Quando se trata de executar um projeto e garantir a qualidade de sua entrega, parece que o tempo voa. E quanto mais estratégico ou complexo ele for, mais rápido o tempo passa. Bem, não é à toa que o tema gestão de tempo é tão abordado no mundo dos negócios.

Para agências de marketing que querem aliar eficiência a bons resultados, a relação gestão de tempo de execução e qualidade de entregas precisa ser discutida.

Importância da gestão de tempo

Assim à primeira vista, o tema pode parecer simples. Basta planejar o que deve ser feito, mensurar o tempo dedicado à cada atividade e organizar a execução ao longo dos dias, de acordo com a carga horária disponível.

Acontece que, a rotina atribulada e uma série de interferências, muitas vezes “invisíveis”, nos levam a um círculo vicioso. No qual, dedicamos menos tempo que o planejado para os projetos. Onde processos informais, planilhas eletrônicas, reuniões não planejadas e pouco produtivas, mensagens, redes sociais, entre outros, acabam com a produtividade de qualquer um.

Falar em gestão de tempo, portanto, é falar em um ótima administração do tempo no trabalho. O que implica em foco, estabelecimento de prioridades e, inclusive, previsão de espaços para outras demandas.

Como se estabeleceu esse padrão de gestão de tempo?

Na década de 1920 Henry Ford, preocupado com gestão do tempo e aumento da produtividade, estabeleceu seus padrões de gerenciamento da produção. Por meio do controle do tempo, criou a linha de produção, para produzir em massa, em menos tempo e com baixo custo.

Claro que o trabalho em uma agência de marketing passa longe de produção em massa!

Estou relembrando a linha de produção de Ford para demonstrar que paradas técnicas, ajustes, calibração, inspeções, descanso, espera de material, atividades pessoais e set-up fazem parte do dia a dia das agências.

E por isso, são aspectos que precisam fazer parte da sua gestão de tempo.

Impactos da falta da gestão de tempo

Ao traçar um paralelo entre o que Ford implantou em sua fábrica com a rotina nas agências, é possível evidenciar alguns desses “eventos invisíveis” que consomem o nosso tempo. Para calcular o lead-time ou tempo de manufatura, são considerados aspectos que podem ser utilizados para lançar uma luz sobre a rotina das agências.

Tempo necessário para funcionamento do posto de trabalho ou set-up.

Quanto tempo um profissional de marketing demora para iniciar suas atividades quanto chega na agência? E quando ele é interrompido, para que retome o ponto em que parou o que estava fazendo, qual o tempo de set-up?

Tempo para as paradas técnicas em relação ao maquinário.

Neste caso, quanto tempo é utilizado para que sejam encontradas as ferramentas certas para a execução de determinadas atividades? Será melhor essa ou aquela ferramenta para gerir as redes sociais ou mandar tais e-mails ou divulgar determinada matéria?

Tempo para carregamento das máquinas.

Para “tomar pé” do assunto a ser tratado no projeto, quanto tempo é gasto com pesquisas, entrevistas e imersão naquele mercado? Qual a curva de aprendizado? E quantas vezes o cliente muda o briefing de sua demanda?

Tempo de estocagem no início da produção para formar lote ou aguardar produção.

Do surgimento de uma ideia até sua produção, quanto tempo editores e o próprio cliente levam para validação?

Tempo de movimentação de materiais do processamento à estocagem.

Quando uma ideia se materializa, pessoas são envolvidas em tarefas adjacentes, como designers que devem diagramar a proposta. Quanto tempo essa passagem de bastão costuma demorar?

Os profissionais de marketing obviamente não são máquinas!

Dessa forma, mesmo que pareça não haver relação nenhuma com marketing, aspectos da gestão de tempo que figura há muitas décadas podem trazer aprendizados para entendermos onde gastamos nosso tempo e como podemos ser mais produtivos.

Estamos traçando esse paralelo para que você olhe seus projetos e avalie se esses aspectos são considerados em seu planejamento.

Dicas para fazer gestão de tempo na sua agência

Para reduzir o tempo de set-up, longos períodos de espera por respostas e lacunas entre atividades que envolvem pessoas diferentes, trouxemos algumas dicas. Elas vão ajudar você a melhorar a gestão de tempo na sua agência e a equilibrar tempo de execução e qualidade de entrega dos seus projetos.

Lançar mão das melhores práticas em gestão de equipe nas agências de marketing

Gestão de equipe bem feita impacta diretamente na motivação. E por consequência, no engajamento do time em quaisquer outras ações que você venha a tomar.

Apresentar a matriz de Eisenhower na sua agência

A matriz de Eisenhower ajuda a priorizar tarefas em 4 quadrantes. Assim, garante que as mais importantes se sobressaiam frente as que aparecem de repente ou que são consideradas urgentes.

Utilizar técnicas de organização e gestão de tempo

Aqui o objetivo é trazer foco e até ajudar a trazer mais criatividade. Veja algumas delas:

ABC da organização

Ao chegar na agência, organize as tarefas que já são conhecidas, faça uma lista e classifique em:

• A – importante e urgente: devem ser feitas por você e entregues no dia;

• B – importante, mas não urgente: devem ser feitas por você nesta semana;

• C – não importante, mas urgente: tarefas para serem delegadas.

Técnica Pomodoro

Visa aumentar a agilidade mental intercalando períodos de alta concentração com pequenos intervalos de “descanso”:

• Ficar concentrado em uma tarefa durante 25 minutos;
• Dar uma pausa de 5 minutos para descansar;
• Depois de fazer 3 turnos de 25 minutos, fazer um descanso de 15 minutos;
• Comece de novo.

Buscar formas de facilitar a comunicação

Encontrar meios de facilitar a comunicação e trazer fluidez para o time é fundamental. Veja 2 sugestões de aplicativos que podem contribuir:

Trello: é um organizador de tarefas que utiliza Quadros (boards) para representar projetos e Listas (lists) que representam as etapas de um processo ou projeto. Nestas listas, Cartões (cards) são criados para representar os entregáveis.

Slack: um aplicativo de comunicação para que as equipes se comuniquem rapidamente. Apresenta opções com mensagens de texto e voz, envio de vídeos e documentos.

Usar a tecnologia para gestão de projetos

Algumas agências acham exagero. Porém, contar com soluções de gestão de projetos ajuda e muito na gestão de tempo das equipes. Eles dispõem de recursos para alocação de tarefas, apontamento de horas (timesheet), cálculo de custos e facilitam a troca entre os diferentes papéis envolvidos nos projetos das agências.

Usar a tecnologia para gestão da agência

A otimização de tempo depende do uso da tecnologia também para automatizar as tarefas da agência e assim permitir que os profissionais fiquem mais focados em seus projetos.

Pense na importância da gestão de tempo na sua agência e avalie as dicas que trouxemos. Veja quais delas podem ser utilizadas na sua empresa e seja mais produtivo! Se precisar de ajuda, clique aqui e adquira nosso software.