O metodo GTD — que pode ser traduzido como “fazendo as coisas acontecerem” — é um dos sistemas de produtividade mais populares que existem hoje, e com boas razões. É um sistema muito eficaz para limpar sua mente de todo o excesso de informações para que você possa se concentrar nas coisas que são realmente importantes, o que, por sua vez, permite que você realize mais tarefas com mais eficiência.

Se você se sente constantemente sobrecarregado, o conceito central da GTD de registrar tudo em um sistema confiável tem o potencial de revolucionar sua vida. A implementação do GTD pode restaurar a paz e a tranquilidade à medida que tudo é colocado em ordem em vez da desordem e do caos resultantes de apenas responder a emergências e apagar incêndios.

Neste post, mostraremos como recuperar o controle da sua vida e acelerar a curva de aprendizado do método GTD, cobrindo os conceitos básicos e orientando em alguns exemplos para que você possa ver como aplicá-lo à sua vida:

Capturar

Você já teve uma ótima ideia, mas estava ocupado demais para anotá-la e, depois, se esqueceu completamente dela? Isso acontece porque seu cérebro foi criado para ter ideias, não para armazená-las o tempo todo. O princípio central do método GTD é capturar tudo e colocar em um sistema em que você não perca as informações e se lembre constantemente de conferi-lo.

David Allen, o criador do GTD, diz que você pode acabar se sentindo ansioso caso tenha a sensação de que está deixando muitas coisas para trás. Se você não capturar as coisas que precisam da sua atenção, você pode facilmente ficar preso na “modalidade de emergência”. Com isso, você fica se sentindo improdutivo, o que mina a sua motivação.

Por isso, você precisar ter um local para colocar tudo o que precisa fazer. Pode ser uma agenda de papel, a função de lembretes do seu celular ou um aplicativo especializado em GTD. O que importa é que você possa checar constantemente. Com isso, se você teve uma ideia de projeto futuro, anote. Tem de fazer um telefonema, anote. Tem de comprar algo no supermercado… adivinhe?! Anote! Por quê? Com isso, sua mente não fica sobrecarregada de lembrar de todas as tarefas.

Esclarecer

Depois de ter tudo reunido em seu bloco de notas, você pode começar a processar tudo e tomar decisões sobre o que fazer com todas essas tarefas. Essa é realmente a parte mais fácil. Uma vez que você tenha tudo capturado, será o momento de pensar qual é a forma mais simples de realizar as tarefas.

Então, sempre selecione as tarefas que são facilmente terminadas, principalmente aquelas que levariam menos de 3 minutos para executar. Quanto maior a tarefa, maior a tendência de procrastinar. Por isso, é importante dividir as tarefas em pequenas partes, como limpar 500 mensagens por dia. Por exemplo, se você sabe que precisa limpar sua caixa de entrada de e-mail, será mais fácil fazer isso quando tiver 50 mensagens ou 5.000 mensagens?

Organizar

Depois de identificar e esclarecer, você deve classificar cada tarefa. Por exemplo, se for algo executável, insira seu sistema de gerenciamento de tarefas, que pode ser apps, como o Trello. Caso seja algo impossível no momento, você tem dois caminhos: ou deixar na lista de projetos futuros, ou, simplesmente, eliminar, caso perceba que não terá condições de executar algum dia.

Para as tarefas já agendadas e com um horário específico, o melhor é deixar como um lembrete de calendário. É também aí que a ideia de contextos entra em cena. Um contexto é basicamente apenas uma ferramenta, coisa, lugar ou pessoa de que você precisa para fazer algo. Por exemplo, uma lista de chamadas telefônicas que você deve fazer seria agrupada sob o contexto “telefone” ou uma lista de itens de mercearia sob o contexto “mercearia”.

Se é algo que você precisa discutir com alguém em sua equipe, você pode ter um contexto para essa pessoa ou um contexto de “escritório” para tarefas que só podem ser concluídas quando você chegar ao escritório. Se você realmente quiser e se interessar, você pode até ter contextos baseados em níveis de energia. É possível ter um contexto de baixa energia com “vitórias fáceis”, e um contexto de alta energia para quando você está realmente motivado para ser produtivo.

Refletir

Esse é o erro número 1 que as pessoas cometem, e é a maior razão pela qual o GTD não funciona para alguns — elas não são revisadas com frequência suficiente. Ao não revisar consistentemente, elas simplesmente deixam as coisas se acumularem e fica cada vez mais difícil acompanhar seu próprio sistema.

Eles podem chegar a montar um sistema elaborado de resolução de tarefas, mas depois tentam “configurá-lo e esquecê-lo” e não o mantêm. Quando se trata de sua produtividade, você precisa estar revisando e fazendo ajustes de forma consistente. É importante limpar e atualizar suas listas, despejar novas pontas soltas e limpar sua mente para que tudo corra bem.

Envolver

Este passo parece simples, e é! Se você tiver configurado seu sistema corretamente, está em dia com suas tarefas e sabe o que precisa ser feito a cada dia, é fácil simplesmente abrir sua lista e executar o plano.

As pessoas mais produtivas que conhecemos são aquelas que, na noite anterior ou na primeira hora da manhã, sentam-se com suas listas de tarefas e identificam as principais coisas que precisam fazer naquele dia, depois passam o resto do dia apenas executando o plano. Porém, isso só funciona se você tiver seguido os primeiros 4 passos e puder realmente confiar que tudo o que precisa fazer está em suas listas.

Seguindo essas passos do metodo GTD, podemos garantir que você nunca mais terá aquela sensação de cabeça cheia por causa de um excesso de informações. Tudo o que você precisa fazer estará anotado em um sistema confiável, que não será perdido — ao contrário do que você guarda somente na sua memória.

E aí, o que você achou do método GTD? Vai aplicar na sua vida?