Se você quer agilizar os processos em sua empresa, automatize algumas tarefas com auxílio de APIs, protocolos da internet que fazem duas ferramentas baseadas na nuvem “conversarem” entre si e trocarem dados.

O Trello, por exemplo, conta com uma série de integrações desse tipo com outros aplicativos que a maioria das pessoas usa no dia a dia, são os chamados Power-Ups.

Veja, a seguir, 8 exemplos de automatizações e outras funcionalidades digitais que você pode usar em sua rotina diária de trabalho para ganhar tempo, assertividade, precisão na troca de informações e, é claro, produtividade.

8 tarefas que você faz todo dia e não precisava

Empregar a tecnologia para agregar mais valor ao seu negócio é um dos objetivos da transformação digital. Fazer as coisas mais rápido, dar mais velocidade e transparência ao fluxo de informações e promover a colaboração e o trabalho em equipe são alguns dos benefícios que a automatização de tarefas pode trazer para sua empresa.

Confira algumas sugestões de como fazer isso:

01. Passar uma venda para o time de projetos ou jurídico

Uma das ferramentas de CRM mais conhecidas do mercado para a gestão de pipeline de vendas, o Pipedrive, conta com um excelente Power-up que vai tornar diversas de suas tarefas nesse software automáticas.

Toda vez que um negócio for fechado, é criado um cartão no quadro do Trello correspondente, com todos os detalhes do contato já preenchidos, para que a equipe tome as providências necessária para atender ao pedido do cliente.

Você pode fazer o mesmo para alertar o departamento jurídico para iniciar a preparação dos contratos.

02. Bots e assistentes pessoais para responder aquelas “perguntas de sempre”

Qual a senha do wifi, mesmo? Que horas fecha o estacionamento? Quais feriados vamos emendar este ano?    

O Slackbot é um robô que funciona no Slack e, entre diversas outras funcionalidades que ajudam seu time a trabalhar em equipe, ele evita que você tenha que perder tempo dando respostas a perguntas como essas. Basta programá-lo para responder automaticamente.

Além de você ganhar tempo, é uma excelente maneira de melhorar a comunicação na empresa.

03. Integrar diversas ferramentas e não perder o contexto do que está fazendo

Trello e Slack, por exemplo, são duas ferramentas muito usadas em diversas empresas e, muitas vezes, depois de trocar informações no Slack, você se vê obrigado a repetir tudo em um cartão do Trello, para notificar um time.

Com o Power-up do Trello para Slack você pode fazer tudo isso de forma automática, usando alguns comandos e botões para criar, atualizar, incluir pessoas e muito mais, tudo isso sem sair do Slack e sem a necessidade de ficar pulando de um aplicativo para outro.

04. Ficar conferindo o horário programado para suas tarefas

Pessoas organizadas definem as tarefas de seu dia, além de compromissos como reuniões e calls, em horários certos, para que tudo “caiba” em sua jornada diária.

Mas ficar de olho no relógio o tempo todo para ver se sua programação está dentro do horário é, literalmente, uma perda de tempo. Evite isso usando o FocusList, um aplicativo que permite que você ajuste temporizadores para cada uma de suas tarefas e seja notificado automaticamente sobre o seu andamento.

05. Evitar refazer tarefas semanais repetitivas

Tem coisas que fazemos repetidas vezes toda semana, como um relatório na sexta-feira ou uma reunião, todo início da semana.

Imagine que você gerencie isso criando um cartão do Trello toda segunda-feira para que a equipe preencha seus planos da semana e dê sugestões de pauta para a reunião.

Em vez de fazer isso manualmente, você pode usar o Power-up do Trello Card Repeater e determinar exatamente a frequência em que este tipo de cartão será criado automaticamente.

06. Descobrir as reuniões que estão agendadas para aquele dia

Nada de ficar olhando em suas agendas eletrônicas ou de papel, se você usa o Slack em sua empresa, o Cisco Spark é um plug-in que todas as manhãs te manda uma mensagem pelo Slack com um resumo das reuniões do dia, usando os dados do seu calendário eletrônico.

07. Ficar abrindo diferentes caixas de e-mail

O Newton é um aplicativo que reúne todas as suas contas de e-mail em uma única interface e, além disso, te dá informações de por quem, quando e onde seus e-mails foram lidos.

08. Fazer anotações rapidamente em telas capturadas da internet

Muitas pessoas usam o Evernote para isso e ele é muito bom nessa tarefa, permitindo que você capture imagens, faça anotações sobre elas e compartilhe com a equipe.

Mas quem usa o Trello, pode fazer isso de outra forma: É só instalar a extensão do Gmail para o Trello chamada de Capture For Trello e você faz isso automaticamente, sem ter que ficar abrindo e fechando os aplicativos ou ajustando o tamanho das imagens.

Estas foram apenas 8 automatizações que você pode usar em sua empresa para conseguir mais produtividade e, além disso, mais tempo para se dedicar a outras atividades.

Além dos Power-ups do Trello, sites como Pluga e Zapier contam com diversas automatizações para você usar em seu dia a dia. Visite os sites e descubra quais delas podem ser úteis em seu dia a dia!