À medida que os efeitos negativos da pandemia começam a se dissipar da economia, muitos segmentos estão buscando na inovação um caminho alternativo para alcançar seus objetivos, e com o setor de eventos não é diferente. Apesar de todas as dificuldades enfrentadas neste período, o mercado de eventos online emergiu como a principal alternativa para a manutenção desse setor. 

Agora restam muitas dúvidas e incertezas em relação ao mercado. Os eventos vão ocorrer como antes da pandemia? Haverá migração para o meio digital? Haverá a possibilidade de formato híbridos?

Essas e muitas outras dúvidas fazem parte do dia a dia de quem trabalha com eventos. Enquanto nos preparamos para o que 2021 vai oferecer, reunimos informações relevantes sobre o futuro e os desafios desse mercado. Continue a leitura e confira!

Qual o maior desafio na recuperação do setor de eventos?

Depois de um ano repleto de más notícias quanto a Covid-19, conseguimos ver uma luz no fim do túnel. Finalmente já existem vacinas aprovadas em todos os continentes e a vacinação do grupo de risco já está em andamento. As previsões apontam que o processo de vacinação tende a se estender para 2022, impactando diretamente o setor de eventos. 

Assim, sabemos com segurança que eventos grandes e fechados ainda representam um grande risco quanto à disseminação do vírus. Provavelmente haverá a necessidade de pequenos eventos presenciais e capazes de respeitar as recomendações sanitárias. Uma alternativa mais interessante seria quanto às possibilidades de coordenar no modelo on e offline em um único pacote.

Eventos presenciais 

As autoridades sanitárias recomendam que quaisquer eventos que não podem ser direcionados para os meios digitais de comunicação devem permanecer com poucas pessoas, sem atrair indivíduos de outras regiões e de preferência ao ar livre. Os protocolos pessoais se mantêm com o uso de máscara e lavagem das mãos. 

O mais importante é não atrair públicos distantes, pois um dos principais riscos de transmissão ocorre durante a viagem. Muitos países estão adotando a solicitação de testagem negativa para COVID-19 72 horas antes de embarcar.

Assim, a maior preocupação para essa modalidade se refere a densidade do evento. Por isso, cabe à liderança da empresa definir se deseja buscar espaços maiores ou reduzir a lista de participantes. A proporção de espaço por participante deve ser alta, não apenas para que as recomendações sanitárias sejam cumpridas, mas para que os participantes fiquem confortáveis e seguros.

Essa é a nova realidade que temos de trabalhar. O modo presencial vai incluir uma nova configuração até que a vacinação mundial seja realizada.

Eventos virtuais

Caso a empresa queira minimizar os riscos, não é necessário cancelar o calendário de atividades do seu negócio. O setor de eventos online teve todo o ano de 2020 para desenvolver ainda mais suas estruturas e tecnologias para que os projetos realizados nessa modalidade não tenham nenhum prejuízo em relação ao modelo presencial. 

Assim, ao escolher essa modalidade, você garante que seu projeto está livre de riscos de contaminação. Não tendo limitações geográficas e com mais facilidade de acesso a grandes personalidades do seu segmento. 

Se um evento presencial ou local não estiver em cena para sua empresa, isso não significa que seu próximo compromisso deve ser cancelado. Muitas indústrias estão optando pelo modelo híbrido ou totalmente virtual devido à pandemia — e muitas delas têm se saído extremamente bem! Ambos os tipos, virtual e híbrido, são novas possibilidades que nossos clientes estão considerando, vamos abordar os dois.

Eventos híbridos

Se a ideia é absorver as vantagens e benefícios das duas modalidades disponíveis, é possível optar por uma alternativa híbrida. Imagine, por exemplo, que parte do seu público estaria interessado em participar de alguma atividade presencial, contudo, você não tem recursos para um ambiente aberto grande o suficiente.

A alternativa mais inteligente é criar um evento presencial com um ingresso um pouco mais caro. Já para o restante dos interessados, haverá uma versão online com custo muito baixo ou até mesmo gratuito. Assim, você atende todo o público, mantém os custos em baixa e corresponde com as normas sanitárias.

Uma alternativa é distribuir o evento por vários dias, assim é possível gerenciar melhor o fluxo de participantes em um espaço limitado. Configurá-lo para que ocorra simultaneamente em tempo real e virtual demanda profissionalismo e cuidado na hora da escolha de uma plataforma digital adequada. 

Como se reinventar?

O setor de eventos foi transformado drasticamente em 2020 e essa tendência deve se manter nos próximos anos. Para quem atua no setor, é indispensável buscar a inovação e melhorias na experiência do usuário, indiferente da modalidade em que as atividades são realizadas.

Online

Um dos maiores desafios desse mercado é criar mecanismos para prender a atenção dos espectadores na modalidade online. Como tudo contribui para roubar a atenção dos participantes, é possível que o indivíduo se envolva em outras tarefas e o conteúdo apresentado se perca. 

Para contornar esse problema é necessário investir em tecnologia de ponta para áudio e vídeo. Isso melhora a experiência do participante e ajuda a prender sua atenção. Outro ponto de melhoria, é quanto às dinâmicas do evento. As atividades devem envolver os participantes e estimular a interação da comunidade. Isso torna as palestras mais atrativas e foge do ambiente monótono com estilo de sala de aula.

Offline

Na modalidade presencial, os principais desafios se referem a questões sanitárias, problemas de espaço e limitações geográficas. Além disso, questões com palestrantes, personalidades da área e líderes do seu setor tende a dar mais trabalho na hora de contratar.

Para sanar esses problemas, a equipe pode disponibilizar máscaras e álcool customizados com informações da atividade. Isso vai trazer segurança e bem-estar para os participantes. Quanto à questão da limitação de espaço, é possível distribuir o evento em vários dias. Criando atividades remotas você também consegue atrair  aqueles que não conseguiram estar presentes. 

Como será o futuro desse setor?

Houveram grandes mudanças no setor de eventos em 2020 e terá de se adaptar a outra realidade em 2021. O resultado de mudanças tão drásticas, em tão pouco tempo, é que aspectos que você nunca havia considerado como alternativa, de repente se tornam ótimas opções para seu projeto. Você expande os limites de alcance e vê, por meio do ambiente digital, que suas soluções são úteis a muitas outras pessoas. 

Por isso, mantenha um olhar positivo diante das dificuldades que a pandemia impõe. As empresas conseguiram criar projetos, engajar pessoas e vender, mesmo em um ambiente bastante inóspito e cheio de incertezas. Isso assegura que, em um meio mais receptivo, como esperado para 2021, o setor de eventos será capaz de superar seu desempenho e fazer desse mercado um oceano azul de possibilidades.

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