Quando falamos em planejamento e gestão, logo pensamos em alguns benefícios como redução de custos e eficiência. Afinal, o constante aperfeiçoamento sempre deve impulsionar esses fatores a fim de gerar melhores desenvolvimentos para os processos.
Nesse sentido, vale destacar a importância do gerenciamento de riscos em projetos de marketing. Uma estratégia que é necessária para garantir a conclusão deles e o cuidado com os gastos e também com a eficiência.
Visto que, o gerenciamento de riscos parte do princípio de que, na gestão de projetos moderno, não é necessário seguir o planejamento feito uma única vez, no início de tudo. Caso algum problema interfira no processo, nos custos, no tempo ou nas condições de trabalho, é sempre ideal refazer os planos e buscar outros direcionamentos a fim de otimizar o resultado.
É sobre essa otimização e como realizar esse planejamento que vamos aprofundar agora. Se quiser saber mais sobre o assunto e descobrir como planejar uma boa gestão de riscos em sua agência, não deixe de acompanhar o nosso artigo. Boa leitura!
Qual a importância do gerenciamento de riscos em projetos?
Se tratando de projetos ou campanhas de marketing, dois fatores são bem complexos de gerenciar: prazos e custos.
Mesmo que haja um planejamento, com a definição de um orçamento e de um cronograma, tudo isso pode ser afetado por algo que chamamos de riscos. Por essa razão, é necessário investir no gerenciamento deles a fim de assegurar que os planos sejam cumpridos e que a qualidade seja mantida.
Essa administração também favorece a conclusão dos projetos. Esse conceito é relevante, considerando que apenas 2,5% das empresas completam 100% deles, segundo um estudo da PwC.
Transparência
Enquanto se organiza, a agência vai documentar o que é importante — e esse processo todo gera mais transparência para o projeto.
Desse modo, é possível alinhar todos os membros aos objetivos e riscos. Bem como, os próprios clientes, que irão ficar cientes do que pode ocorrer de inesperado. Analisar riscos conduz a uma produção mais segura e confiável.
Solução efetiva dos principais problemas
Se a empresa não somente identifica os riscos, mas também estuda a probabilidade e o impacto deles, ela é capaz de preveni-los com maior facilidade. Isso também auxilia a manter a qualidade do produto e a eficiência no uso dos recursos.
Se um risco é a segurança de dados e problemas com privacidade, por exemplo, isso leva à agência a decidir proativamente quais serão as estratégias de proteção adotadas. Bem como, mapear melhor os dados e realizar auditorias para inspecionar a produção.
As estratégias de contingência devem ser proporcionais ao grau de impacto e probabilidade do risco. Isso significa priorizar uns perigos e investir mais esforço em combatê-los.
Com isso, a produção se torna mais consistente, e as chances de concretização dessas ameaças são reduzidas. Além disso, se há um bom gerenciamento e planejamento, a empresa consegue resolver os riscos caso eles realmente se concretizem, diminuindo seus efeitos e prejuízos.
Mesmo quando a situação é incontornável, como ameaças de ordem naturais/ambientais ou questões de mercado, é possível ao menos buscar alternativas saudáveis para seguir com o projeto, com a garantia de que as expectativas iniciais dos clientes sejam atendidas.
Prevenção de desperdícios
A prevenção de desperdícios, por sua vez, evita transtornos gerais que podem ocorrer caso algum risco prejudique a produção. Como por exemplo, o retrabalho e gasto de mais recursos para refazer tudo o que foi perdido ou simplesmente todo o esforço de convencer o cliente de que será possível reparar o dano.
Como planejar o gerenciamento de riscos?
Agora que já te mostramos a importância e alguns dos benefícios que essa estratégia oferece, vamos entender como é possível planejar a gestão de riscos em processos. Acompanhe!
