A Riachuelo faz parte do maior grupo empresarial de moda do Brasil, o Grupo Guararapes, que engloba outros negócios como a Midway Financeira, Transportadora Casa Verde, o shopping Midway Mall, Casa Riachuelo, três centros de distribuição (CDs), em Guarulhos, Natal e Manaus, um Contact Center, além de ser representante da Carter’s no País. Com mais de 40 mil colaboradores espalhados por todas as regiões do Brasil, administrar todos os contratos que circulavam pela empresa não era um trabalho fácil, principalmente com a chegada da pandemia e a necessidade de se adaptar ao distanciamento social.

Uma média de 400 a 500 documentos eram assinados por mês com papel e caneta, porém durante o primeiro mês de quarentena poucos contratos foram finalizados. “Acreditávamos que a situação seria por pouco tempo, um mês no máximo e então voltaríamos ao normal. Mas com o tempo, foi necessário pensar em iniciar logo a transformação digital dos documentos físicos”, conta Denis Pavin, Gerente de Tecnologia e Sistema da Riachuelo.

Para fazer essa transformação foram necessárias várias mudanças que envolviam muitas contratações e troca de fornecedores. Ou seja, diversos contratos precisavam ser finalizados rapidamente. “No começo, se tirava foto do contrato, escaneava ou enviávamos motoboy para colher as assinaturas. Este fluxo de trabalho causava morosidade na rotina da empresa, além de risco jurídico”, comenta Pavin.

O primeiro passo para a transformação digital de fato

Foi assim que a Riachuelo entendeu que o processo dos documentos precisaria ser digital para que até a transformação pudesse ser realizada mais rapidamente. Devido ao conhecimento prévio do sucesso da assinatura eletrônica da DocuSign, optaram pelo Quick Start, que possibilitou a implementação da solução em apenas uma semana.

“Como a ferramenta é bastante intuitiva, não foi necessário muito trabalho para que todos aprendessem a usar rápido”, conta Pavin. Em maio de 2020 todo o departamento jurídico já utilizava a assinatura eletrônica para o disparo de documentos. Com isso, um dos maiores problemas do setor – que era o rastreio – também foi resolvido.

A solução ajudou a acelerar a transformação digital na Riachuelo, principalmente quando seu uso foi expandido para outras áreas como o RH. Isso permitiu que toda a equipe da matriz pudesse trabalhar totalmente em regime home office, por meio do envio de 1.800 aditivos de contratos – modelos criados com a ferramenta da DocuSign. Hoje, também usam a assinatura eletrônica os setores de compliance, auditoria, relacionamento com o cliente, tributário, comitês de auditoria e contabilidade.

Mais rapidez com menos gastos

Antes de usar a DocuSign, o setor jurídico demorava cerca de 20 a 45 dias para finalizar um contrato. Com a implementação da assinatura eletrônica, 75% dos documentos são assinados em até sete dias. “Com isso, foi possível ter uma economia de gastos, já que o custo do envio de um envelope via DocuSign é bem menor do que o gasto de uma assinatura física, com toda a papelada e motoboy”, explica Denis Pavin.

Além da redução de tempo e custos com papel, o processo para assinar com fornecedores se tornou mais rápido e não foi necessário suporte devido à solução ser intuitiva. A troca dos documentos também se tornou mais segura, já que o rastreio permite visualizar toda a trajetória do contrato, identificar os destinatários e realizar possíveis alterações antes de finalizar o acordo.