O Brasil é um país com grande número de empreendedores, entretanto, muitos deles sabem pouco ou quase nada sobre gestão e automação financeira. 

Um levantamento do Sebrae revela que 77% dos Microempreendedores Individuais nunca fizeram capacitação em finanças, 50% registram os gastos em papel e apenas 44% aceitam cartão como forma de pagamento. Além disso, cerca de 85% das pequenas e médias empresas brasileiras não fazem a gestão financeira, e 74% faliram em 2016 por não acompanharem com rigor suas finanças.

O cuidado com as finanças empresariais trata-se de um processo que faz total diferença no sucesso do negócio. Mas, nem sempre fica claro para os empreendedores como conciliar essa área com as demais demandas relacionadas à gestão de uma empresa e como ter sucesso nessa operação.

Apenas na área financeira, é preciso controlar as contas a pagar e a receber, cobrar clientes devedores, gerar fluxos entre o recebimento do pagamento e o envio do pedido, emitir notas fiscais, fazer a contabilidade, além de diversas outras frentes.

Muitas empresas optam por contratar equipes especializadas para cada uma dessas necessidades. Isso pode até funcionar. Mas, ainda assim, se esses processos forem pouco automatizados, ou desorganizados, podem ocorrer falhas que prejudicam o bom funcionamento da operação financeira.

Isso porque uma rotina financeira não é tarefa fácil e, ao mesmo tempo, deve ser muito bem feita para ser realmente eficiente.

Hoje, graças às soluções tecnológicas, boa parte dessas tarefas podem ser automatizadas. Ou seja, pode-se substituir ou auxiliar as atividades humanas pelo uso de softwares e sistemas financeiros.

Isso gera padronização de processos, maior velocidade e agilidade administrativa, menos erros e a facilidade no acompanhamento de métricas para constante melhoria das operações.

Então, continue a leitura para entender mais sobre a automação financeira e como ela pode ajudar o seu negócio a deslanchar.

O que é automação financeira e como começar?

A automação é o processo de tornar atividades repetitivas e manuais em operações realizadas por sistemas virtuais.

No departamento financeiro, a automação pode ser realizada em diferentes áreas. Dentre elas, estão as cobranças de pagamentos, a gestão empresarial, o controle financeiro e a emissão de notas fiscais.

Para cada uma dessas sub-áreas, existem diversas soluções tecnológicas que podem ser adotadas pelas empresas. 

Após uma pesquisa sobre as possibilidades, a empresa pode começar sua automação financeira com os seguintes “big steps”:

• Primeiramente, é preciso identificar as necessidades do seu negócio e buscar as opções disponíveis no mercado que mais atendem o porte e a rotina da empresa;
• Teste as versões gratuitas (free trial) e, após entender qual é a melhor, faça a integração da solução ao sistema do seu empreendimento e treine sua equipe para o uso;
• Dando continuidade, é preciso realizar também a migração dos dados financeiros já existentes e a base de clientes para a nova plataforma, através de uma simples importação dos arquivos no formato informado pela solução;
• Depois, estabeleça responsáveis pelas configurações básicas dos softwares e acompanhamento da rotina;
• De tempos em tempos, não deixe de checar as métricas e relatórios para se certificar sobre a performance das vendas e do financeiro em geral.

Agora é só deixar o software trabalhar pela sua empresa! 

Reforçamos que é preciso que todos no time estejam alinhados quanto aos novos sistemas implementados, para gerar a padronização das operações e sinergia entre a equipe e as ferramentas. 

Dessa forma, a automação acontecerá de forma mais integrada à realidade da empresa e dará os resultados desejados.

Quais as vantagens da automação financeira?

Em um mercado competitivo, é preciso buscar performance e diferenciação. Realizar muitas tarefas manuais e trabalhosas impede que os donos de negócio e suas equipes possam focar em melhorias para os produtos e serviços oferecidos.

Tempo útil

Automatizando boa parte das operações mais triviais, o maior ganho é de tempo e agilidade para focar no que realmente importa no empreendedorismo, como o desenvolvimento de produtos, novos testes, ampliação do público consumidor e outras melhorias importantes.

