A metodologia de OKR  pode ser definida como uma estrutura para a definição de metas baseada no estabelecimento de objetivos e indicadores. Esse sistema surgiu em 1998 dentro de um escritório da Intel, a partir de um estudo que buscava um método para gestão de metas eficaz.

No ano seguinte, a mesma metodologia foi adotada pela ainda pequena Google, quando estava no seu primeiro ano de empresa, muito longe de se tornar o que é hoje. A partir daí, diversas empresas do Vale do Silício aderiram e continuam utilizando, tais como: Twitter, Linkedin, Dropbox e Go Pro.

Os OKR’s seguem algumas regras, e a principal delas é a simplicidade. As metas devem ser simples e claras para que as pessoas possam entender e se sentirem motivadas a alcançá-las. Assim o profissional consegue compreender qual é seu escopo de trabalho com muita facilidade e pode definir a prioridade das suas demandas.

Essa cultura gera menos stress e maior engajamento, uma vez que o colaborador sente que pode contribuir diretamente com o sucesso da empresa.

Para cada objetivo estabelecido, são atribuídos indicadores numéricos que devem ser mensurados para facilitar a análise do caminho da empresa. Se na está indo na direção das suas projeções ou se por algum motivo está descolando do plano traçado. Por exemplo:

Deve-se sempre utilizar no mínimo duas key results por objetivo para uma gestão de metas eficaz. Usar menos do que isso pode gerar o chamado “efeito perverso”.

Por exemplo, imagine que seu o objetivo é o aumento da produtividade do time de atendimento e, para isso, é definido como key result reduzir o TMA (tempo médio de atendimento) para dois minutos.

Para burlar essa key result, basta o vendedor encerrar a call quando a ligação chegar a dois minutos. Essa ação seria muito ruim para a empresa, então, para resolver a questão, atribui-se uma segunda métrica ligada à satisfação no atendimento para equilibrar a primeira e não sabotar o objetivo.

Outro fator importante no OKR está na forma como são definidos os objetivos. Esse conjunto de pequenas metas inter-relacionadas vão contribuir para o objetivo macro da organização.  Então, 40% das metas inicialmente devem apontadas pela alta gestão, em um sistema top down.

A intenção dessa ação é mostrar a direção que a empresa deve seguir e não se prender a detalhes do desdobramento nas diferentes equipes, o papel do presidente é garantir outras pessoas pensando nisso.

Os demais 60%, são definidos pelos gestores junto aos seus times, no formato bottom up, gerando comprometimento e focando em como cada colaborador vai contribuir nesse caminho para o atingimento do resultado proposto.

Um exemplo de como são definidos os objetivos para uma gestão de metas eficaz pode vir do futebol: o presidente do clube define em seu OKR a meta de “ser campeão brasileiro de futebol da série A”. O técnico desse clube, ao receber 40% desse OKR (a direção é ser campeão), define  junto com os jogadores os 60% faltantes que devem ser feitos para isso acontecer:importar táticas consagradas de outros times, contratar jogadores de peso, intensificar os treinos com integrantes do time em posições diferentes e o que mais for necessário.

Um detalhe não pode ser ignorado, ao elaborar os resultados esperados para cada colaborador, deve-se projetar o desempenho mais ousado possível. Metas facilmente batidas passam longe do ideal e não extraem a performance necessária de cada trabalhador.

O ideal para uma gestão de metas eficaz é estabelecer indicadores que possam ter entre 60% e 70% de efetivação, para obter das pessoas o melhor desempenho possível. No entanto, enquanto a cultura de OKR não está consolidada, vale a utilização de uma flexibilidade maior, para não acabar desmotivando o time.

Outro detalhe importante sobre OKR, é que elas devem ser públicas. Essa simples ação pode gerar engajamento automático, pois todos da empresa estão caminhando em prol de uma mesmo objetivo.

Se analisar tanto de forma vertical, quanto horizontal há um propósito comum e todos fazem parte disso, cada um tem papel relevante dentro do processo.

Uma sugestão é que se exponha em diferentes departamentos todas as metas da companhia, assim é possível visualizar também a interligação e dependência das equipes em relação aos indicadores desenhados.

