Tem um negócio e quer aumentar a lucratividade? A automatização para pequenas empresas é uma estratégia utilizada para melhorar a eficiência dos processos, poupar tempo e economizar recursos.

Por menor que seja a sua empresa, certamente você já faz isso na sua rotina: dos filtros no e-mail para agrupar remetentes ao sistema de controle de estoque, a automatização traz resultados práticos e impacta diretamente no dia a dia. Em poucas palavras, é tornar um processo mais eficiente usando tecnologia.

Neste artigo, você vai entender o potencial da automatização para pequenas empresas, vai conhecer os tipos de automatizações, descobrir seus benefícios e, finalmente, aprender um passo a passo para implementar a automatização na sua empresa. Vamos lá?

Automatização para pequenas empresas

Engana-se quem pensa que a automatização está restrita às grandes indústrias, que produzem milhares de produtos por dia e possuem centenas de processos automatizados por máquinas, esteiras, sensores e robôs para substituir o trabalho manual dos funcionários e aumentar a produtividade por meio da redução do tempo gasto nas tarefas.

Embora a automatização seja muito comum nas empresas com parques de produção, ela não é exclusividade de quem produz em grande escala. A automatização para pequenas empresas tem o mesmo potencial, com os mesmos ganhos de produtividade, mas em escala menor.

Mas o investimento em tecnologia ainda é ignorado por boa parte dos empresários, mesmo em setores de produção. Em pesquisa nacional inédita divulgada em maio de 2017, a Confederação Nacional da Indústria (CNI) fez uma sondagem sobre a adoção de tecnologias digitais relacionadas à era da manufatura avançada, a chamada indústria 4.0

O estudo mostrou que a indústria brasileira ainda está se familiarizando com a digitalização e com os impactos que ela pode ter sobre a competitividade, apesar da automação já fazer parte de sua agenda. Entre as 2.225 empresas de todos os portes consultadas, 42% não identificaram quais tecnologias digitais, em uma lista com 10 opções, têm o maior potencial para impulsionar a competitividade da indústria.

O desconhecimento se mostrou significativamente maior entre as pequenas empresas (57%). Isso mostra que a automatização para pequenas empresas ainda é sub-aproveitada – seja por ignorância ou negligência.

Tipos de automatizações para pequenas empresas

Os tipos de automatizações variam muito entre o porte e, principalmente, a área de atuação de cada empresa. Mesmo assim, vamos apresentar, a seguir, uma lista com possíveis automatizações, das mais simples às mais complexas, que podem ser aplicadas em pequenas empresas.

O objetivo principal desse processo, vale lembrar, não é a automatização por si só, mas o crescimento da produtividade e rentabilidade do seu negócio. Quando você e seus funcionários deixam de perder tempo com tarefas manuais, há espaço para ampliar setores estratégicos, como a prospecção de clientes, a elaboração de orçamentos ou a negociação com fornecedores.  

Feita essa explicação, vamos à lista. Foram utilizados dois critérios principais para montar a relação: a automatização precisa substituir uma atividade repetitiva e recorrente, com ganho de eficiência e confiabilidade. Esperamos que sirva de inspiração para você:

Automatização dos processos internos

Uma simples planilha com acesso compartilhado é uma automatização, porque elimina tarefas operacionais e agiliza o trabalho. É um processo que você faria de forma manual e foi automatizado pela tecnologia.

Filtros de e-mail, que agrupam os remetentes em uma mesma pasta ou lista, também podem ser considerados uma automatização, assim como encaminhamentos de ações a partir de determinadas mensagens e conexão entre o conteúdo do e-mail com outros softwares, como planilhas e sistemas de gestão.

Automatização do atendimento

O caixa eletrônico é uma automatização do atendimento, assim como o guichê eletrônico para pagar o estacionamento em um shopping e o parquímetro na rua. Se o cliente consegue executar os processos sem a presença de um funcionário da empresa, existe automatização.

Na internet, os chats nos sites e os chatbots em redes sociais possibilitam muitas automatizações, como o encaminhamento de dúvidas dos usuários, o desencadeamento de certas ações do sistema a partir de palavras-chave digitadas pelo cliente, a oferta de serviços, entre outros.

