Neste post vamos ver como a Transformação Digital impactou os escritórios de advocacia, com foco especial em eficiência.
Processo digital
A mudança para o processo eletrônico trouxe diversos benefícios e ganhos de eficiência – que gera mais lucro – tanto para o advogado, como para o cliente e o Tribunal.
O primeiro benefício é a quebra da limitação física de atuação. O escritório, podendo peticionar digitalmente, pode aumentar sua área de atuação geográfica, pegando clientes em todo o Estado.
Se antes você tinha acesso a 50.000 habitantes e passa a ter acesso a 500.000 pessoas, em uma área muito maior, é possível fechar 10 vezes mais contratos.
Antigamente era muito mais difícil e requeria uma estrutura muito maior pegar clientes em cidades do interior e municípios vizinhos.
Era difícil fazer os protocolos localmente, acompanhar e levantar o processo, fazer as reuniões, e muitos advogados acabavam por ter a atuação limitada e até mesmo abrindo mão de indicações e contratos por causa da distância.
Hoje em dia é possível tocar com segurança e tranquilidade processos em todo Estado
Isto porque, antes, era necessário imprimir fisicamente todos os documentos, levar ao Cartório presencialmente, fazer manualmente o protocolo, depois levar fisicamente ao distribuidor para fazer o sorteio de que juiz a ação iria cair.
E a saga continua: depois do sorteio era necessário levar este processo físico até o cartório do juiz, onde o cartorário iria manualmente numerar, carimbar e assinar folha por folha (todos processos têm mais de 100 páginas), para depois levar fisicamente para a sala do juiz e este tomar sua decisão.
Hoje em dia, o processo é eletrônico, os documentos são enviados por um sistema digital para o Tribunal, como por e-mail, e o sorteio, numeração e tudo mais é feito automaticamente e instantaneamente!
Com esta automação, os mesmos cartorários que antes gastavam seu tempo fazendo todo trabalho manualmente conseguem focar em outras tarefas, fazendo o processo andar muito mais rápido.
Por exemplo, em casos de ação que são urgentes, como contra Plano de Saúde que deixou de cobrir abusivamente um tratamento do paciente, é possível conseguir a decisão liminar do juiz no mesmo dia, obrigando o plano de saúde a custear o tratamento, cirurgia, medicamento etc.
Além disto, como o processo é digital e pode ser acessado pela internet (antes era necessário ir fisicamente ao cartório), é possível tão logo haja uma novidade no processo o advogado já se manifestar no mesmo dia, ganhando tempo para o cliente e também para o juiz.
Sentenças – que são as decisões finais do juiz no processo – têm saído em alguns casos em 40 dias. Antigamente, o processo levava até 3 anos para ter a decisão final. A média caiu para cerca de 3 meses.
O WhatsApp virou uma ferramenta muito poderosa para as negociações. Antes, era necessário enviar e-mails ou fazer ligações, e nem sempre a pessoa estava disponível. E ninguém usava SMS.
Hoje em dia, as pessoas estão sempre conectadas no WhatsApp, recebem e respondem rapidamente as mensagens, não deixando a negociação esfriar e, inclusive, podem encaminhar todos documentos por foto pelo próprio aplicativo, sem precisar estar na frente de um computador ou digitalizar cada um dos documentos.
Aqui na Salem Advogados, nossa taxa de conversão de fechamentos de contratos aumentou muito por causa disto. Fechamos muitos contratos no nosso escritório pelo WhatsApp!
E se você achar que isto te tira a privacidade, é só comprar outra linha corporativa e deixar esse celular no escritório.
Ferramentas de automação
Outro ponto que gera eficiência para o escritório são as novas ferramentas de automação na comunicação com o cliente.
Existe uma ferramenta chamada AdvBox que, além de controlar todos prazos, ações e tarefas do escritório, possibilita que todas movimentações que acontecem no processo, inclusive internas do escritório, sejam enviadas instantaneamente por e-mail ou SMS para o cliente.
O cliente fica satisfeito e sempre atualizado do processo. Consequentemente, precisa ligar menos para o escritório, que também ganha eficiência em equipe de atendimento.
Outra ferramenta muito poderosa, que não é tão novidade assim, é o Google Calendar, a ferramenta de calendário do Google que pode ser utilizada em conjunto com outras ferramentas.
O Wix, plataforma de criação de sites (muito fácil de usar, você consegue criar em um dia um site muito legal), permite você adicionar um plug-in (em questão de segundos, não precisa de nenhuma habilidade de programação) que integra o Google Calendar com o site e o cliente pode visualizar os horários que você deixou disponíveis e, por conta própria, marcar uma reunião, que já é automaticamente adicionada em sua agenda e notificada diretamente no seu e-mail.
Muito melhor tanto para clientes que acham o seu site como para você mandar um e-mail ou mensagem por WhatsApp para o cliente com o link e facilitar o processo de marcar a reunião!
Há outras ferramentas de automação, como o RD Station, que permitem que você crie uma série de regras e fluxos completamente automáticos de e-mail. Por exemplo, se um cliente entra em contato com você pelo formulário do site, é possível automatizar para que ele receba um e-mail dentro de X horas/dias do contato, falando que recebeu o contato e já pedindo mais informações e documentos. As opções aqui são realmente infinitas e muito inovadoras!
O Pipedrive é também uma ferramenta essencial para qualquer escritório. É um software de gestão de negociações. Você consegue adicionar todos negócios em curso, valores, criar fases totalmente personalizadas em um funil de vendas (ex.: Entrar em contato – Obter Documentos – Analisar Caso – Enviar Proposta) e ter o histórico de todos e-mails, ligações, tudo que falou para todos os clientes, inclusive ter registro de informações importantes.
Se na ligação o cliente disse que iria no médico ou que o filho estava doente, você pode registrar isso no seu Pipedrive para facilmente se lembrar e perguntar se o cliente ou o filho estão melhores. Imagine o relacionamento que isso cria!
Também é possível integrar todas essas ferramentas, como o Pipedrive com o RD Station, e estabelecer que clientes que preencheram o formulário de contato com tais e tais dados, e que abriram um e-mail e clicaram em um link, possam receber novos e-mails e, se cumprirem alguns requisitos, serem marcados como oportunidade e cair no seu funil de negociações. Hoje, é tudo 100% automático, funcionando 24 horas por dia, 7 dias por semana!
O futuro tem muitas oportunidades para quem percorrer sua Transformação Digital!
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