O advento da pandemia da Covid-19 acelerou um processo de migração dos eventos físicos para eventos online. Durante o ano de 2020 essa mudança foi uma necessidade para que as empresas conseguissem manter em curso seus projetos. 

Entretanto, ao vislumbrar as vantagens que esse modelo de negócios apresenta, muitas agências têm optado por essa estrutura nos projetos de seus consumidores. 

Como esse mercado é um nicho pouco explorado, há grandes desafios e benefícios reservados para empreendedores que estão seguindo para o meio digital. Se você tem uma agência de eventos e busca apresentar soluções inovadoras aos seus clientes, continue a leitura e confira nossas recomendações!

Quais são as principais diferenças entre eventos online e off-line?

O mercado de eventos em sua totalidade está em crescimento e constante transformação. Plataformas digitais foram lançadas e a pandemia apontou para a possibilidade do formato híbrido ou totalmente digital. Para compreender mais sobre as alternativas em torno de cada opção, é importante considerar em quais aspectos as possibilidades on e offline se diferem.

Atenção 

A atenção do expectador representa um dos grandes desafios para os eventos no formato digital. Como os espectadores estão no conforto de casa, é esperado que se perca o foco no está sendo apresentado.

Da mesma forma que no formato físico, têm de lidar com os desafios de logística para conseguir resolver questões como espaço, localização geográfica, infraestrutura, entre tantas outras questões, os eventos online devem criar mecanismos capazes de prender a atenção dos participantes. Seja por palestras mais curtas, atividades interativas ou com o uso de chamadas para ação. 

Desejos

O espectador de eventos online é constantemente tentado a ir embora, por isso engajar sua audiência demanda um bom trabalho. O tempo de atenção se tornou um bem valioso e o conteúdo apresentado por sua proposta tem de valer a recusa desse indivíduo para qualquer outra notícia, informação ou mensagem. Este é um ponto de atenção para qualquer organizador refletir na hora de estabelecer as diretrizes de seu projeto.

Para os que ocorrem fisicamente essa tentação não ocorre, pois normalmente é realizado em uma bolha de privação sensorial, em um espaço fechado e similar a uma sala de aula. Contudo, esse modelo está limitado por um número X de participantes, em um determinado espaço e com todas as limitações logísticas que são características para esse caso.

A ilusão da “multitarefa”

Em apresentações online quase sempre há uma ilusão de que é possível acompanhar o evento ou a reunião enquanto faz “mil e uma atividades”. Por isso, o recomendado é segmentar o formato de palestra para períodos mais curtos e estimular a participação dos ouvintes. No modo presencial, a incidência de tal problema é menor, principalmente devido aos celulares com acesso à internet. 

A percepção de valor do espectador é menor

A observação de valor sobre qualquer coisa é relativa ao esforço que o indivíduo faz para obtê-la. Como eventos online não demandam tanto esforço do participante, é normal ter uma percepção inferiorizada, em relação à versão offline. Isso também pode afetar a percepção de valor do palestrante.

Para elevar a percepção de valor é necessário usar os pontos fortes da experiência digital como a conectividade, a possibilidade de trocar informações com pessoas de todo o mundo e criar um ambiente interativo com personalidades que o ouvinte não teria chance de presenciar no mundo real. Como o ambiente online é muito mais acessível, vale buscar palestrantes referência na sua área para agregar valor.

Limitações técnicas

Nesse ponto, o ambiente digital apresenta uma grande vantagem em relação a outras estruturas. Após contratar uma plataforma para realização do evento, não há limitações para se preocupar. O custo marginal de um novo espectador é quase zero, o que permite ganhos de escala inimagináveis no mundo real. 

Orçamento

As limitações de recursos financeiros podem representar uma grande dificuldade no formato presencial. Muito por conta de estruturas previamente acertadas e que, mesmo se projeto for um fracasso, devem ser pagas. 

