Como construir um novo workflow para agências na era digital

Aprenda a desenhar um novo workflow para sua agência de publicidade ou marketing digital

A publicidade já não é a mesma e os velhos processos não se encaixam mais nas exigências atuais do mercado. É preciso criar um novo workflow para agências, que permita uma maior flexibilidade e rapidez.

A transformação digital mudou a forma como se faz publicidade e é preciso que as agências estejam preparadas para responder rapidamente às demandas de seus clientes.

Neste artigo, mostrarei no que consiste esse novo workflow de trabalho e um passo a passo de como desenvolvê-lo em sua agência!

O workflow para agências

O modelo tradicional de agência de publicidade vem perdendo espaço no mercado a cada dia e esse fenômeno é simples de entender. O trabalho engessado utilizado nessas organizações já não atende mais um mercado altamente dinâmico e digital.

O workflow, ou fluxo de trabalho, é um modelo de processo precioso em qualquer agência de publicidade, já que é por meio dele que se determina a capacidade de criação de um grande volume de peças publicitárias e a sua qualidade.

De acordo com o workflow da agência é que são distribuídas as tarefas e os processos, de forma rápida e prática, dentro do ambiente de trabalho, de acordo com as atribuições de cada um dos profissionais.

Além disso, é por meio de um workflow muito bem estruturado que se organiza e padroniza todo o ambiente da agência e suas principais ações, melhorando assim a distribuição de processos e garantindo agilidade nas entregas, algo fundamental na era digital.

Contudo, existe um grande desafio na criação de um workflow, a busca pela padronização sem limitar a criatividade da equipe, mas sim deixá-los livres para realizar seu trabalho.

Para tanto, é preciso criar um fluxo de trabalho que, ao invés de restringir seus colaboradores, aja como um incentivo ao uso da criatividade, por meio de prazos e processos que deixem todos satisfeitos.

Passo a passo para construir um workflow

Para ajudá-lo a criar um novo workflow para a sua agência de publicidade que esteja de acordo com a era digital e atenda aos quesitos de padrão e criatividade, criei um pequeno passo a passo simples de seguir:

Entenda a sua agência

Cada agência digital trabalha de uma maneira e oferece um leque de serviços específicos aos seus clientes. Antes mesmo de focar na criação de um novo workflow, é preciso entender a rotina de trabalho da organização.

Quais são os serviços disponibilizados, quem é responsável por cada etapa de criação, quais os prazos determinados e outras informações básicas. É necessário que todos participem deste levantamento, pois o novo workflow deverá atender a todas as demandas.

De nada adianta, por exemplo, ouvir as reivindicações apenas da equipe de atendimento, pois elas não refletirão as necessidades do time de criação e vice e versa.

Esclareça as responsabilidades

Muitas vezes, pelo simples levantamento de informações, você pode perceber que alguns processos não têm um responsável direto e, por isso, acabam negligenciados.

Logo, determine e deixe claro quais são as responsabilidades de cada um dentro da organização, sendo que mesmo antes do desenho do novo workflow, todos já saibam onde se encaixarão.

Desenhe o novo fluxo de trabalho

Esse é o ponto em que você precisará de papel e caneta. Desenhe cada fluxo de trabalho atual dentro da agência, pois essa visão geral será necessária para a criação de um novo workflow.

A análise do fluxo atual já permite visualizar quais são os principais problemas e desafios que deverão ser corrigidos dentro da nova versão.

O ideal é buscar informação de como funcionou o fluxo de trabalho em determinados projetos anteriores, dessa forma, você terá um retrato da realidade e não de como deveria ter sido, uma vez que alguns fluxos não são seguidos conforme planejados.

Otimize seus processos e crie um novo workflow

Após levantar todos os seus processos basta que se verifique quais são os principais gaps e causadores de problemas dentro do fluxo de trabalho, otimizando cada um dos itens.

Em alguns casos, não será preciso redesenhar totalmente uma determinada rotina, apenas uma reorganização já basta para que o desempenho do time melhore.

Lembre-se que uma mudança drástica pode afetar os resultados e causar um pouco de aversão entre os colaboradores. Por conta disso, caso seja necessário redesenhar totalmente o workflow, pode-se realizar a mudança aos poucos para evitar essa situação.

Disseminação do novo workflow

O último ponto é a comunicação e disseminação do novo fluxo de trabalho, sendo que, em alguns casos, pode ser necessário realizar um treinamento com os colaboradores para que entendam quais são suas novas responsabilidades.

Ainda, é interessante manter o desenho do novo workflow em um lugar acessível a todos, para que possa ser consultado quando surgir alguma dúvida e servir como orientação a novos colaboradores.

Durante a adaptação, é possível realizar a implantação de um software de gestão para agências, garantindo um maior controle sobre todos os processos e permitindo a automatização de várias tarefas, gerando agilidade.

Além disso, um sistema como esse permite ao gestor verificar o andamento de cada uma das atividades e acompanhar em tempo real a sua produção, garantindo maior controle sobre o resultado final sem afetar a criatividade interna dos processos.

Pontos positivos da construção de um novo workflow

Reuni também alguns dos principais pontos positivos da construção de um novo workflow para agências, demonstrando para você todos os benefícios dessa prática:

  • customização ─ é possível criar um fluxo distinto para cada ação, seja ela online ou offline;
  • padronização ─ garante que os processos seguirão sempre a mesma linha de ação;
  • organização ─ permite visualizar cada uma das atividades e entender quais são as etapas realizadas e as que ainda serão atingidas;
  • otimização ─ rotinas bem definidas garantem a otimização do tempo dos colaboradores, que podem se dedicar a mais projetos;
  • distribuição das tarefas ─ cada um sabe de suas responsabilidades e pode atuar de forma autônoma.

Um novo workflow para agências é fundamental na era digital, na qual o modelo de trabalho tradicional já não tem espaço frente às demandas dinâmicas apresentadas pelos clientes e pelo mercado.

Para continuar aprendendo, confira agora os principais desafios de gestão para as agências digitais!

CEO na iClips

CEO da iClips, com MBA em Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e bacharelado em Administração pela Universidade Federal de Juiz de fora.