Todas as agências digitais têm espaço para melhorar o seu controle e garantir máxima produtividade e eficiência em seus processos. Para obter essas melhorias, a diretoria deve sempre buscar o aprimoramento da gestão de agência, por meio de técnicas ou um software especializado.

Geralmente, o grande impedimento para o sucesso é a falta de conhecimento pelos sócios da empresa sobre como exercer uma boa gestão. Por essa razão, criei este artigo que informa os erros administrativos mais comuns.

Também veremos quais são os KPIs mais utilizados, além de como a tecnologia auxilia a companhia nesse aspecto. Acompanhe:

Os principais erros de gestão de agências digitais

Agências digitais são especializadas na prestação de serviços e no desenvolvimento de produtos e soluções através da internet. Sabendo disso, podemos entender como o trabalho dessas empresas é complexo, tornando comum a ocorrência de determinados erros na gestão. Entre os principais, podemos destacar:

Preços insustentáveis

Esse é um dos principais aspectos para a estagnação da empresa. Ter uma estrutura de preços insustentáveis fará com que a agência não consiga arcar com suas obrigações ou manter o negócio operando por um longo prazo.

Por preços insustentáveis, podemos entender salários altos para profissionais que atendem clientes que não oferecem grandes retornos, por exemplo. Ou mesmo diferentes sistemas e softwares para funções extremamente especificas, em vez de utilizar poucos que se conversem e entreguem o mesmo valor.

Por outro lado, preços sustentáveis não são aqueles que apenas geram uma receita para cobrir minimamente o negócio, mas que possibilitam a criação de uma reserva para financiar projetos e investimentos que garantirão a expansão do negócio.

Também é necessário incluir nesse cálculo os dividendos atrativos e reservas para futuras eventualidades imprevisíveis, como  mudanças de mercado, crises financeiras etc.

Muito tempo relatando, mas não otimizando

Muitos gestores buscam métodos de identificar gargalos nos processos, como burocracias, atrasos, retrabalho etc. Entretanto, não realizam a devida otimização de seus processos, nem consertam as falhas averiguadas.

Esse erro pode ser decorrente da falta de capital para investir em uma solução para os problemas, do tempo necessário para a otimização ou, simplesmente, pela falta de conhecimento sobre como fazê-lo.

Muita pressa na contratação

Conforme a sua agência cresce, a contratação de novos colaboradores vai se tornando uma urgência. Afinal, será necessário mais pessoal para atender as novas demandas de clientes.

Entretanto, essa contratação deve ser feita com cuidado. Caso contrário, a companhia terá seus investimentos com treinamentos perdidos, além de arcar com passivos trabalhistas e ainda correr o risco de que os funcionários cometam erros que gerem a insatisfação dos clientes.

Os KPIs que devem ser seguidos na era digital

Os KPIs (ou indicadores-chave de desempenho) são muito importantes para informar o gestor se os objetivos obtidos com os seus investimentos foram adquiridos ou não. As métricas são realizadas por um software de gestão antes e periodicamente após as mudanças feitas pelos empreendedores.

Hoje, são dezenas de KPIs que podem ser aplicados. A seguir, exponho alguns exemplos utilizados por líderes de mercado:

Tráfego orgânico

Esse indicador relaciona a quantidade de visitante que acessa a plataforma de forma completamente autônoma, sem a influência de anúncios pagos (como os do Google), para encontrar a empresa.

Taxa de conversão

Um dos KPIs mais importantes, essa taxa mede a relação de clientes que avançaram no estágio do funil, ou seja, que estão mais perto de adquirir o produto. Basicamente, exibe a efetividade de um site ou página de vendas, demonstrando o percentual de vendas e cadastros.

Por exemplo, se a sua página recebe trinta mil visitas semanalmente, mas gerou 300 vendas, a taxa de conversão é de 1%.

Taxa de rejeição

Essa métrica demonstra a quantidade de usuários que abandonaram o site. Recomenda-se usá-la para todas as páginas — assim, será possível analisar onde, exatamente, os visitantes estão perdendo interesse, e você poderá tomar as medidas necessárias para sanar o problema.

ROI

O Retorno sobre Investimento (ROI), como o próprio nome indica, é um cálculo que evidencia os retornos financeiros decorrentes de um determinado investimento. A equação para obter esse resultado é a seguinte:

ROI = lucro do investimento – custo do investimento / custo investimento.

O resultado obtido deve ser multiplicado por 100, para se obter a porcentagem de ganhos financeiros sobre o projeto investido.

A importância da boa gestão de colaboradores e o foco na satisfação do cliente

Os colaboradores são o corpo do negócio — eles realizarão as atividades operacionais e ditarão a qualidade dos serviços e produtos, como também realizarão um contato direto com a clientela, atuando na sua satisfação.

Percebe-se, portanto, que a gestão de funcionários não deve ser ignorada. Caso contrário, a imagem da empresa perante os clientes será muito prejudicada. Algumas técnicas que melhoram essa atividade dos colaboradores na empresa são:

• treinamento e capacitação;
• receber incentivos para uma boa prestação de serviço;
• entender claramente seus papéis e responsabilidades;
• ter metas bem definidas e palpáveis;
• sentir-se importante e integrado na agência.

A tecnologia auxiliando no processo

Apesar de o poder decisivo partir da liderança, há soluções tecnológicas que potencializam as capacidades do administrador de exercer uma excelente gestão. Trabalhando em conjunto, os softwares auxiliam a superar seus desafios, identificando e solucionando gargalos e efetuando medições por KPIs.

Automação

Um dos principais benefícios da inovação de qualquer empresa é transformar processos manuais em mecânicos. Nesse sentido, a automação de tarefas fornece proveitos como:

• eliminação de falhas humanas, como erros de cálculos e atrasos;
• minimização de atividades burocráticas;
• medição automática de KPIs;
• redução de gastos com recursos materiais e do tempo necessário para os processos, entre outras vantagens.

Software de gestão

Software de gestão para agência eliminam a necessidade de adquirir vários aplicativos para atingir os diferentes objetivos de cada setor. Alguns dos principais serviços oferecidos por eles são:

• gestão dos jobs — torna a gestão de operações e atividades o mais produtiva possível;
• gestão financeira — melhora o controle das finanças, gerando relatórios mais precisos, reais e transparentes;
• gestão de resultados — auxilia o gestor a tomar as decisões mais vantajosas para o crescimento da empresa;
• gestão de contatos — aprimora a comunicação e a relação com clientes, consumidores e fornecedores.

O iClips, por exemplo, é um software de gestão de agências digitais compatível com diversos dispositivos — computadores, notebooks, tablets e celulares — que também oferece planos com diferentes funcionalidades, incluindo videoaulas, treinamento personalizado, planos de fidelização etc. Mas, talvez sua principal característica, seja que ele atende as dores de agências de forma holística, sem a necessidade de integrar diversos softwares para atingir metas.

Concluindo, uma boa gestão de agência é de excepcional importância para a expansão neste novo mercado que está sendo criado pela Transformação Digital. Os gestores precisam entender onde e quando alocar seus recursos, além de saber quais deles são capazes de ajudar a alcançar suas metas.

Aproveite o momento de mudança de mercado para repensar a cultura de sua agência digital!