Além disso, a automação elimina boa parte dos erros humanos e torna seus processos financeiros mais confiáveis, mensuráveis e escaláveis.

Fluxo de pagamentos automático

Imagine que a maioria da sua base de clientes opte por comprar via boleto. Não é tão simples gerar e registrar cada boleto, enviar um a um por e-mail, verificar se foram pagos, dar baixa e fazer a conciliação bancária. 

Quando um software faz tudo isso de forma automática, fica muito mais simples vender para centenas ou milhares de clientes e não perder nenhum pagamento. E além disso, ele também pode inserir multas e juros automaticamente quando houver atraso de pagamento.

Da mesma forma, os outros meios de pagamento, como cartão de crédito e Pix, também exigem uma rotina de disponibilização e conciliação que pode ser muito facilitada com a automação.

Suas vendas entram no automático, sem a necessidade de intervenção humana no faturamento. Isso vai ajudar na sua entrada de caixa e mais capital rodando na sua empresa.

Visualização de vendas em tempo real

Contar com um painel inteligente, que mostra em tempo real quais faturas foram pagas, com qual método de pagamento, em que data e qual o status de cada cliente, tornará sua rotina de cobranças muito mais descomplicada, e sua logística muito mais ágil.

Com tudo isso, com certeza os negócios que optam pela automação financeira ganham uma imensa vantagem competitiva no mercado e conseguem levar o negócio a um novo nível de faturamento.

O que é possível automatizar?

Agora que você já sabe grande parte dos benefícios da automação, vamos fornecer mais detalhes sobre quais áreas do financeiro relacionadas a meios de pagamento e cobranças você pode automatizar:

 

• Emissão e gestão de faturas com boleto registrado, cartão de crédito ou Pix: a cada venda, as faturas são geradas automaticamente com os meios e condições de pagamento aceitos pela sua empresa, e enviadas para o contato do cliente para o pagamento;

 

• Régua de cobrança: caso o pagamento não seja identificado até a data de vencimento estabelecida, o sistema pode emitir cobranças personalizadas, por e-mail, sobre o valor devido, para que o cliente regularize a situação com a empresa;

 

• Conciliação Financeira: o sistema emite as faturas e dá as baixas dos pagamentos recebidos, gera extratos, novas tentativas de cobrança e faz toda a conciliação bancária, eliminando as conferências manuais;

 

• Cobrança Recorrente: caso você venda produtos ou serviços por mensalidade ou por cobrança recorrente, basta definir os ciclos e os valores a serem recebidos, e o sistema automatizará a periodicidade das faturas. Além disso, emitirá e enviará as cobranças pelo meio de pagamento configurado, durante toda a duração do plano contratado pelo seu cliente;

 

• Split de pagamentos: em modelos de marketplace ou vendas comissionadas, o sistema divide, no ato do recebimento do pagamento, os valores pertencentes a cada recebedor, de acordo com a regra de comissionamento, como, por exemplo: 70% do vendedor e 30% do marketplace;

 

• Relatórios: visualize e exporte os dados gerados em suas vendas, como lista de clientes, pagamentos recebidos no mês, lista de inadimplentes, saques da conta da empresa, etc. 

 

Existem plataformas, como a iugu, que disponibilizam todas essas funcionalidades em uma só solução. Dessa forma, você não precisa procurar diferentes softwares para suas necessidades financeiras, centralizando pagamentos e gestão em um único lugar. 

A forma de uso é simples e intuitiva, e você só precisa integrar via API com o seu negócio para configurar e começar a automatizar todos esses processos. As APIs são protocolos da internet que permitem que ferramentas baseadas na nuvem troque informações com outros sistemas. Ainda, também é possível acessar o seu painel de vendas através do SaaS online da iugu para ter todos os recursos à disposição para cobranças online.

Se você deseja aprender mais sobre como realizar uma gestão financeira impecável, acesse este e-book gratuito da iugu!