É evidente que a produção de eventos mudou bastante por conta da pandemia do coronavírus. 

Na prática, o planeta foi obrigado a passar pela transformação digital, mas esse setor específico foi um dos primeiros a sentir o impacto da doença, especialmente com os eventos que têm uma enorme presença internacional. Afinal, palestrantes e participantes começaram a cancelar suas participações por questão de segurança. 

Logo, os patrocinadores também saíram, pois não fazia mais sentido financeiro.Em contrapartida, qualquer cenário de incerteza leva a inovação, com mudanças no mercado não somente durante a pandemia, mas muito além. 

Então, se você é um líder que percebe a importância da transformação digital em eventos, continue lendo este post. Vamos mostrar 5 estratégias pós-pandemia para a reinvenção da produção de eventos.

Quais são as estratégias para reinventar a produção de eventos no período pós-pandemia?

Apesar de o cenário não ser favorável, a importância de eventos para o marketing é tão grande, que o setor precisou se reinventar.

Portanto, a maior dica é observar o comportamento dos stakeholders: participantes, palestrantes e patrocinadores. A partir disso, selecionamos 5 estratégias que podem ajudar.

1. Dê maior atenção aos contratos e cláusulas

Uma resposta bem direta aos efeitos da pandemia. Com os cancelamentos e adiamentos se tornando comuns, os organizadores e produtores gastam mais tempo do que nunca revendo contratos. 

Logo, todos os envolvidos no processo precisarão estar mais familiarizados com os termos dos acordos, de modo a manter o lucro dos eventos online.

Por exemplo, é improvável que vejamos uma cláusula específica ao COVID, mas é preciso ficar atento aos detalhes das cláusulas de força maior. 

Além disso, os organizadores precisam conhecer muito bem as ramificações do que acontece se um evento for cancelado. O objetivo é ter esse impacto o mais claro possível. Isso também é importante do lado dos participantes, que devem conhecer bem as políticas de cancelamentos. 

Na era da LGPD, é crucial ser o mais claro e direto possível com eles, para não deixar dúvidas.

2. Prepare-se para eventuais problemas com a lei da oferta e demanda

É muito provável que passaremos por um período de problemas de oferta e demanda, especialmente no curto prazo. Por exemplo, muitos hotéis fecharam as portas, temporária ou permanentemente durante a pandemia. 

Uma vez que a demanda de viagens volte ao nível pré-pandemia, não existe nenhuma garantia de que os hotéis conseguirão suprimi-la.

O que pode acontecer é que imediatamente após a normalização, os hotéis ofereçam valores bem abaixo do normal, apenas para aumentar a demanda e trazer dinheiro para o caixa. Porém, quando perceberem que a oferta é muito pequena, os preços vão explodir. 

Uma alternativa é explorar outros locais onde os eventos podem ser feitos, mas também não existem garantias de que eles estarão disponíveis.

Centros de convenção se transformaram em hospitais ou outros locais de apoio ao combate da doença e podem levar um tempo até que voltem às atividades normais. Inclusive, as próprias produtoras dos eventos precisam voltar ao normal. 

Com a queda do mercado, muitos podem ter dispensado parte da força de trabalho, diminuindo sua capacidade de produzir.

Produtores de eventos podem ver a necessidade de terceirizar parte do trabalho. Não é realista pensar que as empresas que tiveram que dispensar parte do seu quadro de colaboradores consigam recontratar todos imediatamente. 

Além disso, orçamentos foram cortados em todos os sentidos e a própria estrutura dessas empresas mudou.

Resumidamente, hotéis, centros de convenções e organizadores, precisam de um tempo para se recuperar.

3. Aproveite, pois os hotéis estão “abertos para negócio”

Por conta disso, no curto prazo os hotéis estão “abertos para negócio”, com preços abaixo do normal. Mas, o que isso significa? Como a indústria foi bem prejudicada pela pandemia, os hotéis estão mais que dispostos a oferecer descontos, de variados formatos. 

Por exemplo, algumas cobram taxas de off-season nos meses de pico. Logo, se você se movimentar rápido, existe oportunidade para fazer ótimos negócios.

Por outro lado, os hotéis vão exigir mais segurança, possivelmente na forma de um pagamento adiantado. Historicamente, os hotéis tinham muito pouco controle em relação a isso.

Reservas podem ser canceladas a qualquer momento, sem nenhum custo. Isso deve mudar. Como vimos acima, pode ser algo no contrato ou quartos sem reembolso.

Mais uma ótima dica é aproveitar os hotéis e eventos regionais. Ainda no curto prazo, é natural que as pessoas tenham um certo receio em viajar de avião. 

Por isso, é esperado que os participantes e palestrantes prefiram ir de carro até os eventos mais próximos.

4. Otimize sua receita oferecendo valor agregado

Uma forma como o mercado está corrigindo esse problema em eventos corporativos é cortando custos. Ou seja, tudo aquilo que não gera receita é eliminado ou diminuído. 

Logo, conforme o mercado volta a crescer, o objetivo começa a ser recuperar o tempo perdido, focando em ações que geram mais faturamento. 

Existe muita oportunidade para empresas inteligentes agregarem serviços aos eventos.

5. Aposte nos eventos híbridos

Durante a pandemia, os eventos offline, naturalmente, não eram uma opção. Por conta disso, a maioria dos organizadores voltou para os eventos totalmente virtuais. É um modelo que tem muitos méritos, mas que pode ser otimizado combinando alguns elementos da opção em pessoa. É aí que entram os eventos híbridos.

Eles são uma tendência da era pré-covid que deve ser ampliada por conta da pandemia, visto que todo o mercado aproveitou suas vantagens e percebeu como a tecnologia pode aprimorar um evento. 

Conferências focadas em inovação já contavam com soluções virtuais, com gamificação, chatbots, streaming e muito mais. Não deve demorar muito até que isso se torne o padrão do mercado, com qualquer tipo de evento aproveitando essas vantagens.

Apesar de tudo, a pandemia foi interessante para o setor. A impossibilidade de fazer eventos offline fez com que muitos organizadores precisassem arriscar. 

Logo, foram rompidos muitos paradigmas, cujos impactos positivos serão vistos muito após o fim da pandemia. A explosão dos eventos online e a popularização dos híbridos são ótimos exemplos.

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