Ao fazer uma breve reflexão, podemos perceber que uma empresa é feita de informações. A todo momento os colaboradores, clientes e fornecedores trocam dados, números e conteúdos fundamentais para que o negócio exista e continue operando. De fato, é possível pensar que as informações sejam o recurso mais valioso de uma organização — e é por isso que existe a gestão de dados.

Os dados chegam à empresa a partir das mais variadas fontes: internet, dispositivos móveis, rede interna, sistemas de transação, softwares operacionais, medidores inteligentes, processos inbound e outbound, pontos de contato com os stakeholders, entre inúmeras outras formas. Para que tudo isso seja protegido, organizado e utilizado da melhor maneira possível por todos, é preciso fazer uma gestão bem planejada e executada.

Quer entender mais sobre esse assunto e descobrir como fazer a gestão de dados? Acompanhe!

Mas afinal, o que é a gestão de dados?

A gestão de dados e uma disciplina que tem o objetivo de gerenciar e zelar pelos dados das empresas, tratando-os como um recurso valioso, de modo que as informações possam ser transformadas em valor empresarial e embasar decisões estratégicas. E, para isso, a gestão de dados utiliza processos, profissionais, metodologias e ferramentas.

Qual a importância da gestão de dados em meio a Transformação Digital?

Atualmente, no contexto da Transformação Digital, um gerenciamento inteligente das informações se torna ainda mais importante. À medida que as organizações são cada vez mais orientadas por processos digitais, a quantidade de dados cresce exponencialmente. Nunca foi tão fácil captar informações de mercado, mas, por outro lado, nunca foi tão crucial protegê-las. Hoje, a segurança dos dados é uma prioridade.

Além disso, empresas que falham em organizar suas grandes quantidades de informações acabam gastando desnecessariamente com armazenagem. Também tendem a arcar com gastos extras com compliance e recursos humanos — o tempo gasto para procurar informações, gerenciar processos e cumprir tarefas aumenta de forma drástica.

Entretanto, mais do que tudo isso, a gestão de dados é um alicerce da Transformação Digital. Como sabemos, ela vai muito além da tecnologia: ela está diretamente ligada à cultura organizacional e às operações.

Sendo assim, essa disciplina se mostra como a chave para o sucesso dessa mudança. Aquilo que uma companhia faz com suas informações mais importantes determinará sua capacidade de atingir os resultados relativos à inovação, produtividade e crescimento.

Quais são os sinais de que uma empresa precisa da gestão de dados?

Segundo o Serasa Experience, 91% das empresas no Brasil consideram a gestão de dados para desenvolver estratégias de negócio. Na maior parte das vezes, a prioridade no uso estratégico das informações é melhorar a experiência do cliente (objetivo de 60% das organizações).

Por outro lado, 89% dos executivos entendem que dados não confiáveis ou imprecisos impedem as companhias de oferecer uma experiência superior aos consumidores. Ou seja, muitos já percebem que a empresa precisa gerir informações de forma mais profissional. Será que esse é o caso da sua organização? Veja a seguir os sinais de que uma corporação necessita da gestão de dados:

Erro humano

Para 49% dos entrevistados pelo Serasa, a principal causa para a falta de dados ou a imprecisão dos mesmos é o erro humano, desde falhas no manuseio dos dados até equívocos de digitação. Nesse sentido, uma gestão de dados eficiente tem capacidade para padronizar o uso das informações e implementar processos de checagens, aumentando a confiabilidade.

Falta de integração

A falta de comunicação entre os departamentos é apontada como a segunda principal causa da perda de informações importantes. Em empresas que não têm gestão de dados, é preciso confiar que as pessoas transmitirão tudo o que é relevante para seus gestores ou colegas de outros setores. Contudo, isso nem sempre acontece.

Já com a gestão de dados, é possível integrar as áreas por meio do uso de sistemas e ferramentas digitais, facilitando a transmissão de tudo o que a empresa necessita.

Material complementar: Dados compartilhados: informações acessadas por toda a empresa

Violação de dados

Há cada vez mais violações de dados nas organizações, e o pior é que a gravidade dos ataques tem aumentado. Obviamente, empresas que não protegem dados financeiros e pessoais colocam em risco seu próprio trabalho, derrubando seu valor de mercado. Portanto, esse é mais um sinal da necessidade de implementar a gestão de dados.

Capacidade de armazenamento restrita

Quanto maior o volume de dados, mais difícil e mais caro se torna armazená-los. Hoje, muitas companhias já estão se dando conta de que não é eficiente ter um sistema que guarda tudo. Em vez disso, é mais inteligente contar com software capaz de identificar e salvar somente as informações essenciais. Além disso, uma gestão de dados correta evita a duplicação.

Como fazer a gestão de dados?

Agora, que tal conferir um passo a passo de como implementar a gestão de dados na sua empresa? Esse é um assunto amplo, que necessita de constante estudo e aprimoramento, mas as etapas a seguir serão suficientes para dar início a essa importante prática:

1. Determine os responsáveis pelas informações

O primeiro passo é determinar quem ficará responsável pelo projeto como um todo e pelos diversos aspectos dele. A partir daí, essa pessoa pode criar um conselho que formulará políticas e informará os progressos.

2. Identifique a situação atual

Antes de avançar nas mudanças, é crucial identificar exatamente qual é a situação atual. Já existem práticas sendo utilizadas? Quais são os dispositivos existentes? Há normas de controle e indicadores de qualidade? Ao fazer essa avaliação, a empresa conseguirá observar diversos pontos de melhoria.

3. Crie uma estratégia

Depois do estudo inicial, o conselho deve liderar uma estratégia para o gerenciamento das informações nos próximos anos. Nessa etapa, é muito importante que os departamentos atuem de forma integrada, escolham uma infraestrutura adequada, assim como ferramentas e regras inteligentes. As decisões tomadas afetarão o negócio por um longo prazo, então devem ser fruto de bastante estudo e reflexão.

4. Utilize os dados da melhor forma possível

É fundamental que a organização desenvolva uma cultura de utilizar suas informações sempre da melhor maneira. Assim, é importante treinar cada departamento para que conheça as normas de segurança, armazenamento e registros de dados. Isso reduzirá os erros e aumentará a confiabilidade.

5. Acompanhe os resultados

Monitorar os resultados é a parte mais importante de todo o projeto, pois é a partir desse acompanhamento que a empresa poderá fazer melhorias constantes. Atualmente as informações mudam muito rápido e, por isso, a gestão dos dados deve estar sempre aprimorada. Veja como cada mudança impactou a produtividade e a competitividade do negócio.

Por fim, lembre-se de que uma boa gestão de dados também precisa de um equilíbrio entre estratégia e prática. Em outras palavras, isso significa que é necessário ter boas decisões da liderança e, ao mesmo tempo, implementar ferramentas eficientes. Um bom gerenciamento de informações é aquele que proporciona redução de riscos, diminuição de custos e, principalmente, inteligência competitiva.