Seja franco: você acha que a sua agência está funcionando a todo vapor? Ela realmente está gerando um ótimo retorno para o seu negócio? Fique tranquilo, até mesmo as empresas mais bem-sucedidas fazem essas perguntas. 

Sabe por quê? Sempre há o que melhorar. Por isso, hoje vamos bater um papo sobre eficiência operacional em agência.

Afinal, ao mesmo tempo em que as expectativas de inovação evoluem, a sua organização precisa se adaptar às condições mais dinâmicas para se destacar da concorrência. Muitas vezes, isso significa “trocar o pneu do carro com o veículo em movimento”. Ou seja, o aperfeiçoamento é um processo que não pode parar.

Neste post, vamos mostrar qual a importância dessa implementação e dicas para que você consiga aplicá-la. 

Qual a importância da eficiência operacional em agência?

Basicamente, a eficiência operacional é a prática de melhorar os processos, isso inclui todas as atividades da empresa que levam ao produto ou serviço final. 

Por exemplo, uma agência de marketing tem diversos métodos internos (de produção, contratação, vendas, comunicações etc.) que ajudam a equipe a atingir uma determinada meta. Acontece que, se o time desconhecer o uso de ferramentas importantes, não consegue dominá-las. Por consequência disso, a empresa vai perder excelentes oportunidades de economizar tempo e dinheiro.  

Nem sempre é fácil administrar um negócio, não é mesmo? Juntamente com os outros setores, você se esforça para gerenciar e dar conta de todos os compromissos. 

Com tantas demandas, é importante melhorar a eficiência operacional na agência para permanecer competitivo e se destacar da multidão. Só assim é possível manter a produtividade em alta e, ao mesmo tempo, proporcionar uma boa experiência para o consumidor. 

Logo, quando os clientes ficam extremamente satisfeitos, espontaneamente, recomendam a sua marca.

Mas, você sabe como garantir eficiência nas operações?

A eficiência operacional em agência não pode ser alcançada apenas por uma pessoa: tem de ser um esforço coletivo. 

E, para que ocorra da melhor forma, veja a seguir as dicas que separei para tornar isso possível!

Promova o engajamento da equipe

É preciso garantir que a equipe permaneça altamente engajada e eficaz, que as ferramentas sejam aproveitadas da maneira certa e que a comunicação esteja fluindo de forma consistente.

O check-in com o estado da sua empresa é fundamental para que você possa minimizar as ineficiências e os gaps. 

Isso porque, à medida que a agência cresce, os líderes provavelmente sentem que precisam reforçar a mão de obra. Mas não adianta se desenvolver e deixar o atendimento a desejar. 

Em uma agência menor, isso é sustentável por um período. Depois de um tempo, o roteiro organizacional estabelecido ajuda a determinar quais profissionais devem ser contratados primeiro para se alinhar à visão e aos compromissos com os clientes. 

Para isso, comece praticando as ações de Employer Branding e definindo seus princípios e valores. Dessa forma irá encontrar colaboradores corretos, que se enquadrem ao propósito da marca. 

Crie também ambientes descontraídos, oferecendo benefícios que valorize e incentive os seus profissionais. Cultive a cultura de colaboração e estimule a mentalidade proativa. Dessa maneira faz com que eles produzam melhor e por consequência expandem sua mensagem ao mercado. 

Estude a situação do seu negócio

Como gerente, você precisa listar os processos da empresa e observá-los para descobrir se estão sendo executados da maneira correta. Isso garante verificar se eles estão gerando lucro, oferecendo qualidade ou evitando desperdícios, por exemplo. 

Para corrigir o que está travando o desenvolvimento, é necessário, antes de tudo, descobrir quais são os gargalos. Só então é possível melhorá-los. 

Portanto, comece conversando com as pessoas que chefiam os departamentos, colaboradores e todos os envolvidos.

Teste e defina seu fluxo de trabalho

Antes de decidir alterar o fluxo de trabalho da sua agência você precisa examinar todos os processos envolvidos. Dessa forma, para realizar uma boa gestão vai ser necessário estruturar esse processamento, identificar as falhas e dificuldades que trazem maus resultados e afetam a sua produção. 

Assim, alterando determinados parâmetros e medindo os resultados para implementar melhorias, a fim de garantir aplicações positivas ao seu negócio.

Mas lembre-se: para essa estratégia dar certo deve ser planejada de acordo com a rotina da agência. 

Por isso, faça um prognóstico antes de experimentar as alterações. Compare os resultados com suas suposições e com as condições operacionais de estratégias anteriores. Isso vai proporcionar uma perspectiva clara de quais mudanças devem ser feitas.

Mantenha as expectativas do cliente alinhadas  

Não há nada pior do que um projeto com funções e responsabilidades desalinhadas internamente. Se o cliente está confuso, é sinal de que precisa de orientação. 

Muitas vezes, as lacunas de comunicação entre seus funcionários e clientes levam a reclamações e conflitos que afetam a imagem da sua marca. Isso, eventualmente, pode afetar a lucratividade do seu negócio a longo prazo.

Portanto, defina uma pessoa capacitada com a qual o seu público se conecte. No início de um contrato, especifique as expectativas, mostre o que se espera do contratante e o que ele vai receber de volta. Ao definir isso claramente, a experiência tem tudo para ser bem-sucedida. 

E, para evitar falhas de comunicação, use ferramentas de CRM para gerenciar as preocupações e os problemas. Além disso, se mantenha sempre atualizado com estratégias de inovação e benefícios da transformação digital.

Use tecnologia

Ter a infraestrutura certa e alinhada a tecnologia é outra maneira crítica de melhorar a eficiência de processos. Suas redes e sistemas devem estar adequados para apoiar as crescentes necessidades do negócio.

Hoje existe um número considerável de ferramentas e softwares disponíveis no mercado que ajudam a armazenar dados, integrar departamentos e criar relatórios que permitem uma análise mais ampla da situação da empresa.

Uma boa opção é usar a armazenamento de nuvem. Dessa forma, você pode personalizar seu uso sem precisar gastar em hardware caro.

Todo debate a respeito de eficiência operacional nunca é completa sem automação. Os avanços tecnológicos facilitaram o processo de automatizar muitas tarefas rotineiras.

Avalie o desempenho da empresa 

Não dá para gerenciar sem medir, concorda? Desenvolva pontuações mensais, defina um objetivo para toda a agência e uma métrica dos principais resultados que seja claramente comunicada a todos os níveis de negócios. 

Estabeleça uma reunião de operações com os membros da equipe para enfrentar desafios, padronizar políticas e revisar o desempenho operacional.

Gostou de saber mais sobre eficiência operacional em agência? Lembre-se de que a tecnologia é uma aliada indispensável nesse processo. Além disso, fique de olho nos indicadores de desempenho para monitorar os resultados em tempo real. Para isso conte com a nossa ajudinha e baixe este material.