A pandemia de COVID-19 transformou a indústria de eventos. Com as restrições de deslocamento e de aglomeração de pessoas, muitos dos eventos que movimentavam o mercado precisaram se adaptar. Produtores, patrocinadores, empresas e agentes de vendas ainda tentam entender como proceder em um dos segmentos que, junto da cultura, foi um dos mais impactados pelas medidas de isolamento social.

Muitos organizadores talvez tenham se perguntado: como proceder no cancelamento de evento? Há muitas variáveis em jogo. Enquanto o cancelamento pode acarretar perdas financeiras e até mesmo nos processos judiciais por descumprimento de prazos e outras implicações legais, a manutenção dos eventos também pode ser considerada negligência.

Confira 3 regras que você precisa considerar antes de realizar cancelamento de evento na pandemia.

Cancelamento de evento: 3 regras para considerar

1. Contravenção e responsabilidade contratual

Primeiro, você deve avaliar as inferências legais do cancelamento de evento ou não. Ao optar por manter o evento presencial, há o risco de sua organização ou empresa sofrer processos judiciais relacionados à disseminação do vírus. Embora exista a possibilidade de um processo por negligência ou mesmo ações coletivas, é difícil provar ou não os fatos, especialmente no Brasil onde o nível de testagem é muito baixo. A não ser que você garanta que todos os participantes sejam testados na semana do evento, é muito difícil ter esse controle.

Por outro lado, há a questão da responsabilidade contratual. Vendedores, patrocinadores, palestrantes, produtores e organizadores, além de fornecedores de serviços e alimentação precisam ter seus contratos honrados. 

Há o risco de processo caso você cancele também. Por isso, o mais interessante é fazer uma revisão legal de todos os contratos, com um profissional especializado. Ele poderá apontar os riscos da manutenção ou não de um evento, do ponto de vista legal.

Uma saída interessante para não ter de cancelar com todos os fornecedores e também evitar aglomeração de pessoas são os eventos híbridos ou digitais. Nesses casos, a maioria dos convidados participa virtualmente, e a audiência também.

2. Cancelamento de evento antecipado ou de última hora

Com a pandemia de COVID-19, muitas empresas e fornecedores adaptaram seus contratos para se tornarem mais flexíveis frente aos desafios que o mercado está enfrentando. Isso permite que, em alguns casos, os cancelamentos sejam feitos de última hora. Ainda assim, é importante observar certas obrigações legais. Confira quais são elas:

2.1. Cancelamento de última hora

Governos de diversos países vêm emitindo ordens de suspensão de aglomerações ou retorno às medidas de isolamento social, forçando o cancelamento de última hora. No caso desse tipo de cancelamento, há pouco ou nenhum tempo para mitigar os danos potenciais, incluindo obrigações contratuais.

Além disso, os cancelamentos de última hora podem afetar os participantes do evento que já viajaram ou não podem obter reembolso de última hora em seus planos de viagem. Isso pode causar uma má reação dos clientes do evento e impactar a boa reputação da empresa. O cancelamento antecipado oferece a todas as partes interessadas uma oportunidade maior de mitigar os danos.

2.2. Cancelamento antecipado

Enquanto o cancelamento de última hora pode ser danoso, realizar um cancelamento antecipado dá aos organizadores a oportunidade de mitigar danos, reavaliar acordos e negociar obrigações contratuais.

Uma das vantagens é prever um seguro com cobertura de responsabilidade comercial que cobre reivindicações relacionadas a COVID-19. Discutir as políticas de seguro do evento com um consultor jurídico pode ser uma ótima maneira de assegurar as melhores opções com antecedência. Também é interessante que os organizadores de eventos contatem seus corretores de seguros e façam perguntas, por escrito, sobre a cobertura de seus seguros.

2.3. Obrigações contratuais

Um cancelamento controlado e antecipado permite que os organizadores considerem suas obrigações para com fornecedores, locais, hotéis, palestrantes, artistas e apresentadores, participantes e clientes, empresas de produção e outros terceiros com antecedências.

Por exemplo, se um evento se comprometeu com um certo número de quartos de hotel, pode ser capaz de negociar um acordo com o hotel para creditar alguns dos quartos ou reembolsá-los aos convidados mudando a data do evento, ou se comprometendo a um acordo para o evento do próximo ano.

2.4. Reembolsos e créditos futuros

O cancelamento antecipado pode dar mais tempo e espaço para um organizador adiar o evento ou planejar o evento do ano seguinte. 

Isso pode permitir ao organizador a capacidade de oferecer créditos para eventos futuros, em vez de enfrentar a perspectiva de perder dinheiro significativo oferecendo reembolsos massivos.

2.5. Reputação dos organizadores

Tanto o cancelamento quanto a recusa em cancelar podem prejudicar a reputação do organizador ou do evento, dependendo das circunstâncias. Recusar-se a cancelar pode criar uma reação social irresponsável, contribuindo para a disseminação ou colocando participantes pagos, responsáveis pelas vendas e funcionários em uma posição de decidir colocar a si próprios e suas famílias em risco, por exemplo.

Isso pode não funcionar bem para a organização. Além disso, o cancelamento também pode causar reação de certos grupos, como vendedores de feiras que investiram milhares de dólares em sua exibição e equipe, muitos ou todos os quais não são recuperáveis. 

É fundamental estudar todas as possibilidades para garantir que os danos sejam os menores possíveis.

3. Adiar ou fazer um evento virtual

Os organizadores devem considerar se é viável mudar o evento para uma data posterior no ano. Embora a mudança de data provavelmente resulte na perda de uma porcentagem, senão da maioria de seus participantes, ainda pode resultar em perdas e danos menores e mais gerenciáveis ​​do que o cancelamento total. 

Algumas considerações práticas incluem:

• tempo;
• disponibilidade do local;
• disponibilidade do apresentador e palestrante;
• cronograma de outros eventos que podem entrar em conflito ou ser considerados competitivos.

Já os eventos virtuais podem ser uma solução viável para alguns eventos. Porém, não correspondem à experiência ao vivo, mas ainda podem atender a certas necessidades de participantes e organizadores. 

Um evento virtual pode ser mais que uma videoconferência ou webinar, pois pode incluir alguns elementos de uma conferência ao vivo, como discussões interativas, networking, patrocínio e outros recursos.

Ao considerar a possibilidade de cancelamento de evento, é interessante levar em conta todos os aspectos legais envolvidos. O aconselhamento profissional de especialistas nesse segmento pode ser de fundamental auxílio. 

Não se deve ignorar, também, as possibilidades de realizar um evento virtual ou mesmo híbrido, a fim de buscar um equilíbrio entre o não cancelamento e a prioridade da saúde de todos os envolvidos.

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