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Implementando uma gestão de metas eficaz

A metodologia OKR deve se iniciar a partir da liderança da empresa, para que as equipes possam praticar e sanar eventuais dúvidas sobre o processo, uma vez que as decisões do líder inevitavelmente se tornarão referência para a empresa.

Os primeiros objetivos e indicadores devem servir para gerar foco e alinhamento, por isso, elas podem seguir um ciclo mais curto, entre 30 e 45 dias, para facilitar o aprendizado e acelerar o feedback.

Durante a aplicação da metodologia, tudo precisa estar muito claro. Por isso, lembre-se de conversar com a equipe para que entendam o que motivou a adoção desse modelo de gestão de metas eficaz e quais os benefícios desse processo.

Essa atitude faz com que eles sintam-se confortáveis para propor metas de maneira mais eficaz. É muito importante capacitar os membros da equipe para criarem suas próprias métricas, afinal, selecionar bons indicadores é difícil, ainda mais se for preciso desdobrá-las para seu time.

É muito comum existir conflitos entre indicadores e tarefas durante a fase de implementação. Por isso, estabeleça uma cultura com foco em resultados para nortear todo o processo. A execução de muitas atividades não significa bom resultado.

Após essa fase de implementação, os próximos ciclos podem ser estabelecidos a cada 3 meses. Pode-se também inserir OKR de dupla cadência, uma anual de alto nível e outra trimestral para estender para as equipes.

O Google, por exemplo, lança mensalmente os resultados para seus colaboradores. Assim durante esse período podem revisar 12 vezes o projeto até finalizar a etapa do processo, podendo mudar, adaptar ou excluir o objetivo de acordo com a necessidade.

Não esqueça de não sobrecarregar seus times com muitos objetivos. A quantidade mais comum utilizada nas empresas é de até 5 objetivos macro por pessoa e no máximo 4 key results por objetivo para uma gestão de metas eficaz.

A intenção é que a pessoa trabalhe com foco e não comece diversos projetos sem conseguir finalizá-los. É preciso treinar os colaboradores para pensar antes de fazer, precisam saber dizer não para algumas ideias, para priorizar o que gera mais resultado.

As key results possuem stretch goals que tem o poder de forçar o time a sair da zona de conforto,  fazendo repensar a forma de trabalho. O ideal é realmente tentar atingir 100% da meta, independente do quão difícil ela é.

Avaliando o desempenho

Ao final dos ciclos, faça um processo de avaliação de desempenho dos OKR. É importante que seja um processo simples, para não demandar muito tempo do gestor. Para obter a nota do OKR, basta fazer a média dos resultados-chave/indicadores.

Pode-se atribuir pesos diferentes, para fazer uma média ponderada também, fica a critério da empresa esta especificidade. Normalmente são medidos de 0 a 1, em que o 1 é  “stretch goal” e 0,6 a 0,7 o resultado esperado. Caso o resultado seja inferior a 0,4 significa que esse objetivo apresentou problemas de desempenho.

Para toda a máquina girar, precisamos de um eixo principal. Por isso, toda metodologia de sucesso tem multiplicadores, que vão ensinar os colaboradores sobre  técnica e depois acompanhar os resultados.

Os multiplicadores atuarão como coachs dando motivação para o grupo, sanando dúvidas do processo e cobrando disciplina. Nessa metodologia, conhecidos como OKR Masters, assim como temos os Black Belts, no Six Sigma.

A última orientação que podemos compartilhar é que essa metodologia de gestão de metas não é um sinônimo de avaliação do empregado. Os OKR são sobre os objetivos da empresa e como cada funcionário contribui para que esses objetivos sejam atingidos. Dessa forma, sugerimos que não sejam vinculados a bônus ou a alguma forma de remuneração.

O que temos, a partir de uma implantação de OKR com sucesso, é a busca pelo cumprimento das metas, utilizando como termômetro os resultados obtidos. Assim, a empresa consegue extrair o máximo desempenho de seu processo produtivo, maximizando seus lucros.

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