Por conta disso, projetos com orçamento limitado têm mais risco na sua modalidade de eventos offline em relação aos digitais. 

Como migrar para eventos virtuais?

Visto que há grandes vantagens como liberdade, custo e possibilidades no meio digital, agora resta verificar como migrar as atividades que antes eram desenvolvidas em atividades presenciais para o ambiente online.

Escolha a plataforma de eventos mais adequada às necessidades do seu negócio

Nesse ponto, o destaque está em quanto a plataforma pode ser adequada ao seu projeto. Quando se planeja um evento, inicialmente você imagina adquirir tudo que há de melhor. Porém, isso nem sempre  é viável para sua estrutura. Obviamente há empresas que necessitam de uma grande infraestrutura online, pois recebem milhares de pessoas e por conta disso demandam uma estrutura mais robusta.

O mais importante em uma plataforma, é que ela seja customizável e que possua alternativas de preços e serviços. Assim, você contrata apenas o que é necessário ao seu projeto. Assim, você não vai comprometer recursos que podem ser destinados a outros aspectos do projeto.

Invista em equipamentos com alta qualidade de som e imagem

A experiência audiovisual completa é uma característica de grande importância para eventos tanto na modalidade online quanto na presencial. Quanto melhor for a reprodução de áudio e vídeo, mais próximo do real você fica. Para tanto, é necessário contar com uma plataforma de alta tecnologia e que tenha infraestrutura de ponta em tais aspectos.

Estimule a interação com o público

Prender a atenção do público é fundamental para que o conteúdo apresentado não se perca. Para vencer essa dificuldade encontrada, a interação com o público é o melhor meio de manter todos envolvidos.

A sintonia não se limita ao momento da palestra, mas pode ser realizada antes da reunião ocorrer. Grupos e fóruns organizados pela equipe permitem que os participantes se comuniquem, enviem dúvidas e desenvolvam um ecossistema próprio. Isso tudo torna a experiência mais rica e produtiva para todos. Ofereça e impulsione seu conteúdo em diferentes formatos 

Uma das vantagens de estar online é que a distribuição e envio de materiais é simples, barata e automática. Você pode produzir guias do evento, e-books de material rico, além de conteúdos em áudio e vídeo. 

Para atrair mais participantes, um bom meio é utilizar publicidade paga nas redes sociais. Além de ser um recurso muito barato, os anúncios pagos em redes sociais conseguem segmentar o público e você anuncia apenas para pessoas que potencialmente se interessam pelo que você oferece.

Colete os dados e entregue um acompanhamento personalizado

Produzir eventos online favorece a captação de dados que podem ser usados em diversas aplicações. As informações obtidas podem ajudar a desenhar melhor a persona, compreender as dores do público, entender quais soluções são necessárias e quais leads apostar para fechar vendas e elevar seu lucro.

Em projetos online é comum atrair leads em vários estágios da jornada de compra e usar as informações obtidas permite filtrar os leads mais qualificados para a compra, e para esses, fazer um acompanhamento personalizado. Na hora de escolher quais leads devem ser os escolhidos é simples. A organização deve verificar quais completaram todas as informações de registro, participaram de todas as atividades e adotaram uma postura ativa em fóruns e debates. 

Quais as previsões para o mercado de eventos?

A previsão é de que eventos físicos sigam limitados até que a vacinação ofereça segurança sanitária suficiente para permitir reuniões presenciais. 

Para quem está com orçamento limitado, além de investir na modalidade online, que é mais acessível, é importante buscar a captação de patrocínio e parcerias. Projetos assim tendem a atrair bastante visibilidade e empresas complementares a sua atividade se beneficiam do ambiente propício à venda.

Por conta disso, os eventos online são a solução adequada para qualquer empresa. Ao contar com uma plataforma adequada e um bom gerenciamento de recursos, você assegura que os eventos de seus clientes sejam um sucesso e preservem todas as diretrizes sanitárias. 

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