Automatização do sistema de vendas

O e-commerce exige diferentes automatizações. O usuário escolhe o produto, seleciona a cor, o tamanho e a quantidade, depois define o meio de pagamento e informa o endereço para entrega.

Na interface do cliente, tudo é prático, simples e intuitivo. Por trás dos panos, há uma série de processos que são acionados a partir de cada uma das ações citadas no parágrafo anterior. Entre elas, estão a busca no banco de dados, a gestão do estoque, a emissão de nota fiscal, o disparo de e-mails, o gateway de pagamento, o contato com o transportador e muito mais.

Automatização do controle de estoque

Planilhas manuais são pouco confiáveis, podem ser extraviadas e aceitam erros de preenchimento, pois não estão integradas a um sistema. Ao automatizar o controle de estoque utilizando um software online, você sabe, o tempo todo, quantas peças há de cada produto, quantas entraram e quantas saíram do estoque.

Além disso, essa gestão de estoque pode ser absolutamente integrada à frente de caixa. Assim, todas as ações necessárias são desencadeadas a partir da venda, incluindo emissão de nota fiscal, registro de saída do produto, controle financeiro e integração contábil.

Automatização da gestão financeira

Processos manuais como o controle do fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, além de controle de receitas e despesas, podem ser automatizados por um software de gestão, com ganhos de tempo e confiabilidade.

Com ele, é possível ter uma visão ampla de todos os setores da empresa, obter relatórios semanais, descobrir gargalos e identificar oportunidades. Assim, fica muito mais fácil integrar o financeiro com o seu contador, eliminar o retrabalho e concentrar sua atenção na estratégia do negócio.

Automatização da produção

Em muitos casos, máquinas, esteiras e robôs fazem o trabalho dos funcionários com mais eficiência e menos perdas, trazendo produtividade e rentabilidade à empresa. Na internet, essa produção é digital e conta, cada vez mais, com a automatização na criação de conteúdo, em redes sociais e em anúncios.

Benefícios da automatização

Ao longo do texto, você já deve ter percebido que citamos diversos benefícios da automatização para pequenas empresas. Mesmo assim, vale a pena reunir os principais para reforçar a importância e as vantagens de investir na automatização. Confira:

• Aumento da produtividade: utilizando tecnologia, você produz mais em menos tempo.
• Incremento da confiabilidade: a tecnologia, se bem controlada, está menos sujeita a erros do que as pessoas, principalmente em trabalhos manuais e de alta precisão.
• Diminuição dos custos: com menos desperdício, menos recursos humanos e mais produtividade, você diminui custos da sua empresa.
• Redução do tempo gasto nas tarefas: quando você automatiza os processos, eles tomam menos tempo da sua rotina.
• Foco em áreas estratégicas: com menos tempo dedicado a tarefas repetitivas, sobra tempo para focar em assuntos relacionados ao crescimento da empresa.
• Elevação da lucratividade: produzir mais, em menos tempo e com menos custos significa mais dinheiro no seu bolso no fim do mês e uma empresa mais competitiva no mercado.

Como automatizar a sua empresa

Para automatizar a sua empresa, o primeiro passo é analisar os processos repetitivos, manuais ou falhos, que poderiam ser beneficiados com o uso da tecnologia. Neste texto, já citamos vários exemplos para você se inspirar.

Como todas as empresas, não importa o porte ou o ramo de atuação, possuem fluxo de caixa e contas a pagar e a receber, uma boa ideia é começar a automatização pelo sistema de gestão.

Definido o processo que será automatizado, o próximo passo é investir em tecnologia, para implantar a automatização, e em treinamento dos funcionários. Sem orientação, um investimento alto pode ser desperdiçado.

Finalmente, cabe a você acompanhar o processo de automatização, medindo os resultados e fazendo comparações. Esse controle é essencial para manter a empresa atualizada e o processo de automatização dentro dos resultados esperados.

E aí, pensando em implementar a automatização em sua empresa?