Manter dados compartilhados é a premissa de funcionamento e metas integradas entre todas as áreas do negócio. Sem isso, o valor agregado da coleta e a análise de informações deixa de existir, perdendo-se investimentos realizados nessas ferramentas.

Muitas empresas acabam fracassando, não na hora de utilizar soluções para criar e alimentar um banco de dados, mas sim na hora de compartilhar essas informações com os profissionais realmente interessados.

Neste artigo, vamos mostrar para você a importância do compartilhamento e da divisão de dados, quem deve ter acesso ao que e como decidir isso, mostrando como simples ações podem melhorar a colaboração entre os times.

Os dados compartilhados e sua importância

Praticamente todas as decisões de negócios são tomadas por meio da análise de dados fornecidos por diversas ferramentas especializadas em coleta e processamento de informações.

Cada vez mais as empresas estão entendendo a necessidade de cruzar dados e correlacionar seus resultados para obter melhores insights e avaliações de cenários futuros.

Contudo, as possibilidades de análise ainda estão nas mãos de gestores de alto nível das organizações, sendo que muitas das oportunidades geradas por esse processamento de dados pode acabar escapando.

Para que isso não aconteça, as organizações devem começar a tornar mais acessíveis os dados coletados e analisados. Outras pessoas dentro da hierarquia organizacional devem ter a chance de analisar, assim fomentando novas ideias e inovação.

Além disso, os demais colaboradores também podem melhorar seu poder de decisão baseando-se em informações mais completas quanto ao cenário atual da empresa. Porém, um desafio acaba se mostrando, o que deve ser compartilhado e o que deve ser compartimentado?

Ao buscar pela democratização da informação dentro de uma organização, também é preciso lembrar de pontos como risco de segurança e governança, evitando vazamentos e outros problemas.

Os silos organizacionais

Um dos principais problemas que a busca por dados compartilhados tem como alvo é a redução ou a eliminação dos silos organizacionais, tão prejudiciais ao desenvolvimento da empresa.

É comum que um setor não tenha a menor ideia do que ocorre em outro, ou esteja se esforçando para conseguir determinadas informações que estão disponíveis a duas salas de distância.

Fomentar o compartilhamento de dados e o acesso às informações é uma das maneiras mais simples de acabar com esse problema e melhorar a comunicação interna de uma empresa, gerando muito mais resultado.

O relacionamento com os dados compartilhados

Encontrar dados em um mundo que está se tornando totalmente digital não é um desafio, o que se mostra um problema na maioria das organizações é o gerenciamento dessas informações. Um medo comum entre os gestores é nunca conseguir reaver os investimentos realizados em Big Data.

Isso acontece devido a um problema de relacionamento das empresas com seus banco de dados. Muitas vezes, os gestores pensam em maneiras de coletar informação e não em como utilizar esses insights, o que culmina em seu esquecimento ou na perda do ponto ideal de uso.

Para mudar esse relacionamento é preciso incutir uma cultura de dados em sua equipe, fornecendo treinamento adequado para utilizar informações conforme elas surjam e designar colaboradores específicos para supervisionar essas ações.

Os papéis dentro da organização

Outra dificuldade comum no compartilhamento de dados é determinar quem deve ter acesso ao que. Para isso, é preciso ter uma compreensão acerca das informações coletadas e cada área da empresa. Entenda onde elas poderiam gerar valor, permitindo assim a criação de um processo claro que conceda ou negue acesso.

Criar papéis específicos dentro da organização é fundamental para uma política de dados compartilhados, onde cada pessoa tem um acesso limitado de acordo com o papel desempenhado. Garantindo, assim, a compartimentação de informações estratégicas, promovendo a segurança.

Além disso, é necessário criar um sistema de auditoria que possa realizar um controle constante de quais usuários estão acessando quais informações, concedendo e revogando permissões de acordo com o papel na organização e necessidade momentânea.

As ferramentas necessárias

Manter a conformidade pode ser algo garantido com o auxílio das novas tecnologias como plataformas de computação em nuvem, inteligência artificial, aprendizado de máquina e outras ferramentas e soluções que estão surgindo.

Conforme a tecnologia e a transformação digital avançam, novas possibilidades para o controle de acesso aos dados em diversos níveis de permissão podem aparecer, extinguindo a necessidade de treinamento para os colaboradores.

Por exemplo, em pouco tempo, poderemos contar com ferramentas que permitam a busca por linguagem natural dentro do banco de dados, ou até mesmo por meio de voz, garantindo ainda mais agilidade aos processos.

Contudo, as soluções de compartilhamento de informações são apenas um meio de colocar sua política de distribuição de dados em prática, garantindo a conformidade, elas não devem definir esses processos.

É preciso buscar por ferramentas que permitam aos profissionais colaborar entre si e entre os outros times da empresa, integrando suas informações para gerar um conhecimento geral que agregue valor e permita o crescimento da organização.

As melhores fontes

Por último, o compartilhamento de dados demanda informações úteis e necessárias ao negócio, sendo que para encontrar tal insumo, é preciso escolher com cuidado as fontes das quais deve-se realizar a coleta.

A qualidade da informação deve vir sempre em primeiro lugar, sendo que dados sem um respaldo não devem ser inseridos em seu banco de dados, minimizando assim os custos de coleta e processamento.

Além disso, é comum que as empresas não apenas escolham fontes ruins, mas que também percam tempo com informações que não agregam valor ao seu negócio. Esse tipo de dado também deve ser descartado.

Essa busca apenas pelo essencial ainda é corroborada pela nova Lei Geral de Proteção de Dados, que entra em vigor a partir de fevereiro de 2020 e traz como uma de suas exigências a necessidade de explicar a real necessidade da coleta de qualquer informação dos usuários.

Sendo assim, coletar informações desnecessárias será algo ainda mais custoso para as organizações e totalmente dispensável nesse novo cenário.

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Manter dados compartilhados é uma forma de garantir que todos os colaboradores, independentemente de suas funções, possam tomar as melhores decisões em relação as suas atividades. Porém, é preciso tomar cuidado e ter atenção para isso. Pronto para colocar os aprendizados em prática?