Reunir pessoas na internet passou a ser o novo normal para o mundo todo. A comunicação teve de ser toda reinventada e adaptada ao distanciamento social. O aperto de mão foi substituído por cumprimentos em chats e o meio físico teve de migrar para a nuvem. 

Para fazer tudo isso funcionar, a alternativa encontrada foram as mídias digitais. Por meio delas, as empresas encontraram novos caminhos, aprenderam como criar um evento online e manter as atividades durante a pandemia. 

Saiba que realizar um evento online não difere tanto de um presencial: ele necessita de uma infraestrutura própria, canais de divulgação e meios para transformar os espectadores em futuros leads para a empresa. 

Se você planeja realizar algum evento virtual, mas não sabe por onde começar, continue e descubra como organizar um encontro de sucesso!

O que é e como criar um evento online?

Palestras, transmissões, webinars e lives são algumas opções de eventos que você pode organizar remotamente. A lógica desses encontros é reunir pessoas com interesses comuns para, por meio de apresentações, compartilhar conhecimento e experiências, ou entreter as demais. 

O grande diferencial desse modelo está ligado ao alcance que ele tem, superior em relação às opções presenciais. Isso porque muitos dos participantes podem não estar dispostos a despender os valores inerentes às atividades ao vivo.

Outro ponto importante é que o evento online pode gerar menor custo por lead para a corporação, considerando o aumento no número de participantes potenciais e a significativa redução nos custos indiretos. 

Além disso, com menos procedimentos para resolver, é possível ao organizador se dedicar integralmente à realização de um evento mais completo. 

Quais são os principais tipos de eventos virtuais?

O formato online permite expandir o alcance da sua marca e chegar a mais gente. Contudo, atrair audiência somente pelo número de pessoas não é uma estratégia inteligente. 

Para criar um evento online, é preciso ter em mente que cada evento é único. Por isso precisa ter uma plateia qualificada, alinhada à finalidade específica que o organizador tem com cada grupo em particular. 

Portanto, entender as opções que você tem e a que público seu trabalho se destina é fundamental para a obtenção de bons resultados.

Treinamentos

Nesse conjunto podemos também englobar as palestras, os webinars e qualquer reunião virtual que tenha como objetivo ensinar habilidades ou conhecimentos aos participantes. Normalmente esses momentos ocorrem ao vivo, com data e hora marcadas. Pois é uma alternativa que está cada vez mais sendo usadas por diretores de RH no mundo todo.

Uma das possibilidades de aplicação desse modelo é quando se tem algo importante a ser compartilhado com a comunidade. Outras possibilidades são quando se deseja que um palestrante fale para os colaboradores da empresa e se busca formação para a equipe com a ajuda de um especialista. 

Conferências

Esse tipo de reunião engloba as atividades tradicionais das lideranças de uma corporação, incluindo trabalho remoto, consultorias externas e mentorias. Frequentemente envolve poucas pessoas, mas pode chegar a grupos de até 100 indivíduos.

As conferências são mais indicadas para um conjunto menor de agentes, com o intuito de gerar um ambiente de tomada de decisões. Ela deve estimular o diálogo dos participantes, com uma comunicação bidirecional e em tempo real.

Lives e apresentações

Nesse segmento de evento online as lives musicais se destacam, arrastando verdadeiras multidões com milhões de pessoas acompanhando ao vivo. A indústria musical se adaptou rapidamente a esse formato e passou a utilizá-lo frequentemente. 

Além da divulgação do próprio artista, ainda há espaço para publicidade de produtos e serviços relacionados ao público-alvo. 

Quase toda comunidade artística está atendendo sua demanda por esse meio. Animadores de festa infantil, por exemplo, realizam apresentações online para entreter as crianças que, dado o isolamento social, ficaram impedidas de realizar festas.

Meetups virtuais 

Funcionam da mesma forma que uma conferência, com caráter mais informal. Os meetups virtuais têm características próximas a um bate-papo e atraem pessoas com ideias e objetivos comuns, em tempo real. 

O ambiente é privativo, então os participantes possuem toda liberdade necessária para expressar o que pensam sem medo de exposição.

O que levar em consideração para criar seu evento online?

Como leu até aqui, você já conhece quais são as alternativas de eventos virtuais. Agora, confira um passo a passo de como criar um evento online!

Você vai encontrar, a seguir, tudo de que precisa para criar o seu e produzir um conteúdo interessante para quem está do outro lado da tela. Veja:

Priorize a organização

O primeiro passo para criar um evento online bem-sucedido começa com organização e gestão de tempo. Checar equipamentos, configurações de câmera e microfone vai prevenir constrangimentos com falhas técnicas.

Também é importante construir um roteiro com todas as falas dos participantes, para coordenar o fluxo de apresentações de modo harmonioso. Com isso você consegue uma transição suave entre os envolvidos e entrega um conteúdo mais claro aos telespectadores. 

Prepare o ambiente

Um ambiente adequado e com boa iluminação faz toda a diferença em uma apresentação. Isso não quer dizer que é necessário construir um cenário, mas o aspecto visual é muito relevante para tornar a experiência dos usuários agradável. 

O ponto determinante de qualquer evento, sem dúvidas, é o seu conteúdo, mas um lugar limpo e bem iluminado valoriza a produção e agrega valor à ideia entregue. Os detalhes diferenciam um trabalho amador de um profissional. Esteja atento à composição visual que está sendo apresentada. 

Observe e pratique

O ensaio faz parte do show. Você deve investir um bom tempo praticando o que será dito ou feito para os espectadores. Mais do que isso, é importante olhar o que a concorrência faz e buscar, nela, inspiração. 

Escolha os melhores em seu segmento e acompanhe os eventos deles. Obviamente os grandes líderes já contam com estrutura e equipe completas, o que pode não ser o seu caso. Logo, avaliar os pontos positivos destas pessoas e as adaptar para a sua realidade vai gerar melhorias gradativas a seu desempenho. 

Estude a audiência

Com quem você irá conversar? Sua forma de se expressar é adequada? Para realizar qualquer reunião bem sucedida, é indispensável entender para quem você está falando. 

Pensar qual a melhor forma de abordar essa pessoa e quais canais de comunicação ela utiliza, por exemplo, vai nortear as suas estratégias de comunicação e deve ser planejado com antecedência. 

É importante também descobrir o que seus telespectadores desejam com seu evento e de que modo é possível suprir esse interesse com excelência. 

Isso só é possível por meio de estudo de informações específicas da sua audiência. Faixa etária, renda e profissão, entre outros dados, dão forma ao seu público-alvo. 

Ofereça um conteúdo estimulante

Já imaginou passar horas na frente do computador assistindo a um evento cansativo e sem energia? O sono vai prevalecer e você não vai conseguir aproveitar nada do conteúdo. 

Mesmo com um material rico, se a apresentação não for estimulante e a comunicação ocorrer em baixa rotação, o espectador perde o entusiasmo e a experiência fica prejudicada. 

Por isso a construção de um texto estimulante, expresso em alta rotação e que aborde os pontos-chave de determinado assunto são aspectos fundamentais para envolver e atrair a audiência. 

Deste modo, seguindo todos os passos descritos, é possível saber como criar um evento online de sucesso para qualquer tipo público. 

Além disso, mesmo quando o fim do isolamento chegar, a sua demanda continuará crescendo por intermédio da escalabilidade em torno desse modelo. Afinal, seu custo em realizar uma reunião para 20 ou 20.000 participantes é o mesmo. 

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