Quem participa frequentemente de shows, de eventos corporativos e acadêmicos, certamente tem notado como a tecnologia hoje é importante para que eles aconteçam. E a otimização dos serviços através da transformação digital nos eventos concorre para isso.

A transformação digital em eventos, já faz parte da cultura de muitas organizações e universidades por todo o mundo. E a experiência dos participantes, palestrantes e patrocinadores já não é a mesma de anos atrás.

Até o convite para participar já começa por um contato virtual: e-mail ou ferramentas de comunicação como o Hangout, Skype ou redes sociais.

As inscrições são online e a forma de pagamento é através de cartão de crédito ou de boleto gerado automaticamente pelo sistema.

No caso dos shows, as “filas” para compra dos ingressos começam na hora em que são liberadas as vendas no site.

São tantas facilidades proporcionadas pelo uso da tecnologia que, às vezes, nem lembramos como era a vida antes delas, não é mesmo? Na verdade, novidades surgem todos os dias e os organizadores de eventos se valem dessas tecnologias para engajar e encantar os participantes cada vez mais.

Confira agora como algumas possibilidades tecnológicas podem ser utilizadas para potencializar a organização e o sucesso do seu evento! Vamos lá?

Eventos corporativos e acadêmicos

O uso intenso de aplicativos para smartphones facilita bastante o trabalho da  indústria de eventos. Esses aplicativos eliminam os programas de papel, propiciam acesso às listas de participantes e fazem pesquisas em tempo real.

Além disso, podem notificar alterações ou mudanças nas programações, troca de salas e ainda informam sobre a chegada das celebridades que irão se apresentar. Tudo centralizado no celular, tudo digital e instantâneo.

A Inteligência Artificial é um dos recursos mais utilizados para a organização das agendas e mudanças. Nesse caso, o próprio aplicativo já reprograma o evento de forma automática.

Se um palestrante se atrasa ou tem um voo cancelado, basta avisar o organizador ou alertar diretamente pelo aplicativo.

E as possibilidades tecnológicas não param por aí: sabe aqueles antigos crachás de papel e que normalmente eram jogados no lixo? Agora trazem um algo a mais no quesito informação e interatividade.

Totalmente informatizados, eles carregam o nome do participante, seus gostos, dados bancários e abrem as portas dos espaços permitidos para circulação.

Propagandas e produtos de interesse podem ser transmitidos através da tecnologia de beacons, nos celulares e também nos dispositivos de identificação.

Pôsteres? Dinheiro gasto com impressão e com mais papel para aumentar o lixo? Nada disso. Agora eles são digitais, projetados em aparelhos de TV adaptados e ficam expostos durante períodos programados.

Esqueceu seu arquivo? Não trouxe uma cópia no pen drive? Se não lhe foi solicitado o envio antes do evento, hoje não há mais desculpas. As cópias de segurança podem ser salvas em qualquer aplicativo de nuvem e abertas em qualquer local com acesso à internet.

E se isso lhe soa como ficção, saiba que esta já é uma realidade em todo o mundo, inclusive aqui no Brasil.

Shows, Festivais e Exposições

Eventos de grandes proporções exigem maiores cuidados e um planejamento mais detalhado.

Os drones são bastante utilizados porque conseguem captar imagens e produzir vídeos de forma bastante real e impactante para os que assistem. Eles podem mostrar a quantidade de pessoas, estrutura do local e outros detalhes do evento.

Eles ajudam também os organizadores a detectarem problemas e falhas na organização, visto que eles oferecem uma visão panorâmica do local.

Festivais de música como o Lollapalooza, por exemplo, utilizam pulseiras com informações de cartões de crédito que funcionam através de radiofrequência. A entrada e o pagamento de comidas e bebidas é feito através de um simples toque nesses acessórios.

São procedimentos que fazem parte de outra tendência que é a Internet das Coisas (IoT), na qual os objetos estão conectados e transmitem informações.

E essa inovação tecnológica traz possibilidades para a indústria de eventos: imagine um meio de regular a temperatura dos ambientes de acordo com o número de pessoas dentro deles, ou um microfone que pode alertar gentilmente o apresentador de que ele deve elevar a voz porque as pessoas não estão conseguindo escutá-lo?

São aprimoramentos que certamente veremos acontecer em breve.

As redes sociais e a transformação digital nos eventos

As redes sociais têm impactado a experiência dos participantes pré-evento, durante o evento e pós-evento.

Já se foi o tempo em que era solicitado que desligássemos os celulares durante as palestras. Agora eles precisam estar ligados e conectados para que a experiência possa ser compartilhada com a sua rede de contatos.

As pessoas não recebem mais as informações de forma passiva, elas fazem parte do evento, pois a interatividade é estimulada a todo momento.

Fazer check-in no Facebook ou no Instagram aumenta a visibilidade do evento naquele momento e chama outras pessoas a participarem dos acontecimentos, mesmo que virtualmente, além de ajudar a divulgar os lançamentos de projetos e de produtos patrocinados.

Ao fazer perguntas aos palestrantes, basta enviar uma mensagem pelo Whatsapp para o mediador, que está com o número fornecido aos participantes.

Como o participante pode fazer quantas perguntas quiser, ele as escolhe e repassa as mais relevantes, descarta as que estão fora do contexto e guarda algumas para que sejam respondidas futuramente.

As hashtags utilizadas em todas as redes e nos comentários no Twitter mostram o engajamento com o tema abordado: as perguntas podem ser twitadas diretamente para os palestrantes e marcadas com a hashtag do evento.

Engajar a todos em suas redes sociais pode ajudar a divulgação de seu evento para uma audiência mais ampla. Também pode funcionar como um indicador de satisfação, e melhor ainda, com um feedback em tempo real.

Elas são hoje também o seu cartão de visitas. É pelas redes sociais que muitos conhecerão você, assim como o trabalho que desenvolve profissionalmente. O “fique com o meu cartão!” foi substituído pelo “curta a minha página no Facebook!”, “curta o meu perfil no Instagram!” ou “adicione meu Whatsapp!”.

A transformação digital e as novas tendências

Cada vez mais os eventos online têm ganhado espaço. Muitas vezes, as pessoas até querem participar, mas por diversos motivos, elas não conseguem estar presentes. Ao invés de perder o dinheiro da inscrição, por que não poder participar virtualmente?

Uma grande tendência são os webinars, que são conferências ao vivo compartilhadas através de links para as salas virtuais. Geralmente, são utilizados streamings, um serviço de transmissão mais comum e de fácil acesso.

A interação com o público se dá através de chat e de comentários na página do evento. Desta maneira, nenhum evento precisa se limitar ao espaço geográfico, onde se encontram os palestrantes.

Mas e se você chegou ao local e ainda não fez sua inscrição? É só dirigir-se aos totens eletrônicos, colocar seus dados e imprimir a sua credencial, e sem enfrentar filas.

Ou pode receber um crachá eletrônico como os que citamos anteriormente: o seu passe para poder desfrutar do conhecimento dos palestrantes, receber novidades e interagir durante o tempo que estiver com ele.

A importância de disponibilizar wifi gratuito

Parece estranho ter que dizer isso, mas de nada adianta se beneficiar de toda a transformação digital em eventos, se o sinal de internet não é disponibilizado gratuitamente no local.

E não há desculpas para não contratar esse serviço e oferecê-lo aos participantes, pois se não existir wifi grátis, essa é a melhor maneira de colocar abaixo todos os seus esforços.

A transformação digital nos eventos confirma que o futuro está nas tecnologias móveis. Não existirão mais botões de ligar e desligar, pois estaremos ligados o tempo todo!

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