordar o tema do ponto de vista de valorização dos advogados e das normas tradicionais da profissão — a proposta deste texto. Entenda como alguns recursos simples e outros complexos podem impactar a sua rotina de modo a torná-la mais produtiva e valorizada.

O que é a automação de documentos?

A automação de documentos consiste na execução daquelas tarefas padronizadas e repetitivas por meio de softwares. Para entender como ela funciona, imagine uma aplicação de edição de textos. Ela é formada por várias linhas de código de programação que indicam tarefas a serem executadas.

Por exemplo, quando você clica em uma tecla do teclado, aciona o software que responde ao comando atribuído a ele — como incluir a letra “x” no documento ou mudar a escrita para caixa alta. Do mesmo modo, a tecnologia atual permite programações mais elaboradas, como incluir um pronome feminino automaticamente no caso de as partes de um contrato serem mulheres.

Além dessa compreensão inicial, tenha em mente que as tecnologias que automatizam processos não fazem o trabalho sozinhas. Essencialmente, a automação de documentos depende de uma revisão dos processos do departamento jurídico.

A tecnologia é apenas uma ferramenta na mão do advogado para facilitar o trabalho. Ela permite uma concentração maior sobre a estratégia a ser adotada em uma defesa oral. Enquanto as máquinas se encarregam de automatizar os procedimentos envolvidos na elaboração, arquivamento e gestão de documentos, por exemplo.

As capacidades das ferramentas de automação

Para além das funções básicas de nosso exemplo, a automação já aplica recursos como a Inteligência Artificial e o Aprendizado por Máquina para encontrar inconsistências em contratos. Nesse caso, em alguns segundos ela responde apontando riscos em um instrumento, com uma margem de erro mínima e em segundos. Além disso, também pode:

• pesquisar pareceres e jurisprudências;
• classificar petições;
• preencher partes de documentos;
• encaminhar respostas padrão em mensagens de e-mail, por exemplo;
• gerar alertas de prazos e alterações em processos.

Quais as vantagens da automação?

É comum que o ganho de tempo seja colocado com um benefício da automação. O que faz todo o sentido, uma vez que é algo muito fácil de observar, já que computadores fazem tarefas que ocupam horas do advogado. No entanto, o resultado disso não é medido em tempo — como você vai observar no próximo tópico.

Melhora dos resultados

O que muda com o ganho de tempo é o tipo do trabalho do profissional. No lugar de se ocupar com tarefas repetitivas, padronizadas e que não exigem muito do conhecimento conquistado pelo profissional, o foco pode ser direcionado para atividades mais valorosas. Afinal, o que vale mais no trabalho de um advogado? Organizar documentos? Ou a adoção de Smart Contracts?

Tenha em mente que boa parte do tempo dos profissionais do setor jurídico é gasta procurando papéis. Documentos digitalizados eliminam esse problema e aumentam a produtividade.

Aumento da produtividade

Todos os serviços do departamento jurídico, sejam os executados por estagiários ou de caráter administrativo, apresentam ganho de produtividade com a automação. Apesar disso, a melhora não deve ser medida apenas em termos quantitativos.

É certo e elementar que o setor conseguirá fazer muito mais com a mesma quantidade de pessoas, mas o ganho de produtividade também tem o seu aspecto qualitativo. Ou seja, se a equipe consegue dedicar mais tempo com a orientação de outras áreas da empresa, por exemplo, a produtividade se dá no melhor resultado que esse outro setor alcança com esse auxílio.

Em outras palavras, não pense na produtividade apenas do aspecto administrativo — mais trabalho realizado com os mesmos recursos aplicados —, mas também em termos econômicos — maiores ganhos com os mesmos recursos investidos.

Segurança no armazenamento de documentos

O arquivamento eletrônico de documentos favorece em muito a segurança. Aliás, conforme o judiciário incorpora a Transformação Digital, o uso de documentos digitalizados tende a aumentar. No futuro, muitos documentos em papel que ainda utilizamos deixarão de ser necessários.

Maior integração

A automação garante que as informações armazenadas sejam acessíveis pelas pessoas certas, em tempo real, com facilidade e segurança. Desse modo, todos os participantes em cada atividade ou processo podem consultar documentos, incluir dados e executar outros procedimentos – desde que sejam autorizados. Como esse compartilhamento inclui vários departamentos e unidades, a melhora da sinergia é evidente.

Monitoramento do desempenho

Ao automatizar documentos, os dados relativos a eles ficam armazenados e geram indicadores e estatísticas de desempenho. Isso permite que os eventuais problemas sejam facilmente identificados e corrigidos.

Como aplicar a automação em um departamento jurídico?

A aplicação de uma inovação como a automação de documentos precisa começar pelos processos. Cada um dos fluxos de procedimentos do departamento precisa ser avaliado e reformulado. Como o registro de um documento juntado, ou a sequência de etapas dos vários procedimentos do setor.

O objetivo da automação é justamente o de melhorar esses fluxos em termos de produtividade e eficiência, não o de simplesmente adotar novas tecnologias. Como já adiantamos neste texto, esses recursos são ferramentas e não finalidades.

Os softwares de automação jurídica

Ainda assim, você precisa pensar em bons sistemas jurídicos como forma de estruturar o departamento. Esse é o primeiro estágio de uma modernização do setor, que já vai permitir uma maior integração entre os próprios colaboradores da área. Uma vez que eles poderão contar com todas as informações centralizadas em um software.

Desde o controle financeiro, com grupos de custos relativos a despesas diversas, como eventual contratação de terceirizados, custas de processos e locomoção, passando pelo controle processual, até o uso de Inteligência Artificial nas mais diversas aplicações já estão disponíveis.

Para concluir, é importante mencionar que a automação jurídica está muito próxima de deixar de ser apenas uma opção. Muitos escritórios e empresas já saíram na frente ao implantá-la, mas sua popularização tende a ser mais acentuada conforme o tempo passa. Quem resistir à vantagem de utilizá-la corre o risco de ser surpreendido com o desconforto de se perceber obsoleto. Como ocorreu com quem resistiu a abandonar as antigas máquinas de escrever.

E você? Como se sente em relação à automação de documentos? Deixe seu comentário! Pode ser uma dúvida, uma opinião, experiência ou o que mais achar pertinente.