Diferenciar entre eventos de risco e risco de projeto
O planejamento requer uma compreensão mais profunda das suas características. Nesse sentido, é fundamental entender a diferença entre eventos de riscos e riscos de projeto. Bem como, qual a relação entre esses conceitos.
Os eventos de riscos são as ameaças isolados. Ou seja, os fatores ou circunstâncias que podem interferir no projeto e impactar negativamente o processo, impedindo que os objetivos sejam alcançados.
Os riscos de projeto, por sua vez, compreendem uma definição mais profunda. Eles são a união dos eventos e todas as incertezas associadas a uma produção que afetam diretamente os stakeholders.
A chave para entender a distinção é compreender a relação causa-efeito associada:
- os eventos podem ou não acarretar problemas globais em um projeto, como a continuidade dele. Ou seja, são mais fáceis de serem contornados;
- os riscos de projetos, apresentam maior probabilidade de que o projeto se torne um desastre inviável. Isso representa perda de dinheiro e de tempo, além de insatisfação dos envolvidos.
É importante gerenciar ambas essas dimensões, entendendo o impacto delas para os processos e para a visão dos interessados. Desse modo, é possível direcionar a atenção para ameaças maiores e mais prováveis também.
Criar um plano de gerenciamento de riscos
O plano de gerenciamento deve incluir estratégias para solucionar as ameaças identificadas, com os chamados planos de resposta. Ou seja, esse planejamento define como a agência vai:
- reduzir o impacto dos riscos que ocorrerem;
- prevenir outras ameaças antes que se manifestem;
- além de, tomar decisões a fim de contornar aqueles que não estão sujeitos ao controle da empresa.
Nesse plano é importante utilizar KPIs que serão úteis para monitorar e avaliar as abordagens de contingência. Além disso, vale também estudar o passado da empresa e entender quais os transtornos que aconteceram e quais foram os impactos, a fim de determinar a probabilidade e chance de sucesso no projeto atual.
Criar um processo contínuo para identificar e categorizar os riscos
Ainda na concepção de entendimento dos perigos, vale ressaltar a importância da categorização deles. Dividir os riscos de acordo com características semelhantes é útil, pois ajuda a definir estratégias para mitigar vários deles de vez e proteger ainda mais a empresa.
O PMBOK, é um famoso guia de gestão de projetos, que define algumas listas de alerta. Essas listas, são uma forma de classificar as ameaças como: tecnológica, ambiental, legislativa, comercial e política.
Isso ajuda a avaliar os impactos e compreender melhor os principais perigos. É fundamental que essa classificação seja contínua para identificar e categorizar novas ameaças sempre que forem definidas. Ou seja, em qualquer etapa do projeto, não somente no início.
Caso o cliente solicite uma mudança no produto, é preciso levantar os riscos e impactos associados, então, categorizar esses riscos, definir estratégias de resposta e inclui-los no planejamento. Esse levantamento pode ser feito com reuniões ou estudos de histórico das operações da empresa.
Desenvolver uma melhor comunicação sobre os riscos
Projetos também são sobre pessoas, por isso, a avaliação e administração de ameaças também passam por uma melhor comunicação e por mais envolvimento dos membros da equipe. É interessante definir papéis e ações para cada um no combate às principais situações de perigo. Bem como, em abordagens de recuperação de desastres.
O ideal é que a gestão discuta ideias e trabalhe em colaboração com os membros na definição das estratégias de resposta e na elaboração do plano de gerenciamento em si. Aumentando as chances de sucesso e garantindo uma visão mais ampla, que compreende melhor os fatores e solidifica o planejamento.
O gerenciamento de riscos em projetos é uma tarefa essencial para garantir eficiência e resultados mais alinhados com os objetivos do cliente.
É fundamental também para que os processos sejam organizados e transparentes, o que favorece o suprimento das demandas da agência de maneira natural e saudável. Nesse sentido, vale ressaltar a importância das ferramentas de gestão para auxiliar nessas definições e análises.
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