Mais de 65% da equipe do Trello é remota, o que significa que o uso da tecnologia para integrar as equipes e manter a produtividade no trabalho é parte importante de nossa cultura.

A transformação digital é uma realidade diária no Trello, porque sempre buscamos as melhores maneiras de manter contato com os demais membros da equipe – às vezes alocados a milhares de quilômetros de distância.

E por mais que alguns usem algumas doses a mais de café para ter foco no trabalho por estarem em outro fuso horário, a escolha das tecnologias adequadas para que esse tipo de comunicação funcione é essencial para lidar com o trabalho à distância.

Pensando nisso, desenvolvemos uma série de metodologias que nos ajudam a fazer do trabalho remoto um fator de aumento de produtividade e não um empecilho.

Hora do Café no Trello: uma maneira de disseminar conhecimento

Quando todos os colaboradores de uma empresa estão alocados no mesmo prédio, é comum que se esbarrem em elevadores e corredores, ou mesmo no cafezinho, e troquem ideias sobre seus projetos em andamento.

Essas conversas acabam sendo ouvidas por pessoas de outras áreas.

Assim, é muito mais fácil que diferentes equipes saibam o que as outras estão fazendo e até mesmo acabem “entrando na conversa”, trazendo perspectivas e conhecimentos de fora do grupo, o que pode enriquecer muito a busca de soluções.

Pensando em uma forma de disseminar esse conhecimento em uma empresa em que 65% de seus colaboradores são remotos e não podem ouvir a conversa dos outros nos corredores, o Trello institui a “Hora do Café no Trello”.

Toda sexta-feira à tarde, um colaborador dá uma palestra de 30 minutos sobre seus conhecimentos específicos dentro da área que atua no Trello, ou conta suas atividades e projetos na empresa, compartilhando conhecimento de uma forma prática e que traz excelentes resultados.  

Parte de sua equipe fica no escritório, a outra é remota, e agora?

Conciliar informações e fazer reuniões envolvendo membros da equipe que trabalham em casa ou em outros escritórios pode ser um desafio.

A principal dificuldade nestes casos – e que muitos dos que trabalham no escritório não percebem – é que quem trabalha em casa, apesar de uma série de vantagens (como não ter que ficar preso no trânsito), tem um problema de agilidade de comunicação com os demais membros da equipe.

Para começar, ele perde muito do contexto das conversas e da expressão facial das pessoas quando troca informações por chat e mesmo videoconferência. Para contornar isso, temos 6 dicas de home office que podem ajudar a integrar os remotos à equipe alocado no escritório:

1- Empatia

Experimente passar um dia trabalhando em casa e não ter a possibilidade de saber, só de levantar a cabeça, que grupos estão fazendo reuniões importantes ou quem está conversando com outras pessoas em suas mesas. Logo você vai perceber que se sente por fora e pouco integrado à equipe.

2- Nada de reuniões de última hora na mesa de alguém

Então você se lembra que precisa decidir algo importante rapidamente e simplesmente se levanta para conversar com um outro membro da equipe sobre isso. Mas o terceiro colega que está trabalhando em casa, fica totalmente por fora do assunto.

Pode parecer improdutivo, mas o ideal é fazer isso via chat e incluir todos os que precisam estar a par do assunto na conversa, principalmente quem está em casa. Sugestão: o Slack é uma excelente ferramenta para isso.

3- Reuniões por videoconferência não podem ter grupos reunidos em salas

Quando um grupo se reúne em uma sala e usa a videoconferência para falar como os colaboradores remotos, digamos que sejam apenas 2 nesta situação, as desvantagens para eles são imensas.

Na sala de reunião acontecem conversas paralelas, o sinal não dá pequenas falhadas de vez em quando, há troca de recados e até bilhetes.

Vai fazer uma videoconferência com um funcionário que trabalha home office? Então todos ligam seus monitores e conversam de suas mesas, mesmo que estejam um ao lado do outro.

Essa é a única maneira de fazer com quem trabalha a distância se sentir como parte do grupo e em condições iguais de diálogo.

4- Comunicação assíncrona

A transformação digital permite que você trabalhe no Brasil, seus designers, por exemplo, estejam na Itália, enquanto o marketing se localiza na matriz, na Califórnia, e mesmo assim todos se comuniquem com você usando as diversas tecnologias disponíveis.

Por outro lado, ainda não se descobriu uma maneira de acertar os fusos horários de todo mundo.

Por isso, é fundamental encontrar uma maneira de manter todos no mesmo ritmo, isso é, sabendo quais foram as últimas decisões tomadas, enquanto dormia e ou outros trabalhavam.

Uma solução simples para isso é usar uma ferramenta como o Trello para organizar reuniões de alinhamento semanal, com a transcrição de tudo que foi decidido.

Além disso, nenhuma decisão importante poderá ser tomada de última hora, todos devem estar sempre a par do que está acontecendo.

5- Permita interações sociais através das ferramentas de comunicação da empresa

Como sua equipe vai se conhecer melhor se as pessoas não podem contar que estão felizes porque concluíram um MBA ou que seu filho aprendeu a andar de bicicleta?

Essas conversas, que muitas vezes acontecem na hora do almoço ou entre colegas da mesa, rapidamente, no local de trabalho, também podem acontecer no Slack ou outros canais oficias de comunicação da empresa, para que todos possam conhecer melhor os colegas remotos.

Inclusive, pode-se até combinar um horário para isso, durante meia hora, 2 ou 3 vezes por semana, ou criar um canal especial do Slack para trocar novidades pessoais. Quem se conhece melhor, trabalha melhor em grupo.

6- Use as ferramentas certas

Transformação digital significa estar sempre a par das novidades tecnológicas para usá-las com o objetivo de gerar os melhores resultados em seu negócio.

Fizemos uma lista de referências rápida de ferramentas que podem ajudar na comunicação dentro da empresa:

• Comunicação instantânea: o Slack e o Stride vêm se mostrando excelentes soluções para isso.
• Visão geral da empresa e planejamento: o esquema de listas de tarefas do Trello é bastante visual e facilita o rápido entendimento de como os fluxos de trabalho estão se desenrolando.
• Videoconferências: são muitas as opções, como Skype, Zoom, Appear.in ou join.me.
• Drives compartilhados: ter uma fonte única guardando as últimas versões dos documentos facilita muito o fluxo das informações nas empresas. Box, DropBox e Google Drive são alguns dos mais usados repositórios de arquivos, mas é fundamental determinar apenas um deles como o drive que todos devem usar.

No Trello aprendemos que a transformação digital é fundamental para a empresa, mas é preciso desenvolver algumas atitudes simples e fazê-las parte da cultura corporativa para que a transformação digital se torne um fator efetivo de agregação das equipes, principalmente no que se refere ao trabalho remoto.

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