Você quer aumentar a sua produtividade? Saiba que produzir mais em um mesmo espaço de tempo é possível, basta aplicar alguns truques e técnicas para alcançar um excelente resultado.

Contudo, sei a dificuldade em criar novos hábitos e, por esse motivo, vou utilizar a experiência de grandes profissionais para guiar você neste caminho.

1. Produza dados e informações

Pode parecer estranha essa primeira dica, mas é verdade que só é possível avaliar o que está roubando o seu tempo se você observar dados e informações do seu processo de trabalho.

Por exemplo, se você passa muito tempo no celular, existem aplicativos que podem ajudá-lo nesse processo. Um deles é o aplicativo Quality Time que contabiliza o tempo gasto em redes sociais, bate papo, e-mail, telefone e tudo que você acessar no celular. Ele oferece um gráfico com o histórico do uso desses aplicativos.

Com essa informação, é possível pensar e buscar possibilidades para tornar os processos mais eficientes. Definido o lugar que se quer atingir, essas informações são importantes para encontrar padrões nas atividades realizadas e então, otimizá-los.

A Porto Seguro e a gestão do controle do ponto

A seguradora Porto Seguro investiu no software para gestão de controle de ponto. A inserção dessa tecnologia ajudou a empresa a reduzir os passivos trabalhistas.

Além disso, ofereceu informações para os coordenadores de equipes sobre os projetos que estavam demandando mais tempo deles. De acordo com Lucas Azzi, Coordenador de Sistemas e Processos da Porto Seguro, essas informações possibilitaram aos gestores a busca pelo equilíbrio na demanda de tempo para as equipes. Em 3 meses, a empresa conseguiu aumentar 60% a produtividade no trabalho.

2. Use a tecnologia a seu favor

Todo o desenvolvimento tecnológico deve ter por objetivo facilitar o processo de trabalho, e não atrapalhar.

Em um grupo de trabalho, onde alguns integrantes estejam trabalhando remotamente, para acessá-los com mais facilidade e instantaneamente você pode utilizar aplicativos de bate papo, desenvolvido exclusivamente para empresas.

Ainda nessa questão, se quiser falar com algum membro da equipe, também é possível verificar se ele está em reunião, em chamada ou disponível, por meio do Skype for Business sincronizado com o Outlook, por exemplo.

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A princípio, ter essa informação pode parecer muito pouco, mas perceba a economia de tempo que você terá, evitando ligações para conseguir contato com um integrante ou, ainda, esperar uma resposta para um e-mail importante.

Bill Gates e o aumento da produtividade no trabalho com o uso da tecnologia

Não só aplicativos ou softwares podem diminuir o tempo das tarefas do dia a dia. Grandes empresários utilizam o potencial tecnológico para desenvolver algumas técnicas que diminuem o tempo das tarefas, como é o caso do Bill Gates, presidente, CEO da Microsoft.

Em seu blog, Bill Gates contou que para lidar com os mais de 100 e-mails importantes que chegavam por dia, ele optou por utilizar 3 monitores em seu computador. Em um, ele monitorava os e-mails que chegavam, no segundo, ele visualizava o e-mail em que ele estava trabalhando e o terceiro, era a tela do seu desktop, onde ele podia fazer outras atividades.

3. Desenvolva uma cultura digital na equipe

Não adianta inserir tecnologias dentro da empresa se a cultura da organização não estiver preparada para ela. A resistência aos novos dispositivos e programas será muito grande e o investimento pode acabar não servindo para nada.

Como já vimos, a tecnologia pode — e deve — ser utilizada a favor da otimização das tarefas e dos projetos para aumentar a sua produtividade no trabalho. Contudo, não adianta só o gestor perceber esse potencial, é preciso estratégia para alcançar a produtividade dos colaboradores, esperada pela empresa.

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Para tanto, defina para sua equipe as ferramentas digitais e a forma como elas serão utilizadas, o que você pretende alcançar com essas novas tecnologias no trabalho e assim por diante.

Suzano Papel e Celulose e a mudança na cultura organizacional da empresa

A Suzano Papel e Celulose, no processo de transformação digital da sua empresa, criou um projeto estratégico, o Juntos e Misturados, para ajudar na evolução da mudança da cultura organizacional da empresa.

O objetivo era acabar com as barreiras físicas tanto entre departamentos, quanto entre funcionários. Para tanto, o funcionário podia escolher a mesa ou algum lugar da área externa para trabalhar.

Uma junção do trabalho do setor de RH com o de TI, um com objetivo de ampliar a relação dos funcionários e o outro aumentando a segurança da rede, implementando políticas de acesso à internet e melhorando a qualidade do wi-fi da empresa, possibilitou o aumento da produtividade, da qualidade de vida e do engajamento dos colaboradores, de acordo com Thais Augusto Roma, integrante do RH da empresa.

4. Concentre-se no projeto ou tarefa que está realizando

A ideia de que fazer várias tarefas ao mesmo tempo é sinal de produtividade ficou para trás. Isso porque gasta-se muita energia com tarefas secundárias, diminuindo a produtividade para dar conta de todas as atividades. Hoje, as empresas já compreendem que manter o foco é o que gera um aumento de serviço.

Segundo a coach executiva Eva Hirsch Pontes, para realizar tarefas complexas, o cérebro utiliza as partes que têm relação com a atenção e concentração. Pessoas que realizam várias tarefas ao mesmo tempo acabam realizando as atividades de forma superficial, pois estão sobrecarregadas.

Isso significa que você deve estabelecer as suas prioridades, exercitar a sua concentração e focar no que é essencial ao seu trabalho, mesmo que para isso você tenha que estabelecer horários livres durante a semana ou até, se possível, um dia da semana para a realização das suas tarefas.

Dustin Moskowitz e as quartas sem reuniões

Dustin Moskowitz, CEO da Asana, mantem completamente livre na agenda um dia de sua semana. As chamadas “quartas sem reunião” são os dias que não são permitidos eventos ou atividades agendadas.

Para a empresa e o CEO, isso garante que todos os colaboradores da empresa possam se concentrar exclusivamente em projetos que estão desenvolvendo, pelo menos um dia da semana.

A era digital pode facilitar e muito o seu processo produtivo, basta saber utilizar as ferramentas e dispositivos disponíveis da melhor forma possível. Muitos profissionais e empresas já estão preocupados em aumentar produtividade no trabalho e para isso estão utilizando a tecnologia a seu favor.