Quando falamos de controle de dados e comunicação entre setores de uma empresa, sempre bate aquele frio na barriga em saber que podemos ter esquecido alguma informação pelo meio do caminho. E não é por menos, aliás, esses são pontos que podem causar problemas sérios, inclusive arruinar a gestão de sua empresa. 

Ao se ter um grande número de áreas que precisam conversar entre si, o risco de perder informações, sejam prazos, documentos, vigências de contratos é enorme. Pense comigo: quais as chances do seu setor financeiro passar batido por aquele e-mail informando que o cliente novo precisa ser faturado? Como garantir que todas as pessoas indispensáveis para o bom andamento dos seus processos estejam alinhadas? 

A gestão de contratos no financeiro

Entrando ainda mais na realidade do setor financeiro, a gestão dos contratos é uma das demandas que mais podem concentrar contratempos, até porque – via de regra – eles concentram todas as (ou a maioria das) informações a respeito do serviço que deverá ser prestado e é o que vai pautar o trabalho das demais equipes da empresa. 

Realizar a gestão adequada desses contratos – e por gestão entenda todo o processo de verificação, controle e comunicação entre os setores envolvidos – é essencial para não correr o risco de perder dinheiro à toa.

Os passos no digital

A maioria dos setores financeiros já utilizam algum mecanismo de controle digital, sejam planilhas do Excel, documentos no Word, arquivos PDF ou alguma outra alternativa mais ou menos eficaz. Isso aqui consideramos como primeira etapa, o que chamamos de digitalização do processo.

A digitalização de um processo é basicamente quando você transfere algo que era feito de maneira manual, repetindo os mesmos passos só que em um ambiente digital. Aqui não necessariamente há uma evolução daquele processo, apenas uma replicação em outro ambiente. Portanto, otimizar essa dinâmica é o objetivo do próximo passo quando falamos em gestão eficiente de contratos digitais.

Além do Excel

Planilhas compartilhadas com diversos setores e atualizadas uma vez ao dia pode ser útil até certo momento, porém a falta de recursos como notificações, a inconsistência nos dados ou mesmo a dificuldade para localizar determinada informação são situações simples de serem superadas com um software de gestão de contratos.

O principal argumento dos softwares de gestão de contratos é justamente evitar que com a rapidez que as coisas acontecem hoje em dia, o controle de dados financeiros sejam feitos  em planilhas desatualizadas. Nesse aspecto, uma plataforma de gestão do ciclo de vida de contratos apresenta todos esses dados em tempo real.

Mas, e como fica a segurança dos meus dados

Essa é uma preocupação intrínseca ao trabalho do setor financeiro. Justamente porque informações sigilosas precisam estar seguras!

A propósito, quais são as medidas de segurança utilizadas hoje em sua empresa? Como assegurar o sigilo de informações financeiras, tais como pagamentos e recebimentos? Às vezes, temos a falsa ilusão que o simples fato desses arquivos estarem nas planilhas internas da empresa, eles estão 100% seguros ou isentos de serem visualizados por estranhos.

Uma plataforma que possibilite limitar a visualização de tais dados através de grupos e permissões, garantindo a segurança e confidencialidade do documento é um caminho recomendado a se seguir quando falamos de controle financeiro de uma empresa.

O terceiro passo: a otimização dos processos

Talvez um dos motivos mais decisivos para se investir em uma plataforma de gestão de contratos seja justamente a agilidade que é agregada ao processo. Lembra que falamos que apenas a digitalização de um processo não garante necessariamente a otimização do mesmo.

Por isso, a busca por um software de gestão deve levar em consideração o ganho de agilidade, podendo obviamente economizar tempo e dinheiro, em alguns casos.

Como base, opte por plataformas que permitam o controle valores de entrada e saída, prazos de encerramento, renovações e que ainda te ofereça a assinatura digital/eletrônica no processo de fechamento de contratos.

Lembre-se que trabalhar manualmente com processos contratuais pode gerar informações desalinhadas, lentidão e baixa produtividade dos departamentos. Investir em tecnologia e ferramentas que melhoram esse processo é um bom caminho para que a sua organização tenha credibilidade e alcance o sucesso!