Uma resposta rápida à pergunta deste título poderia ser que o workflow para equipes de criação é mais do que possível: ele é necessário. De certo modo, essa visão reflete a consciência de que a criatividade, os objetivos, o cumprimento de prazos, os dados e outros detalhes do processo criativo têm valor no impacto final.
Desse ponto de vista, a criatividade deve ser usada para alcançar o máximo de retorno em cada peça criada, e não para compensar falhas em outros aspectos que também têm importância. Isso não significa diminuir o valor da criatividade e não reconhecer a diferença que ela pode fazer, mas justamente valorizá-la ao ponto de não desperdiçar nada relacionado a ela.
Falando desse modo parece tudo muito simples, né? Continue a leitura para refletirmos juntos sobre os detalhes que envolvem o tema!
Os processos e a criatividade
Sem processos, qualquer fluxo de trabalho pode se tornar um caos. Os gerentes e os responsáveis pelo planejamento e pelo atendimento ficariam facilmente malucos ao observar os criativos envolvidos em seu ritual de concepção da peça perfeita.
Então, precisamos começar reconhecendo que esse pequeno conflito existe, e que, em situações limite, ele pode gerar sérios problemas internos. No mais, também é fundamental reconhecer que a criatividade não funciona do mesmo modo para todos nós.
Apesar do termo “ritual de concepção da peça perfeita” poder ser interpretado como brincadeira, alguns procedimentos que aparentam ser uma mania podem fazer grande diferença na produtividade e no resultado final.
Conhecer um problema do cliente a ser resolvido e dar um intervalo para descontrair costuma ser uma forma de estimular “um estalo” criativo para muitas pessoas, por exemplo. Em razão disso, os processos precisam ser suficientemente padronizados e eficientes para organizar o trabalho e garantir a produtividade e, ao mesmo tempo, ter a dose certa de flexibilidade para estimular a criatividade.
De outro lado, é preciso considerar que alguns aspectos desse ritual criativo são mais superstição do que mecanismos de estímulo reais. Alguns hábitos podem, inclusive, ser bastante prejudiciais, como exagerar no clichê do café — ainda que a bebida seja considerada como matéria-prima da criação, como alguns costumam dizer.
A criação do workflow
Diante dessa afirmação, é natural nos perguntarmos sobre como alcançar esse equilíbrio perfeito. É o que responderemos a seguir com a descrição de um passo a passo simples e funcional.
Esclareça as responsabilidades
Os primeiros dias de uma pequena agência são como o paraíso na Terra. Unir alguns profissionais cheios de entusiasmo e livres para operar e criar como sempre desejaram fazer costuma funcionar excepcionalmente bem.
Um único profissional é responsável por todo o processo de atendimento de cada cliente de sua carteira, sabe tudo sobre ele, controla e administra cada tarefa e ainda troca ideias sobre cada campanha, já que todos conhecem cada um dos clientes.
Mas a agência cresce, e essa realidade muda. As tarefas começam a ser divididas, e as várias etapas de cada cliente não estão mais sobre responsabilidade de um único profissional. No entanto, como essa mudança ocorreu paulatinamente, conforme as necessidades se apresentavam, ela nem sempre ocorre a partir de um planejamento prévio.
Sem uma definição clara sobre quem faz o que, nenhum processo funcionará de forma adequada. Muitas agências começam a dar errado por não definir claramente as responsabilidades e não pensar nessa divisão com o objetivo de desenhar o melhor processo possível. Isso ocorre porque o esforço é duplicado, a organização, difícil, e as ações se sobrepõem umas às outras.
Além disso, os criativos podem estar ocupados com tarefas que dificultam a concentração no momento de criar conteúdo. Essa situação é um bom exemplo de como um processo ruim pode prejudicar a criatividade, e um bem elaborado pode favorecê-la. As perguntas a seguir podem ajudar na elaboração dessa divisão:
- Quem desenvolve um projeto?
- Quem é responsável por cumprir o prazo de um projeto?
- Quem tem autoridade para mudar isso?
- Quem aprova um projeto?
- Quem se comunica com os clientes e com que frequência?
Desenhe o seu fluxo de trabalho
Aperfeiçoar seu fluxo de trabalho não é, necessariamente, fazer uma revisão radical. De fato, criar um fluxo de trabalho do zero significaria que você teria que mudar o comportamento de cada pessoa na empresa, e sem a prova de que a mudança funcionaria.
No lugar disso, você deve começar com a análise do fluxo atual de trabalho, identificar seus pontos fracos, nos quais ocorrem problemas frequentes, e redesenhar os processos de modo mais otimizado. Um fluxo de trabalho de referência pode ser descrito com as seguintes etapas:
- Criação das especificações do projeto e das ideias de campanha;
- Envio das ideias e estimativas de resultado para o cliente;
- Feedback do cliente;
- Criação do conteúdo;
- Aprovação do gerente;
- Envio ao cliente para aprovação;
- Lançamento da campanha.
Naturalmente, os fluxos de trabalho variam para cada função ou departamento, mas o processo é o mesmo. Uma boa medida é mapear seu fluxo de trabalho passo a passo com base em quando uma tarefa é transferida de uma pessoa para outra. É importante garantir que todas as informações necessárias para a execução da atividade estejam disponíveis na hora exata.
A diagramação do seu fluxo de trabalho é uma maneira fácil de visualizar todo o processo criativo e de identificar os gargalos. Se você achar que a maior parte do processo envolve um projeto indo e voltando entre duas pessoas, talvez seja necessário cortar algumas etapas.
Este é um exemplo simplificado e será diferente para cada agência. O importante é que, ao final deste exercício, você tenha um modelo único de fluxo de trabalho que possa ser adaptado a qualquer situação. Depois disso, basta acompanhar os resultados e periodicamente refazer essa avaliação para melhorar sempre.
Use a tecnologia a seu favor
Nem todos os sistemas de gerenciamento de projeto são adequados ao processo criativo. Os modelos mais engessados vão dificultar que você encontre o equilíbrio perfeito entre padrão e flexibilidade.
Contudo, uma ferramenta projetada para que você trabalhe da maneira que melhor funciona para a agência vai permitir um acompanhamento mais eficiente das campanhas e tarefas e fornecer informações detalhadas sobre o que está funcionando, bem como o que pode melhorar no fluxo de trabalho.
Como os projetos podem ser alternados entre várias pessoas (entre gerente e criativo ou entre cliente e criativo), um bom sistema precisa oferecer um painel gerencial que permita visualizar quem está trabalhando no projeto a cada momento e controlar os prazos de resposta.
Para concluir, o workflow para equipes de criação também é uma atividade que depende da criatividade. Soluções das mais diversas podem ser usadas para elaborar alternativas mais eficientes e estimulantes, mas não sem pensar e repensar o fluxo periodicamente. Foi assim que as agências perderam suas paredes e que abandonamos o terno e a gravata. Sempre foi sobre processos e sobre pessoas.
É justamente pensando nelas que separamos uma postagem complementar para você. Confira: “Formação de times multidisciplinares: por que sua agência deve apostar nesse modelo?”!
