Como ingressar seu escritório de advocacia na Transformação Digital em 30 dias

Advocacia na Transformação Digital

Vivemos atualmente uma fase de transição na advocacia, passando da Advocacia Artesanal antiga, manual e feita sem trabalho em equipe para uma Advocacia Digital pós moderna, fluida, feita em equipes de alto desempenho e com ferramentas digitais cada vez mais eficientes.

Porém essa fase de transição tem colocado a advocacia em “crise existencial”, pois as antigas práticas profissionais não tem mais lugar em uma sociedade muito mais informada e veloz que há 20 anos atrás.

Dessa forma muitos advogados estão ficando para trás por resistirem às melhorias da Transformação Digital, mantendo hábitos ineficientes e que tornam sua atividade cansativa e demorada e mesmo quando feita com qualidade, com o tempo tem dificuldade de evoluir pois não sobra tempo para a qualificação e prática cotidiana dos estudos. Ou acharem que ferramentas básicas são as únicas necessárias para seu trabalho.

Além deste atraso causar a progressiva deterioração da qualidade do serviço jurídico, tendo em vista que no início os profissionais conseguem manter 3 turnos de trabalho e estudo mas com o tempo acabam estressados, a falta de adoção de apoio digital termina por tornar a advocacia não rentável.

Assim, sem fazer a transição digital com o tempo o trabalho passa a ser pesado, estressante, menos qualificado quanto poderia e o pior, pouco rentável.

Ingressar ativamente na Transformação Digital é um processo muito mais confortável do que se imagina, se encontradas as ferramentas ideais, mas qual advogado tem tempo para pesquisar?

Assim, os escritórios vão postergando a sua transformação digital e deteriorando suas mais importantes peças: os próprios advogados.

Neste contexto paradoxal, a transformação digital nos escritórios ocorre basicamente em 3 etapas:

Passiva

Pode parecer brincadeira, mas muitos advogados antigos que usam o computador como se fosse uma máquina de escrever, e não é raro existir auxiliares que fazem todo trabalho eletrônico para possibilitar o desenvolvimento da atividade.

A adoção básica de buscadores de jurisprudência dos sites dos tribunais, de programas de cálculos é o máximo que se percebe. Somente quando é obrigado pelos Tribunais que instituem sistemas de processo eletrônico e proíbem a distribuição do processo na via física é que os estes perfis de patronos adotam as inovações.

Ativa

Invariavelmente em um determinado momento da sua vida pessoal o advogado é atingido por um despertar em sua mentalidade e percebe que há uma ou outra ferramenta que podem facilitar sua vida profissional, ou por estar atendo às novidades e a aplicação ao seu trabalho, ou por extrema necessidade.

Neste momento busca influenciar os demais membros do escritório e convence de adotar a ferramenta que lhe ajude, passando por uma fase de adaptação e depois de adoção integral com engajamento de toda equipe profissional, tornando a atividade muito mais ágil.

Nesta etapa as primeiras contratações de sistemas é a de monitoramento de publicações judiciais, gestão de processos e controle financeiro.

Ocorre que no Brasil há muitos sistemas eletrônicos de gestão de processos ruins, ou até mesmo péssimos, que causam uma experiência nos clientes desastrosa e traumática, tomando tempo excessivo dos profissionais e gerando ainda mais trabalho do que tinham antes, devido a dificuldade de alimentação de dados.

Como advogados tem muito pouco tempo para dispor, acabam deixando de lado a transformação digital por conta desta experiencia ruim.

Entretanto, saber escolher as ferramentas digitais é o primeiro passo para obter êxito nessa transição do escritório, e performar na qualificação da gestão de clientes, pessoal, financeira e de produção jurídica.

Otimizada

Após a etapa anterior, os escritórios que perseveram passam a uma etapa de adoção otimizada do processo de transformação digital, e descobrem inúmeras ferramentas importantes para a sua evolução, passando a descrever procedimentos e transferir para o eletrônico, adotando soluções para seu escritório.

Passa a ser mais que um processo ativo de adoção, mas um processo planejado, estruturado e pensado de acordo com as estratégias de crescimento do escritório.

Na atualidade ainda é um processo complexo, tendo em vista que apenas agora em 2017 que está surgindo uma Plataforma Digital mais completa para a advocacia, pois antes as ferramentas eram avulsas e desconexas, havendo um aplicativo ou site para cada tipo de solução.

Para entender melhor, a gestão dos processos em geral é realizada por um sistema, enquanto o monitoramento de publicações judiciais é feito por outros sistemas, e controle financeiro por outro, e contratação de correspondente por outro. Sistemas de gestão de marketing ou atendimento ao público como um CRM por exemplo não faziam parte do universo da advocacia.

Uma Plataforma Digital completa, conjuga todos estes serviços em apenas um aplicativo integrado, tornando toda inserção de dados mais simples e prática, e criando uma fluência no fluxo de trabalho jamais proporcionada pelos aplicativos da geração anterior. Quando a plataforma não oferece todos os serviços ela possui uma integração com os serviços afins, e permite realização de toda operação sem sair dela.

A Harvard Business School publicou em 2016 matéria sobre as características de profissionais e equipes de alta performance, que tinha uma produtividade de 3 a 4 vezes maior que os seus pares. Em geral apareceu características semelhantes, que são:

1. Alto nível de qualificação profissional

2. Disponibilização de material de suporte sempre a disposição

3. Propósito comum e compartilhado entre os membros

4. Plataforma Digital adequada para a realização do trabalho

Dessa forma, um projeto de desenvolvimento do escritório deve levar tudo isso em consideração, tendo que elevar progressivamente o nível de qualificação do pessoal que tem um ponto de ligação moral e ética, que é o propósito do escritório (antigamente se usava missão, visão e valores) mas também coisas práticas como o permanente fornecimento de material e a adoção da plataforma adequada.

Assim, a conclusão que se leva é no sentido de que a solidificação da equipe e a transformação digital da advocacia deve culminar em uma transferência do fluxo de trabalho e gestão de todas as áreas do escritório, desde o marketing, atendimento ao publico, fechamento de contratos e comercial, produção do serviço jurídico, pesquisa e execução de cobranças, gestão de financeiro e recursos humanos inclusive treinamento, e todas as áreas do escritório em uma Plataforma Digital completa para a Advocacia.

E respondendo o título da publicação, para realizar a transformação digital em 30 dias a direção do escritório deve traçar um plano e adotar com engajamento de toda equipe a plataforma escolhida, e cumprir um cronograma de cumprimento de migração à risca, com a colaboração de todos, do estagiário e office boy até o Sócio Proprietário que não gosta de mexer no celular.

 

CEO na AdvBox


Especialista em Estratégias de Marketing Jurídico Digital e Gestão Digital de Escritórios de Advocacia, construiu com sua equipe o primeiro escritório de advocacia totalmente online do Brasil. Atualmente é CEO da Koetz Advocacia e da Plataforma AdvBox.